答辩秘书职责范文
一）、前期准备
首先，答辩前，请学生到研究生办公室找周宇珍老师，提交好中期考核的材料。完成好中期考核材料后到研办找伍娟老师，提出申请论文资格送审，并提交以下材料。
1、博士论文送审资格审查表一式两份。（导师需签好字）
2、成绩单（原件）一式一份。
3、在学期间发表学术论文及科研成果情况表，一式二份。（科研量化表只需填写申请人作为第一作者（或导师是第一作者，申请人为第二作者），西大为第一单位的论文，填写其它的对申请答辩没有作用则不需填写。）
4、科研成果证明材料，发表论文的复印件（与科研成果情况表列的顺序一致，均需导师签字，再交答辩秘书核实并签字）一式二份。附：发表论文的期刊封面、目录及作者署名页，项目获奖及专利证明等复印件（要检查所写期刊是否属实，且复印件须有答辩秘书签名、"与原件相符"字样；录用论文要求录用函复印件一张，上面要有导师签字，答辩秘书签名，签字中必须包含"是否第一单位署名广西大学、答辩学生的排名等情况"，且附上论文的署名页，署名页同样要导师、答辩秘书签名），最后材料由答辩秘书统一拿到研办审核）审核完成找学院王立升院长签字。
5、审核完的材料由本人交到学校研究生处学位科何老师处审核。论文送审统一由研究生处安排。待外审意见有三份同意答辩，则可以申请论文答辩。答辩程序见《广西大学化学化工学院关于答辩基本程序的规定（试行）》。
其次，答辩会议前准备材料：
1、论文答辩委员会组成审核表，研究生办公室审核通过后交到研究生处学位科审核，审核通过后方可答辩。
2、硕士论文答辩委员会表决票（全日制）（盖有学院公章）一式五份（由答辩秘书到行政办公室盖章），以备用。
3、答辩秘书督促学生送论文到各位答辩委员，并组织学生打印好答辩海报，于答辩前公示于学院大门口。
答辩秘书是什么
1、答辩委员会设秘书1名，由答辩申请人导师指定，答辩委员会秘书应由责任心强、办事认真的在学研究生担任。
2、在申请人向研究生部递交学位申请书后，答辩秘书需就位。参加答辩工作全过程。
3、答辩秘书负责论文送审（申请人的导师不能作为评阅人，送审材料包含：学位论文、盖公章的论文评阅书）
4、学位论文评阅书收齐后，由答辩秘书汇总形成答辩委员会决议初稿，待答辩委员会修改通过后，正式抄到答辩委员会决议书上，由答辩委员会主席签字生效。
5、确定答辩日期后，答辩秘书负责会议的安排（包括定会议室、投影仪、茶具、评审费等）。
6、答辩秘书负责提前3天将答辩日期、地点告诉研究生部，并同时将论文评阅书、填好的.答辩委员会成员审核表（一式两份）、答辩委员会表决票（一式多份）、答辩会海报（下载）提交到研究生部审查盖章，同时请准备好以下材料：
a、论文答辩情况书（一式两份）
b、决议意见初稿（一式多份，供答辩会上委员讨论修改，修改定稿由答辩主席签字）
7、答辩当日，答辩秘书及答辩人携带答辩所需要的论文、材料至少提前半小时到答辩会场，协助布置会场，并按答辩程序参加答辩会。
8、对答辩过程中答辩委员会的提问、答辩人的回答及答辩委员会决议等情况做客观、详细的记录，并整理到答辩会议记录上并签字。
9、答辩秘书没有表决权。
10、答辩秘书及答辩人整理完所有材料后送交研究生部。
答辩秘书工作要求
一、服从学院领导和学位点长的安排，态度端正负责。
二、保持联系和沟通，协助做好做好答辩的具体工作。
三、熟悉答辩环节和生档案材料具体规定。
四、遵守答辩工作纪律，严格保密。
五、做好答辩前准备
1、掌握答辩情况（时间、地点和人数）；
2、负责召集答辩人开会；
3、分发开题报告、答辩论文等；
4、负责借款、费用报销，劳务费零钱；
5、落实答辩程序；
6、写好答辩辞，补填论文评阅书信息，填写表决票；
7、通知答辩专家；
8、领取答辩材料、钥匙；
9、制作和张贴答辩海报、横幅标语，布置答辩现场；
10、分发学位论文。
六、答辩过程中，安排答辩顺序，做好记录，协助完成表决、论文签字等工作。
七、答辩后，做好以下工作（答辩后三天内）：
1、整理答辩会议记录和决议书；
2、按照清单接受和审核答辩人各类归档材料（学位档案、学院档案、个人电子档案等三套）；
3、整理档案材料：
①补填评阅书和学位审批简况表；
②编写学位档案卷内材料页码；
③汇总《申请硕士学位简况表》（Excel电子稿）；
④督促答辩人按要求归档；
⑤提交各类材料（答辩后两天内）；
⑥归还其他材料和物品；
⑦配合学院召开学位评定分委会。
注：注意高硕、教硕和同等学力的区别。
八、服从完成学院领导和学位点长安排的其他工作。
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