企业档案管理发展趋势有哪些

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企业档案管理发展趋势有哪些

　　近年来，随着经济全球化日益加速、对外开放程度不断加深，我国国有企业纷纷“走出去”，在境外投资设厂、开展业务，从而产生了大量境外档案。下面是小编为大家分享企业档案管理发展趋势有哪些，欢迎大家阅读浏览。

　　一、法规遵从

　　法规遵从(Regulatory Compliance)是指企业在业务活动中，要遵守各项法律法规和规章制度，而且能证明自身确实遵守了相关要求。档案记录了企业各项业务活动的依据、过程和结果，是企业守法、合规、诚信经营的可追溯性证明。实现法规遵从要求企业依法、有效地管理档案，保证信息的真实性、完整性、可用性和安全性，为企业活动提供合法性证明。

　　对法规遵从的强调，始于美国的《萨班斯法案》。2001年，包括安然能源、冠群电脑、世界通讯、施乐公司等在内的多家美国大公司，相继爆出伪造文件、销毁档案、进行财务欺诈的丑闻。为了重拾投资者信心，加强对企业的监管，2002年，美国国会通过《上市公司财务改革和投资者保护法案》(又称《萨班斯法案》，Sarbanes-OxleyAct)，对在美上市公司的文件存档作出了严格规定，强调通过审计档案来审计企业行为，以实现对企业的监管。《萨班斯法案》规定，如果公司故意销毁、伪造文件、档案，将被处以罚款或最高20年的监禁。此后不久，美国证券交易委员会(SEC)对摩根斯坦利、美林、城市银行和德意志银行等券商处以巨额罚款，原因即是这些公司的电子邮件保存不全。[1]2004年，巴塞尔银行监管委员会通过针对金融业的“新巴塞尔资本协定”(New Basel Capital Accord)，对企业信息备存与电子举证机制的建立进行了规范。2008年，我国财政部、证监会、审计署、银监会和保监会联合颁布《企业内部控制基本规范》，对企业信息的真实完整、文件的存储和保管提出了要求。

　　上述法规有三个基本要求：一是数据存储(Storage)。要求企业的数据必须真实、完整地保存起来，直至法规和政策所规定的期限结束;数据保存期间，必须从技术上保证其不被修改和删除。二是安全利用(Access)。企业应充分保护数据中的隐私和情报成分，同时数据应该在安全存储的前提下被安全利用。三是审计(Account)。要求企业保留数据主体，同时对数据的访问过程进行封存，满足法规和政策的审计要求。法规遵从对企业档案管理提出了新的严格要求，也督促公司管理层更加重视档案管理。

　　二、资产化

　　资产是指对过去的交易或事项形成的、由企业拥有或控制的、预期会给企业带来经济利益的资源。档案的信息、知识属性决定了其经济价值，尤其是在知识经济时代，档案作为企业无形资产的地位更加凸现。国际标准ISO15489《信息与文献—文件管理》指出：“文件是有价值的信息资源和重要的企业资产。”国际标准ISO30300《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》进一步明确：“文件作为一种信息资源，是组织智力资本的一部分，因此也属于组织的资产。”我国档案行业标准DA/T42《企业档案工作规范》也强调：“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。”

　　在实践中，1992年上海海洋地质调查局在参与组建“上海石油天然气公司”时，以其东湖油气田勘探阶段所获得的档案估价1.2亿元作为注册资本认缴。[2]2000年欧盟估计，欧盟各国政府以电子文件为主体的信息资源蕴涵了4700亿欧元的价值。[3]2000年英国发布了《信息资产登记》和《评估信息资产：政府组织机构电子文件的鉴定》，用于英国联邦政府机构对包括档案在内的信息进行资产登记和评估。2008年全国人大代表、富润控股集团有限公司董事局主席赵林中提出：要像“离任财务审计”一样，对党政机关、企事业单位法定代表人进行“离任档案审计”，并纳入《档案法》。[4]将档案视为资产，进行登记、评估和审计，将成为企业档案管理的重要趋势之一。

　　三、企业文化

　　一流企业做文化，二流企业做技术，三流企业做产品。我国企业要做大做强，做成百年基业的卓越公司，必须努力培育良好的企业文化。而企业文化的培育离不开良好的档案管理。档案是企业历史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界许多知名企业，如美国电话电报公司、福特汽车、IBM 、西门子、巴斯夫、拜耳等，都十分重视档案管理，重视对企业历史的研究。这些公司的档案馆还收藏了大量具有文物价值的产品、纪念品等，兼具公司博物馆和工业文化遗产陈列馆的功能。[5]我国许多企业档案部门也越来越重视挖掘企业历史与文化，弘扬公司的优秀传统、增加公司的历史积淀、提高公司的文化气质，促进公司竞争力提升和可持续发展。

　　四、标准化

　　标准化是人们在生产建设活动中，广泛地将科学研究成果和生产实践经验进行总结，形成共同准则，并加以普遍推行的活动。标准化内涵着统一、简化、协调和最优化的基本原理。推行标准化是大规模社会化生产的基本要求。多年来，我国企业档案界一直强调推行标准化，但实际工作中，主要遵循的是国家标准和行业标准，而较少关注国际标准。随着经济全球化、经营跨国化，采用国际标准成为现代企业的基本趋势和必然要求。而且，许多国际标准反映了某一领域内的先进理念和最佳实践，卓越企业应该以权威的国际标准为指引。

　　档案管理领域的国际标准主要由ISO/TC46/SC11(国际标准化组织档案/文件管理分技术委员会)负责制订。目前，ISO/TC46/SC11制订的以下标准值得企业档案部门关注：ISO30300《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》、ISO30301《信息与文献—文件管理系统—需求》、ISO15489《信息与文献—文件管理》、ISO23081《信息与文献—文件管理过程—文件元数据管理》、ISO26122《信息与文献—用于文件的工作过程分析》、ISO13028《信息与文献—文件数字化实施指南》、ISO 13008《信息与文献—数字文件的转换和迁移流程》和ISO16175《信息与文献—电子环境下文件管理原则与功能需求》等。

　　五、组织记忆

　　“记忆”原为生物学、心理学概念，是指个人在日常生活过程中有意识或无意识地对其经验、事物等的保存和再现。记忆是一个人生存和成长的基础。后来，社会学家提出了“集体记忆”“社会记忆”的概念。集体记忆是所属群体共同的精神财富、文化纽带。上世纪末，“记忆”被引入档案学领域。1996年加拿大档案学家特里∙库克在第十三届国际档案大会上指出，全世界档案人员仍然在建造记忆宫殿。2000年第十四届国际档案大会上，西班牙国王胡安·卡洛斯指出：“档案馆是保存人类记忆的各种表现形式，保存社会记忆、个人记忆的最权威场所。”[6]2004年第十五届国际档案大会主题即为“档案、记忆和知识”。ISO15489提出，文件给组织带来的收益之一即是“维护组织记忆、个人记忆或社会记忆”;ISO30300也强调，实施文件管理系统的目标之一是“维护企业或集体记忆并承担社会责任”。

　　管理学界也提出了“组织记忆”的概念。组织记忆是指将过去的知识应用于现在的活动，并以此来提高组织的业务水平，其本质上就是企业的经验性知识、历史性知识。组织记忆与组织智能、学习型组织、人工智能、知识管理系统、组织和个人发展等概念密切相关，甚至等同于知识管理。王兆祥等指出：“企业记忆系统是指企业内部通过识记、保持、回忆等方式，积累和保持知识的系统。它主要由以下要素组成的：企业内全部成员的大脑，文件、合同、档案资料、图书、电脑存储器等各种形式的信息存储介质等。”[7]可见，档案是组织记忆重要的组成部分，传承组织记忆应该成为企业档案管理的重要目标。从组织记忆的角度审视档案，为企业档案管理提供了新的思路。

　　六、知识管理

　　在当今知识经济时代，知识是唯一有价值的资源，知识管理是企业管理的基本范式。知识管理有两种基本模式：一是编码化模式(Codification Mode)，强调借助信息技术构建知识库，通过“人—文档—人”途径，实现对显性知识的管理与开发;二是人性化模式(Personalization Mode)，强调投资于人力资源，培养知识交流氛围，通过“人—人”途径，实现对隐性知识的共享与利用。档案是企业显性知识的“沉积容器”和隐性知识显性化的“编码工具”。编码化知识管理本质上是一种知识化的、高级的档案管理。早在1994年，特里·库克就提出，档案工作者应该从实体保管者向知识提供者过渡。2002年，张斌提出：“企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理是企业知识管理的重要内容。”[8]2007年，徐拥军进一步提出“档案知识管理模式”(“以知识管理为导向的档案管理”和“以档案管理为基础的知识管理”)，认为档案管理应该向知识管理方向创新、拓展，知识管理可以从档案管理切入、起步。[9]

　　早几年，由于忽视档案管理，知识无法固化，许多公司的知识管理失败了。近年来，越来越多的知识管理经理认识到，知识管理要落地，离不开档案管理。另一方面，许多企业档案部门也更加积极地参与知识管理，有的甚至成为公司知识管理的主导者或牵头单位。当前，企业档案管理在完成从实体管理到信息管理的发展后，正经历着从信息管理到知识管理、从知识管理向知识服务的过渡。

　　七、集成管理

　　集成是指将一些孤立的事物或元素通过某种方式集中在一起，产生联系，从而构成一个有机整体的过程。集成管理是为实现系统目标而进行的纵向与横向的整合与优化。企业档案管理领域的集成包括以下几个层面：(一)资源集成，包括文件与档案的集成(一体化)、图书情报和文档的集成(一体化)、结构化数据和非结构化数据的集成。未来企业将不再严格区别文件与档案、图书情报与档案、结构化数据与非结构化，而是将它们都视为信息资源(信息内容)予以统一管理。(二)系统集成，即档案管理系统与业务系统的集成。先期主要构建业务系统与档案管理系统的接口，实现业务系统的数据自动归档于档案管理系统;最终将实现档案管理系统与业务系统的无缝衔接。部分企业也可以不建设单独的档案管理系统，而是将档案管理功能嵌入业务系统中。(三)流程集成，即将文件/档案管理嵌入业务流程中，以文件/档案信息流支撑业务流。(四)标准集成，即将文件/档案管理纳入ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、OHSAS18000职业健康安全管理体系、ISO27000信息安全管理体系。

　　八、风险管理

　　随着科学技术飞速发展和全球化快速推进，人类社会已经步入一个充满不确实性的“风险社会”。无论是自然灾害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海啸，还是人为灾难，如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克战争，都严重损毁了大量珍贵的档案，带来无法挽回的损失。“9·11”事件之后，世贸大楼许多公司因为业务数据全部被毁，没能再恢复运营，而摩根斯坦利公司因为在新泽西州建有备份系统，第三天就恢复了营业。[10]可见，加强档案风险管理十分必要。

　　2001年，ISO15489就强调对文件风险进行评估、分析与应对。2004年，国际文件管理与行政工作者协会(ARMA)出版了《文件与信息的风险管理》，为各国文件管理人员提供风险管理方法论指导;欧洲数字保护中心(DCC)和欧洲数字保护(DPE)课题组研制了《基于风险评估的数字仓储审计方法》。2009年，我国DA/T42要求：“制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。”构建档案风险管理体系、制定档案管理应急预案，已经成为现代企业档案工作的重要一环。

　　九、境外档案监管

　　近年来，随着经济全球化日益加速、对外开放程度不断加深，我国国有企业纷纷“走出去”，在境外投资设厂、开展业务，从而产生了大量境外档案。由于诸多原因，许多国有企业境外档案监督不力、管理混乱，导致大量国有资产流失，国家核心经济秘密频繁外泄，企业经营风险急剧增加。为此，2005年，国家档案局印发了《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》，要求“母体公司要逐步建立和完善驻外机构和境外企业档案工作管理体制”。2009年，国资委和国家档案局印发了《关于进一步加强中央企业档案工作的意见》，其中强调要“加强境外企业和机构的档案管理”。

　　由于国有企业境外档案的特殊性、境外档案工作所处环境的特殊性，尤其是境内外档案法律、制度、语言、文化、传统等方面的差异性，给国有企业境外档案监管带来了特殊挑战，提出了特殊要求。为此，国有企业境外档案监管应遵循两项基本原则——“双重遵从”(同时遵从中国和所在国家或地区的档案法律法规)、“双向包容”(相互包容中国和所在国家或地区的档案文化传统);把握三个关键控制点——境外文件归档范围与保管期限表的确定，覆盖全球的档案管理系统的构建，境外档案向境内移交方法的选择。

　　十、云计算和大数据

　　云计算(CloudComputing)和大数据(Big Data)是当前信息化发展的两大重要趋势，对各行各业都将产生深远影响。和企业其他活动一样，档案管理必须适应云计算和大数据的特点与要求，进行思想理念、业务模式与管理方式的变革。一是档案概念的泛化。即树立“大档案观”，将一切具有保存价值的信息记录视为档案，而不论其所处过程、载体、类型、格式、保存期限如何。这意味着，凡记录皆档案，文件产生“一瞬间”即是档案。二是档案云平台的建设。即基于“云架构”，打造覆盖企业各个部门、系统和业务的统一、高效档案资源管理与服务平台。三是档案存储与知识挖掘。大数据的核心应用之一是预测，而预测依赖于历史数据的积累和挖掘。这就对档案的海量存储和知识挖掘提出了更高的要求。企业档案工作的重心将从“数字化”转变为“数据化”。四是档案安全问题更加严峻与复杂。

　　解释：

　　[1]朱伟一.摩根斯坦利为何与电子邮件过不去[N].南方周末，2006-06-22

　　[2]宋兴等.东海平湖油气田勘探阶段资料和成果价格评估方法的探讨[J].中国地质矿产经济，1994(2)：27-29

　　[3]徐拥军等.发展信息内容产业的意义与对策[J].科技管理研究，2006(11)：184-185

　　[4]赵林中代表：法人“离任档案审核”应纳入《档案法》[EB/OL].http://news.xinhuanet.com/misc/2008-03/09/content_7751760.htm.2014-01-

　　[5]张斌等. 德国企业档案馆的发展及其启示[J]. 档案学研究，2012(2):89-92

　　[6]第十四届国际档案大会上西班牙国王胡安·卡洛斯致词[A]//第十四届国际档案大会文集[C].北京：中国档案出版社，2002：7-8

　　[7]王兆祥等. 浅谈企业记忆系统的不足与弥补[J].商场现代化.2006(7)：63-64

　　[8]张斌等.知识资源管理：企业档案工作改革的新思路[J].中国档案,2004(10):37-39

　　[9]徐拥军.企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究[M].北京：中国人民大学出版社，2009

　　[10]冯惠玲等.电子文件风险管理[M].北京：中国人民大学，2008:12

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