办公自动化的现状及其发展趋势

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办公自动化的现状及其发展趋势

　　办公自动化已经成为目前机构和组织办公的主要手段，在机构的运转和发展中扮演重要的角色，同样也成为管理者们关注的重点目标。下面是YJBYS小编搜索整理的关于办公自动化的现状及其发展趋势，欢迎参考阅读，希望对大家有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生培训网!

　　一、办公自动化的概念

　　办公自动化(OA)(以下简称“OA”)就其起源、产生的背景来讲，伴随电子产品和设备的发展和在办公实践中的应用，使办公室的工作能够自动化进行，最开始时候主要是以解决政府机关和大公司单位的档案、文件，通过办公自动化应用更加轻松和短时间的进行大量文件、档案的处理。办公自动化OA作为―个术语是由DS哈特于1936年首先提出来的。我国的办公自动化发展和应用于1985年首次办公自动化规划讨论会上提出的。办公自动化的开展和应用实际意义上为通讯设备(电话、传真机)，计算机技术、信息技术与行为科学、管理科学等先进科学技术及电子设备应用在办公室的各种工作和各种活动，帮助整理、统计和提高工作效率、质量等。最主要的目的是为提高工作效率、工作质量;减轻工作负担，改善工作环境和提高工作者的工作积极性。

　　二、OA的发展

　　办公自动化最早是起源的国外，伴随我国的办公水平和科学技术的提高，20世纪70-80年代我国才逐渐提出办公自动化概念和开始实施办公自动化管理，办公自动化主要是通过计算机、打印机、复印机进行相关信息的管理、传送、储存等，重点是进行文件管理和编辑。但伴随计算机技术的不断发展和进步， 90年代后期互联网逐渐广泛应用于机构的办公，从而能够更加有效快速的获得相关资料和进行管理，同时对不必要的文件和资料不必进行打印，减少储存空间的同时减少办公耗材的浪费。利用互联网进行各个机构和部门的监督和管理还能够有效的提高监管力度和效果，减少信息传递过程的时间和过程，从而提高办公人员的工作效率，减轻工作人员的办公负担。

　　伴随近些年人们对环保的重视和关注，如今办公室内提倡低碳无纸化办公，主要是减少办公室内文件的打印、降低纸张的浪费，节约办公用纸等，能够不进行打印的文件尽量应用单子版通知和进行相关信息的转达。上报相关信息尽量以电子版的形式进行传送，降低办公纸张的使用。

　　三、OA存在问题

　　各个机构办公人员的文化水平不一，导致在进行办公自动化的实施中存在一定的障碍。部分年龄较大的工作人员由于生活在传统办公的时间较长，因此对办公自动化和无纸化办公缺少认识和学习，对应用办公自动化存在抵抗情绪和消极态度，在计算机和互联网的应用中存在一定的障碍。仅能够进行计算机的单机操作、还继续传统的办公方式，不能进行电子版文件和相关信息的上报操作。

　　四、OA发展趋势

　　伴随互联网的广泛应用，办公自动化的计算机应用已经得到普及，同时应用互联网进行办公也逐渐成为趋势化发展。面对越来越多的电视会议、电话会议、视频会议的开展，办公自动化互联网办公已经成为工作中必不可少的。以后办公自动化发展的趋势应逐渐趋于数字化、网络化发展逐渐替代传统的办公模式。同时伴随越来越多互联网和计算机的应用，互联网安全逐渐得到管理者们的关注，对于上传和下载信息的安全问题，管理者们尤为重要，尤其是涉及到机构内秘密文件和信息的处理和保管。安全系统的建立主要为：

　　(一)相关信息的保密和安全性，在实际工作中应保证相关文件的上传和下载过程中安全可靠，具备相关的可查询的记录，在出现相关信息的安全问题时可进行记录的查询，保证操作人员不能够进行行为的抵赖。确保在办公过程中的保密性，无授权不能随意进行相关资料和文件的获取，降低保密文件和信息的共享，防止重要文件和信息被篡改。

　　(二)安全系统的完善和建立，在计算机和互联网的应用中应注意本系统和部门计算机，安全系统的完善和修复，应定期对本机构计算机和互联网安全进行维护，保证计算机和互联网使用中的安全和保密性，防止不法分子或是黑客进行攻击导致系统瘫痪，重要信息和文件丢失导致严重损失。我国目前主要的互联网安全措施主要是依据计算机情况建立防火墙，阻挡恶意木马、病毒的攻击和窃取相关的信息和文件。同时对在文件夹的传输和下载中，存在安全隐患的文件等，阻挡其进行收发和使用，更高层的监管为公安部门的监管，对管辖区域内不安全网络和数据管理系统进行监管，控制违法网站和不良信息的传播。能够有效的保证在应用网络中所有信息和相关文件的安全性和保密性，减少不发分子窃取机密文件进行违法活动。

　　综上所述，今后办公自动化的发展主要为数字化、安全信息管理化发展，实现完全办公自动化和无纸化办公，在对办公自动化优化的同时应注意对工作人员计算机和网络知识管理方面的培养，提高安全意识、增加对网络安全的重视。在降低办公成本、增加办公效益、改善办公环境、减轻办公负担的情况下，使办公室工作者们能够有个更加轻松、愉快、安全、稳定的办公环境。因此，办公自动化发展是目前办公管理必然发展的趋势，让办公更加人性化获得更高的办公效率，付出最小的办公成本。

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