如何加强企业内部沟通

时间:2023-02-27 20:53:42 职场资讯 我要投稿
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如何加强企业内部沟通

  良好的企业绩效来源于组织内部的有效沟通,沟通对于科学决策和贯彻力度、增强组织的凝聚力、增强竞争能力、提高公司的绩效有举足轻重的作用。下面小编整理了提高企业内部沟通的方法,供你阅读参考。

  提高企业内部沟通的方法一、有效整合部门目标

  有部门就必然存在部门利益、小团体利益,这是不争的事实。尽管大家理论上都知道要摒弃小团体利益,要从公司整体来考虑问题;但一旦公司利益侵犯到部门利益时,这个部门一般都会自觉不自觉地维护部门利益,而不是简单地首先牺牲小团体利益。这是人的自利本性造成的;即使部门经理不想这么做,但迫于部门基层员工的压力也不得不这么做。这个问题的根子在于两者利益的不一致性,或者说是两者的目标是不一致的。

  为此,我们应该整合那种各自为政的部门目标,使部门的各个目标与组织的总目标同心。如很多大企业给部门设定预算目标时,都采取企业内部的计算依据;这样便于考核,但显然这种内部的计算依据是不面向市场的,也就是说部门的预算目标不是面向市场,而企业是面向市场的,它们的方向就明显地不一致。这种企业设置的指挥棒方向性不一致,直接导致部门和企业的想法不一致,“志不同,不与谋”,故而沟通难以为继。

  提高企业内部沟通的方法二、换位思考

  在沟通过程中,双方的互相理解和换位思考非常重要。对于一个部门经理来说,换位思考也即应该多了解其他部门的业务运作情况,多从其他部门的角度考虑问题,要理解其他部门的难处。这样才能沟通无极限。当其它部门不配合你的工作时,你应该检讨自己,站在对方的角度去看问题,而不能一味地埋怨、抱怨。

  那么,企业能为员工的换位思考做些什么?首先是可以制定一些制度,为员工创造一些条件跨部门沟通,也可以成立跨部门的项目小组进行工作。不过,最常做的也是最有效的一招就是实行岗位轮换或者是互相兼职!80/20规律告诉我们,公司内部80%的信息交流与沟通发生在20%的人员之间,各部门的主管和秘书就是公司内部沟通的“关键少数”。所以,应该鼓励岗位轮换,请业务背景的人员担当支持部门的主管,请业务链的上下工序主管互换。这既可以让员工学习到多种知识,很好地规划他们的职业生涯,也可以让各部门的员工站在更高的一个职位角度思考问题,使团队协作精神得以发挥。

  提高企业内部沟通的方法三、注重非正式沟通

  企业内部沟通中有正式沟通和非正式沟通。正式沟通很普遍,在跨部门沟通时经常被运用,如会议沟通。但我们需注意,部门间需要沟通的较为敏感问题,最好能在会议前私下解决,迫不得已需要在会议上讨论的,也应该先通气。此外在会上的沟通讨论,要尽量以解决问题为主,而不能相互指责、相互挖墙脚。

  部门经理们应该常“串门”,要多与沟通对象面谈。现在很多企业的部门都是块块管理,各自为块,部门经理们很少“互访”,用得最多的沟通就是电话沟通。对于面谈,很多人会说“我正事都忙不过来,哪有空去串门闲聊?”孰不知,面对面的沟通借助丰富的表情,表达更加准确,可以大幅减少信息失真,还可以增进部门间的感情和理解。

  要避免告状式沟通。发现了相关部门的问题,最好与这个问题的相关部门责任人协调解决,而不能简单直接地把问题端给部门经理,更不能直接端给部门经理的上司。否则,这样做,对于这个责任人而言,就是“告状”;即使这个问题由上司出面干涉解决了,但以后的沟通协调可能更麻烦。

  提高企业内部沟通的方法四、坚持跟进

  跨部门沟通的一个重要原则就是永远不要嫌麻烦。不要以为开完会、发个文件、写个报告就没事了,事后应该随时保持联系,主动了解其它部门的工作进度,掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了,而是要主动而持续地沟通,预防问题的发生。

  很多人常常抱怨:“事情怎么会这样,为什么不早说?”很多人都有过这样的经验,对方事前都没有主动联系,任由问题扩大,等到无法解决了,才紧急跑来求救。这样导致的气愤也是情有可原,但是如果别人不告诉你,为何你不主动去问对方?

  不过,除了要跟进其它部门的执行之外,还需关照自己的部门状况。首先要确保与属下之间的信息是完全流通的。要避免这样的事情发生,如有时部门主管之间约定的事情,属下却完全不知情,还在为这事徒伤脑筋;有时则是属下之间彼此协调好的事情,却没有事先告知主管就去做了,主管事后知道却大感不妥,推翻之前的决定,一切又得重新来过。其次,要跟进属下在与其它部门沟通时是否遇到了某些困难,你可以主动询问员工,是否需要你出面联系,以便尽早发现问题、尽早解决问题。

  提高企业内部沟通的方法五、倡导沟通文化

  跨部门沟通还有一个最为明显的障碍是企业缺乏一种氛围。很多企业的企业文化没有鼓励沟通的内容。因此,企业的老板如果想打造一个优秀的团队,各部门之间不会因为沟通不畅而内耗的话,就应努力在企业中营造一个良好的沟通氛围。

  比如很多员工在企业内部不愿意去沟通,这有可能是他曾经因为主动沟通而遭受过打击。因此,企业的负责人应该为员工营造一个交流的平台,能包容各种不同意见,不要随意打击下属的积极性。有些企业采取“头脑风暴法”,把问题拿出来,每个人都可以说,什么意见都能讲,慢慢地再把它总结出来。方法很多,关键一点还是能包容不同的意见,企业要慢慢营造这种气氛。

  企业应该鼓励部门的员工与相关部门的员工建立朋友关系,采用“人盯人”的战术,告别以前那种只是“半熟脸”、没事不说话的现象;在有可能的情况下,请需要配合的部门主管来参加本部门的业务会,一方面可以让他了解本部门的意图和需要获得的配合,而且还可以听取他的建议,以便在实施过程可以更顺利地配合;而且其它部门主管可能也会吸取这个经验而请你“回访”。同时,不要总指望由企业出面组织部门之间的沟通和联谊,因为那恐怕一年也没有两次。跨部门沟通不应拘泥于某种模式,沟通的方式多种多样,沟通的目的是为了增进交流和默契的合作,达到整个事业的提升。

  沟通的有效性与企业文化直接相关,其关键在于企业如何去引导和执行。

  提高企业内部沟通的方法六、调整组织机构

  如果部门间需要频繁的沟通,则有必要考虑调整组织机构,使跨部门沟通变成部门内部沟通,这有助于改善沟通。如果信息传递链过长,会减慢流通速度并造成信息失真,则有必要减少组织机构重叠,拓宽信息渠道。

  总之,有沟通才能把握全局、了解真伪,拓宽领导者视野;有沟通才能凝成合力、构成坚强团队;也只有更好地沟通,才能使人心畅通、企业兴旺!

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