原材料采购跟单的含义和基本要求

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原材料采购跟单的含义和基本要求

　　一、采购的含义(考点)

　　采购通常主要指组织或企业的一种有选择的购买行为，其购买的对象主要是生产资料。

　　具体包含以下一些基本含义：

　　1、所有采购都是从资源市场获取资源的过程

　　2、采购既是一个商流过程，也是一个物流过程

　　3、采购是一种经济活动

　　二、原材料采购中经常出现的问题(考点)

　　原材料到底能不能按时供应，跟单员有大量艰苦细致的工作要做。在原材料等采购跟单工作中，跟单员要事先预计到可能发生的问题，其关键环节主要在原材料供应商、采购方企业等控制方面。原材料供应商可能由于管理、生产、技术等多方原因而出现未能按期提供原材料。采购方企业也有可能由于供应商选择不当或自己工作不到位等原因使供应商未能及时提供原材料。

　　(一)原材料供应商方面的原因

　　1、管理能力方面：生产交货时间计算错误;生产、采购进程管理不健全;质量管理不到位;对再转包管理不严;交货期责任意识不强

　　2、生产能力方面：超过产能接单;临时急单插入;小批量订单需合起来生产;需调度的材料、零配件采购延迟，生产量掌握不正确;不合格品产生较多

　　3、技术能力方面：超过技术工艺标准接单;对新下单产品不熟悉;机器设备故障率高

　　4、其他方面：员工工资低造成工作不努力;春节期间员工流动性大，节后招工不足;企业经营业绩不佳，经营者考虑调整经营方向等。

　　(二)采购方企业方面的原因

　　1、对原材料供应商了解甚少。采购方对原材料供应商的生产能力或技术能力调查不深入，出现原材料供应商选定失误;

　　2、技术要求不明确。

　　3、沟通不够。

　　4、资金问题。

　　5、信用危机

　　6、跟单经验。

　　原材料采购跟单要求

　　原材料采购跟单的基本要求是：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。

　　一、适当的交货时间

　　适当的交货时间是跟单员进行原材料采购跟单的中心任务。原材料交货时间过早或过晚都不利于采购企业的经营运作，跟单员的任务就是使所采购的原材料在规定的时间获得有效的供应。

　　二、适当的交货质量

　　适当的交货质量，是指供应商所交的原材料可以满足企业使用要求。过低的质量要求是不容许的，但过高的质量会导致成本提高，削弱产品的竞争力，这同样不可取。原材料质量达不到企业使用要求的后果是严重的：(考点)

　　1.会导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理，增加大量的管理费用;

　　2.会导致企业在重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加;

　　3.会导致生产线返工增多，降低生产效率;

　　4.会导致生产计划推迟，有可能引起不能按承诺的时间向客户交货，会降低客户对企业的信任度;

　　5.会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重的会丢失客户。

　　三、适当的交货地点

　　为了减少企业的运输与装卸费用，跟单员在进行原材料跟单时应要求供应商在适当的地点交货，因此跟单员应重点选择那些离企业近、交通方便的供应商。只要离企业最近、方便企业装卸运输的地点都是适当的交货地点。因交货地点不当，会增加原材料的运输、装卸和保管成本。

　　四、适当的交货数量

　　适当的交货数量是指每次交来的原材料企业刚好够用，不产生更多的库存。

　　五、适当的交货价格

　　一个合适的价格，要经过以下几个环节的努力才能获得：(1)多渠道获得商品报价。(2)比价。(3)议价。(4)定价。

　　跟单员一般对每个产品的采购，需保留三个以上供应商的报价，有时这些供应商的价格可能相同，也可能不同。但让这些供应商知道你有多个供应商可选择，他只是一个竞争者，他们会努力改善合作关系，这样企业才可能获得最好的报价和服务。原材料采购跟单的流程为：制作采购单、内部报批、采购单跟踪、原材料检验与原材料进仓。

　　扩展阅读：采购流程

　　（一）制作《采购原材料辅料申请单》

　　跟单员在制作采购单时应注意以下要点：

　　1.审查《采购原材料辅料申请单》。

　　跟单员在审查《采购原材料辅料申请单》时应着重以下内容：

　　（1）适当的采购人。采购所需的内容，只有需用部门、业务员最为清楚，由部门、业务员提出采购。

　　（2）以书面方式提出原材料的采购。

　　（3）确定原材料要求的内容。包括原材料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后服务的速度、次数、地点等。

　　（4）以型号规格表明采购的标准。

　　2.熟悉采购的原材料。

　　3.价格确认。跟单员应对采购原材料的最终价格负责，跟单员有权利向其他供应商了解并寻找最佳供应商，以维护企业最大利益。

　　4.确认质量标准。

　　5.确认原材料采购量。

　　对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核，如发现错误，跟单员应及时提出并进行弥补工作。

　　6.制定采购单。采购单主要内容有：原材料名称、确认的价格及付款条件、确认的质量标准、确认的采购量、确认的交货地点等，另附有必要的图纸、技术规范、标准等。另外在采购单的背面，多会有附加条款的规定，亦构成采购单的一部分，其主要内容包括：

　　（1）交货方式。

　　（2）验收方式。

　　（3）处罚条款。

　　（4）履约保证。

　　（5）品质保证（保修或保修期限，无偿或有偿换修等规定）。

　　（6）仲裁或诉讼。

　　（7）其他。

　　7.发出采购单。

　　（二）采购单跟踪

　　采购单跟踪是跟单员花费精力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行采购单跟踪。但对一些重要或紧急的原材料的采购单，跟单员则应全力跟踪。

　　1.跟踪原材料供应商的生产加工工艺。

　　2.跟踪原材料。跟单员必须提醒供应商及时准备原材料，不能存在马虎心理，特别是对一些信誉较差的供应商要提高警惕。

　　3.跟踪加工过程。不同原材料的生产加工过程是有区别的，为了保证货期、质量，跟单员需要对加工过程进行监控。

　　4.跟踪组装总测，跟单员有时需向产品零部件生产厂家采购成批零部件，有的零部件需要组装，因此必须进行组装检测。

　　5.跟踪包装人库，对重要的原材料、零部件跟单员应去供应商的仓库查看。

　　（三）原材料（零部件）检验

　　1.确定检验日期

　　跟单员应与供应商商定检验日期及地点，以保证较高的检验效率。

　　2.通知检验人员

　　跟单员应主动联系质量检验专业人员一同前往检验地点进行原材料、零部件的检验。安排检验要注意原材料、零部件的轻重缓急，对紧急原材料、零部件要优先检验。

　　3.进行原材料检验

　　对一般原材料，采用正常的检验程序；对重要原材料，或供应商在此原材料供应上存在质量不稳定问题的，则要严加检验；对不重要的原材料，或者供应商在此原材料供应上质量稳定性一直保持较好的，则可放宽检验。原材料检验的结果分为两种情况：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷种类有：致命缺陷、严重缺陷、轻微缺陷。检验的结果应以数据检测以及相关记录描述为准。

　　4.处理质量检验问题，针对原材料缺陷程度的不同，跟单员可以采取相应的措施，如要求供应商换货，以及包括扣款、质量整改、降级使用、取消供应商资格等。

　　（四）原材料（零部件）进仓

　　1.协调送货

　　送货时间需要跟单员与供应商沟通协调确定，如果供应商在没有得到采购方许可的情况下送货跟单员在没有和供应商协调确定的情况下，都会引起混乱。

　　2.协调接收

　　在供应商送货前，跟单员一定要协调好仓库部门的接收工作，否则会出现供应商送货人员及运输车辆需要等待较长时间的情况，甚至会出现原材料被拉回供应商所在地的情况。

　　3.通知进货

　　跟单员在经过以上两项工作后，即可通知供应商送货，供应商在得到送货通知后，应立即组织专职人员进行处理，将原材料送至指定仓库。

　　4.原材料（零部件）人库

　　原材料的库房接收过程有：

　　（1）检查即将送达的货物清单信息是否完整（包括原材料的采购单、型号、数量等）；

　　（2）接收原材料，对应采购单进行核查；