工程项目资料档案管理知识要点

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工程项目资料档案管理知识要点

　　工程实行监理制的监理单位，代表建设单位对工程建设勘察、设计、施工到竣工验收实行全过程、全方位控制管理，对工程文件质量进行把关。下面是小编为大家分享工程项目资料档案管理知识要点，欢迎大家阅读浏览。

工程项目资料档案管理知识要点

　　工程档案管理应采取哪些有效措施

　　(1)建立健全规章制度。

　　建设、勘察、设计、施工和监理单位应依据工程建设法律法规和规章，并结合本单位实际，建立健全工程档案的管理制度，明确工程文件形成、收集、整理、归档内容和相关部门的责任。

　　(2)落实工程档案收集责任制。

　　建设单位在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确的要求，保证档案与工程建设同步形成，不得事后补编。

　　(3)建立健全档案工作网络，明确专兼职档案员岗位职责。

　　要求勘察、设计、施工、监理等单位将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，并将其纳入工程程序和考核内容中。

　　(4)发挥监理单位作用，保证工程文件质量落到实处。

　　工程实行监理制的监理单位，代表建设单位对工程建设勘察、设计、施工到竣工验收实行全过程、全方位控制管理，对工程文件质量进行把关。

　　(5)档案的验收移交纳入工程验收环节。

　　一方面建设单位的档案部门要主动参与到工程竣工验收，检查档案的系统性和完整性。另一方面从制度上保障，只有通过档案部门的验收，该工程才能通过竣工验收，只有档案完成移交，才能进行工程结算，否则不予结算。

　　如何让让工程档案管理更扎实

　　一、快，快速收集

　　关键点：从事后收集，转变为工程管理与档案收集同步走起

　　工程档案包含立项文件、施工合同、设计资料、监理文档、竣工决算等多项内容，在以往管理中，工程建设与档案的收集有一定的脱节，导致事后收集困难重重，工作量也较大。在今年的管理中，我们力求在工程开展的各环节中实时收集资料，如要求施工单位将竣工决算资料一式两份，在资料送审环节直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，将档案管理紧密融入日常管理工作，成为密不可分的一部分。

　　二、严，严格把关

　　关键点：完整、准确、真实

　　工程档案专业性强，且与公司的投资成本紧密相关，重要性非同小可。从13年工程建设任务经理手册编制开始，工程建设部多次对全体员工、分公司工程片人员进行了档案审核方面的专门培训。今年上半年，结合实际对关键审核要点再次作了提炼：

　　完整性：各环节文档齐备、签字盖章齐全。

　　准确性：除各类技术参数外，重点审核工程量、设计变更、材料平衡数据。

　　真实性：重点根据文本内容，再次确保隐蔽工程100%到现场记录及签证手续完备。

　　三、齐，归档齐全

　　关键点：巧借“他山之石”，学习与合作

　　学习先进归档经验，做好资料临时保管工作。从收集到归档需要一定周期，由于工程资料滚动速度快，数量庞大，临时保管也是重要课题。经过学习，工程建设部对收集的资料进行分类、编号，统一存放，确保资料妥善保管。

　　通过学习平台检索及实地考察，思考并形成对归档后资料的调阅使用管理模式，即创建了通过索引目录实现资料的齐全及追溯管理模式。

　　四、清，清晰索引

　　关键点：千头万绪，一招“档案目录”搞定

　　工程建设平均每年专项达到20个以上，单项建设量更是高达上万个。各不同类型的档案对于单项是多对多的收纳模式，对应单项的各类文档之追溯与寻找十分困难，效率较低。工程建设部首先对有线专业单项资料目录管理作了尝试，今年在全部专业进行推广，在各单项工程生命周期中，以单项任务号为索引，建立完备的档案索引管理目录，并在整期工程结束后同步归档，电子目录留存在工程建设部，纸质文档移交综合办，实现清晰索引，并双重备份。

　　五、理，清理家底

　　关键点：断舍离，腾空间

　　随着工程建设工作的开展，工程档案管理也经历了多次模式转变，仓库中存在一些老资料的堆砌现象。工程建设部对老资料进行了全面清查，逐个核实，力争不多头管理、不重复归档，排除管理干扰，减少无效管理成本。

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