如何认识和去运用函

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如何认识和去运用函

　　函是适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主部门请求批准等的公文。具有轻捷简便，灵活自由的特点，属于商洽性和知照性的公文。办公室秘书要在实际工作当中熟练运用函这种实用性文体，首先必须对函的种类有深入的认识和理解。当前对函的分类，可以有不同的角度。从现有的一些有关写作教材和书籍来看，对函的分类，还存在着不大科学和概念不大明确的现象。如1985年4月档案出版社出版的《机关应用文》（闵庚尧编著）中说：“函又有公函和便函之分，公函用来商洽，询问和答复一般工作事项；便函是用来商洽，询问，介绍，联系和答复某些事务性的事项。公函属于正式公文；便函不属于正式公文。”又如获至1992年12月华夏出版社出版的《公文写作实用技巧》中说：“函有公函，便函，来函，复函之分。各有不同的含义。......来函，是指主动提出问题或公务事项的函件。复函，是指回答来函所提出的问题或公务事项的函件。”这里对函的划分，显然是将公函与便函，来函与复函作为两组相对的概念。但这样的划分却是概念不明确，分类的标准不统一的，因而分类也是不科学的。先说公函与便函的划分。前述公函处理的是“一般工作事项”，因而“属于正式公文”；便函处理的是“某些事务性事项”，因而就“不属于正式公文。这种划分的方法，起码会引起读者的误解。似乎“一般工作事项”才是“公务”事项，“某些事务性事项”不是“公务”事项，但实际上这两类事务都是公务，而不属于“私务”。从逻辑上和事实上来说，便函既然同属于处理“公务”事项，也就同属于“公函”，没有充分理由说便函处理的是“某些事项性事务”，不是“公务”事项而

　　断定它不属于正式公文。因此，把国家行政机关公文的函划分成“公函”和“便函”的相对概念，不但会造成误解，使读者以为“便函”不属于正式公文，而且也是概念不明确的，给秘书的实际工作带来诸多的不便。因此，国务院办公厅于1981年2月发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》以及于1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》都取消了公函与便函的分类和名称。

　　再说“来函”与“复函”的问题。这二者并不是相对的概念，分类的标准也是不同的。

　　从逻辑上和事实上来说，“来函”是与“去函”相对的概念，“复函”是与“问函”或

　　“发函”相对的概念。“来函”与“去函”是从行文的方向来划分的概念；“复函”与

　　“问函”或“发函”是从行文问答的性质和主动还是被动的方式来划分的概念。而且

　　这些划分还有互相交叉的现象。例如在来函中有“发函”或“问函”，也有“复函”；

　　同样，在去函中亦有“发函”或“问函”，也有“复函”。在“发函”或“问函”中，

　　既有“来函”，也有“去函”；同样，在“复函”中，亦有“来函”，也有“去函”。

　　因此，前述“来函，是指主动提出问题或公务事项的函件。复函，是指回答来函所提出

　　的问答或公务事项的函件”。这两个定义是“以偏概全”的，并没有分清函的内涵和外延。

　　因为“来函”中不仅只是“主动提出问答”的“函件”（“发函”或“问函”），也有许多是回“去函”所提出的问题的“函件”（“复函”）；而且“主动提出问题”的函件中，也有许多是“去函”。本单位给对方的“复函”是回答“来函”所提出的问题的函件；对方给本单位的“复函”则是回答“去函”所提出的问题的函件。“复函”，本单位可以用，对方单位也可以用，什么单位都可以用。“复函”不只是答复“来函”的，也有答复“去函”的

　　因此，对函的分类，必须要有一定的标准来划分，而且一次分类只能用一种标准。

　　1，从格式来分，函有两种。一种是正规的“函”，其标题，公文编号，主送机关，

　　发文日期等等格式和写法，都与其他公文文种相同。另一种是“便函”，省去了标题和

　　公文编号等，格式和写法比较简便和灵活。

　　2，从行文方向看，函可分为“来函”和“去函”两种。“来函”是对方机关发来

　　给本单位的函件；“去函”是本单位发出去给对方机关的函件。

　　3，从行文问答的性质和主动与被动方式来分，有“发函”或“问函”和“复函”

　　两种。“发函”或“问函”是主动提出询问和商洽意见或请求批准事项的函件；“复函”

　　是答复“发函”或“问函”所提出的问题，意见，请求事项的函件。

　　4，从函的内容性质和用途来分，还可以分为“商洽函”，“询问函”，“答复函”，

　　“知照函”，“催办函”，“邀请函”等等。

　　那么，在实际应用中秘书应如何把握函的特点，正确地使用函呢？

　　首先，由于函与这些“请示”，“批复”或“通知”等文体有相近之处，在实际就用

　　中往往容易混用。在该用函的时候，不使用函来行文却使用这些相近的文种行文。如有

　　的机关请求同级甚至下级归囗主管部门准许办某一事项时，不用函行文，而错用了“请示”来行文，致使自己降格以求。而在应该使用相近文种“请示”，“通知”等来行文时，却错用了“函”来行文，致使自己越位。其实，这些相近文体之间还是有细微区别的。比如“请示”与请求“函”，尽管二者都有请求批准的意思和用途，但是其行文关系不同，请示是下级机关对上级机关的上行文；而函则是给有关主管部门或不相隶属机关的平行文。

　　其次，要有鲜明的针对性，一文一事，开门见山，简短明快，避免文牍主义。要紧密围绕所提出的问题和公务事项的中心来写，直陈事项，点到为止，不兜圈子，不绕弯子，无须讲客套话，也不讲大道理，好像要教训对方。

　　最后，内容要有分寸感，措词要得体。提出的要求等事项，必须是切实可行，对方能办

　　得到的，不要使对方为难。对受文机关的态度也要正确。对上级要谦恭，谨慎，对同级

　　或不相隶属机关，要友好，诚恳，对下级机关，要尊重，温和。这些态度，要通过得体

　　的措词，体现在函里。得体的措词，就是既要反对傲上慢下，盛气凌人，也要反对恭维

　　逢迎，庸俗陈腐/在函的结尾处，可适当选择一些常用的机关书面习惯语，如“为要”，

　　“为盼”，“为荷”等等，向受文机关报表示礼貌。

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