PDM环境档案管理内容解析

PDM环境档案管理内容解析

　　PDM环境下的文件接收是通过一定的接口集成PDM系统与档案管理系统，将在科研管理过程中形成的全文数据归入档案管理系统，实现电子文件的逻辑归档。下面是小编为大家分享PDM环境档案管理内容解析，欢迎大家阅读浏览。

　　一、PDM产生的背景及PDM与档案管理的关系

　　在20世纪60、70年代，企业在其设计和生产过程中开始使用CAD、CAM等技术，新技术的应用在促进生产力发展的同时也带来了新的挑战。对于制造企业而言，虽然各单位的计算机辅助技术已经目益成熟，但都自成体系，彼此之间缺少有效的信息共享和利用，形成所谓的“信息孤岛”;并且随着计算机应用的飞速发展，随之而来的各种数据也急剧膨胀，对企业的管理形成了巨大压力。

　　许多企业已经意识到，实现信息的有序管理将成为在未来的竞争中保持领先的关键因素。在这一背景下产生了一项新的管理思想和技术——-PDM，即以软件技术为基础，以产品为核心，实现对产品相关的数据、过程、资源一体化集成管理的技术。PDM明确定位为面向制造企业，以产品为管理的核心，以数据、过程和资源为管理信息的三大要素。PDM进行信息管理的两条主线是静态的产品结构和动态的产品设计流程，所有的信息组织和资源管理都是围绕产品设计展开的。

　　从产品的角度看：PDM系统帮助组织产品设计，完善产品结构，确保设计、制造所需的大量数据和信息清楚明了，从而构筑一个信息平台对产品进行支持和维护，保证有竞争力产品的及时交付。

　　从过程管理的角度看：PDM系统管理产品生命周期的整个过程，组织协调诸如开发过程中设计评审、批准、变更及产品发布等事件，并最终落实到工作流和流程管理中。

　　可以看出，PDM既是电子档案生成的摇篮，又是档案管理部门实施文件管理的平台。PDM与档案管理的内容都包括对产品数据的管理，PDM更侧重于文件形成过程的管理，而档案管理更着重文件形成后，对数据进行加工、利用和维护的管理。它们都涉及产品研发设计的工作流程，但档案管理的内涵及外延比PDM要广。从内涵上看，档案管理的内容除产品数据外，还包括产品以外的所有有价值的文档、软件、音像、音频及外来资料，比PDM更为宽泛。

　　二、PDM环境下档案管理与传统档案管理的比较

　　1.文件接收

　　传统的档案管理是由科研工作者亲自将所需归档的文件移交至档案室，档案人员检查文件的齐套性，签署是否完整，是否原件等等，检查合格后，填写移交清单，入库。PDM环境下的文件接收是通过一定的接口集成PDM系统与档案管理系统，将在科研管理过程中形成的全文数据归入档案管理系统，实现电子文件的逻辑归档。

　　由于受人为因素影响，以往档案部门也会收到一些不规范的文件资料，如文件名称不规范、不一致，有的用复印件归档而不是原件，有的归档文件签署不全，有的文件没有齐套，这些问题在PDM系统中得到了很好的解决。

　　由于PDM系统中所创建的每一份文档都必须选择文档种类，然后根据标准化部门拟制的标准化大纲，由PDM系统对已归档的文件进行齐套性检查。

　　若不齐套，则不允许进行转阶段、设计评审、产品检验等后续操作，因此提高了归档文件的齐套性。在PDM系统中，通过创建统一文档模板，制定特定签署流程，有效保障了归档文件的规范性和正确性。

　　2.文件利用

　　传统的档案管理是由科研工作者填写科技文件借阅审批单，并由领导签字后，亲自到档案室调档。PDM环境下的文件利用更加方便、快捷。在新产品开发项目过程中产生的CAD设计图纸与BOM、工艺文件、质量文件、实验文件等在归档之前都可以在项目协同工作区内统一管理，项目组成员也能方便查阅。若产品文件已归档，则由设计师或管理者在网上提出利用申请，系统根据文档的密级选择不同的审批流程，档案员根据申请的批准状况，将文件及时准确地传递给有关人员，签审的单据将在系统中分类长期存放备查。PDM环境下的文件利用为企业实现并行工程提供了信息交流平台，实现了本单位的知识共享，提高了知识的利用率，避免了重复劳动，缩短了设计研发周期，提高了设计研发质量。

　　PDM环境下的文件利用，数据安全是首要解决的问题。PDM采用的是先进的图文档浏览器Jvue架构企业级文档浏览环境，采用文件级数据权限，用户要浏览文件，必须登记认证，进行功能权限控制，以及对应文件的浏览权限验证。文件浏览完全采用加密数据流浏览方式，文件根本就不会被传送到浏览者的客户端，数据流也已经不是原文件本身的内容，极大地提高了文档的安全度。

　　3.文件更改

　　传统的档案管理是由原文件拟制者根据所改文件的性质，填写更改报批表及更改通知单，交至档案室，由更改员根据更改通知单更改库房内所有原件及复制件，并将更改通知单留存，以备查考。PDM环境下的文件更改，是由设计师在网上拟制更改通知单，经审查签批后，档案员授权更改人员进行更改，更改完成后，生成新的版本。档案员把旧版本的文件保存到指定文件库中，同时把更改的背景信息文件分类整理，保存到数据库中。

　　PDM系统中当一份文件被检出进行修改时，系统不允许其他人再对此文件进行修改，确保同时只有一个人对文件进行修改，保证了图文档的完整性和一致性。

　　三、PDM环境下档案管理的特点

　　1.管理对象数字化

　　PDM环境下的档案管理不会改变档案的性质和内容，科技档案在PDM环境下的变化主要表现在其形式载体及人们对其实体和信息内容的管理和使用方式上。传统的科技档案管理的对象以纸质载体为主，档案的载体与内容信息密不可分。而现代科技档案管理的对象正随着办公自动化及信息技术的发展逐渐演变为“机读档案”，即存储于计算机中的集图形、声像于一体的多媒体信息。这就意味着，科技档案的实体管理与内容信息的管理在使用上将趋向分离，科技档案的实体将会从日常的使用中彻底脱身。分离后的科技档案内容信息将日趋实用化，而科技档案的实体将被作为最原始的也是最终的凭证保存下来。

　　2.信息服务网络化

　　PDM环境下的档案管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户、分而治之的状态，将科技档案信息管理与文书、资料、图书等信息的管理融为一体，形成一个包括各种信息资源在内的信息资源系统，实现资源共享。以往利用者必须到档案室才能利用，而现在通过网络就可以在办公室甚至任何场所的终端前对档案数据库进行实时浏览访问。利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览或复制原件。这既节省了利用者的时间，又提高了利用效率。

　　3.档案收集网络化

　　虽然过去收集科技档案的业务并不复杂，但有时却受时间和地域的限制，收集时要随时催促有关研究人员，及时了解课题进度，要做到随时入库并不是件容易的事，有时会因为有关人员出差或临时不在而一拖再拖，延误档案及时入库。随着PDM系统的运用，网上电子文件的传输被广泛采用，为收集档案开辟了一条新途径，档案部门可充分利用网络随时随地收集，不但省却了档案人员和科技人员的时间，而且也节约了重复复制的经费。

　　PDM系统实施后，对档案工作提出了新的要求，档案工作者应努力学习PDM系统相关知识，紧跟时代的步伐，转变观念，运用新工具，积极探索电子档案管理中的新问题，不断提高档案管理的信息化水平，为档案管理上一个新台阶贡献自己的力量。

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