交通办公自动化系统的应用
在当今电子信息高速发展的年代，办公自动化能够更好的增强企业部门的决策、监管以及较大的提高工作人员的办公效率。下面是YJBYS小编为大家搜索整理的关于交通办公自动化系统的应用，欢迎参考阅读，希望对大家有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生培训网!
一、办公自动化系统网络环境及应用范围要点分析
办公自动化系统是一个将多种功能集于一体的的综合性应用系统，其交通系统办公自动化的网络环境是由交通运输厅、各市州交通局的网络建设现状决定的。主要情况分为：厅直单位有光纤线路和有关厅机关相连接，例如运管局、港航局以及公路局和交通运输厅能够进行电子公文交换;厅机关和厅直单位利用现有网络作为系统运行的网络环境;一般情况下，重点工程的指挥部要使用终端连接方式与交通厅相连接;而高速公路管理公司需要依靠公路通信网络系统与厅机关的办公网进行互联交换。通常在互联互通前，需要利用VPN软件的终端作为解决方案。交通系统网络办公自动化主要运用于交通厅日常办公的公文管理，实现其它日常办公工作等。例如：交通运输厅的行政文件、党组文件发文;政务信息、领导日程、用印管理、通知公告以及电话记录等;系统也应用与各个处室、厅机关办公厅直单位等的公文管理，一般厅机关的单位都有自己的自动化系统与交通厅进行互联互通;另外，运管局及公路局等二级单位同样有自己的自动化系统，能够实现和交通厅的公文管理相连接。高速公路的相关单位也可以利用通信网络开发专用的办公系统，真正的实现无纸化办公。在交通运输厅各个厅直单位的系统中，存在着许多和交通运输厅收文、发文相通的流程。
二、交通办公自动化系统
(一)办公自动化功能
交通办公自动化系统的功能主要体现在各模块的功能上，包括：公文管理、个人办公及综合办公。公文管理是指所有与交通运输厅有关的公文处理或公文流转的全部功能。包括签报管理;收文、发文管理;公文传输、电话记录等。签报管理是指运输厅内部相厅领导汇报事项的管理模块;收文管理包括所有来文的拟办、登记、审核、办理以及签发、归档等涉及运输厅所收到的需要批阅的公文处理模块;与之相对应的发文管理主要包括对发文的审核、签发、文印及归档打印等涉及以运输厅名义发出的通告、报告等文件的处理工作;公文的传输是指厅机关和下属单位间加密电子公文的交换模块;电话记录是指工作人员接到报告事项电话后的内部处理模块。综合办公包括通知公告、领导日程、参阅文件、政务信息以及公众诉求等; 个人办公主要是指交通部门提供服务、处理事务的系统，也是用户日常办公的平台。包括短信管理、邮件系统、软件系统和个人通信录等。
(二)办公自动化作用及优点
办公自动化中的OA系统是信息管理和业务处理的系统，为管理人员的决策提供了参考依据。OA系统能够提高干部与职工的协同工作能力;实现资源共享，强化领导监控力度，使公文的审核、流转及签批等工作能够进行自动的处理，有力的促进了部门管理的规范化、电子化。办公自动化系统的主要优点包括：建立内部通信平台、建立信息的发布平台、实现自动化工作流程、辅助办公以及远程办公等。建立内部通信平台是指建立单位内部短信、邮件系统，保证单位与外界通信交流的准确通畅;建立信息发布平台是建立公告及通知等信息的发布、交流平台，在干部和职工间能够的广泛传播单位内部的规章制度、公告事项以及技术交流等。自动化办公流程是指改变了单位的传统办公模式(公文办公)，单位内外部所有的文件管理、收发文、会议管理以及档案管理等都使用电子传阅、签发、起草及归档的电子化办公模式，能够充分发挥网络快速、廉价的优点，大大的提高办公效率，使复杂工作简单化。辅助办公的自动化是指会议、车辆管理;领导日程以及办公用品管理等日常事务性的工作相互结合的辅助办公;远程办公有效的扩大办公区域。在任何有网络的地方，就能随时使用VPN系统进行登陆办公，对职工出差的办公及信息交流提供了很大的方便。同时，自动化办公免除了传统纸质文件的收发，最大限度的减少了办公过程中用于传真、电话、打印及办公用纸上的费用和文件寻找、整理所需要的工作时间，既降低了办公费用，有提高了办公的效率，真正的实现了办公管理的现代化。
三、办公自动化管理及系统维护
(一)提高办公人员素质
交通办公自动化系统的管理工作与办公人员的素质有直接的联系。在信息建设过程中，信息技术的主体是办公人员，办公人员的热情及参与程度是自动化办公工作推进的关键。在信息化工作推进中，如何提高办公人员的积极性，把信息技术和员工进行有效的结合是网络管理者需要考虑的重点。自动化办公水平的提高必须需要所有办公人员的付出。近年来，虽然员工的办公理念及工作方式有了较大的提高，但仍然无法跟上自动化办公的变化进度。例如，许多罢工人员都配备的.有计算机、传真机及打印机等，但在应用上仍处于初级水平。所以，如何使这些设备的效能进行充分的发挥，是管理人员需要认真考虑、分析的问题。因此，经常性的开展一些业务培训和知识讲座，能够有效提高职员的综合素质，增强自动化办公设备的应用，更好的服务于办公自动化的发展建设。
(二)完善信息资源及决策数据库
在技术环境改变以前，自动化办公的设备缺乏且功能单一，只有在为数不多的重要岗位才有办公设备，相应的设备管理、决策工作就较简单。管理人员多使用小作坊的形式对数据进行简单的登记、分析和统计。而且管理人员的管理水平只在表层管理上得以实现，很少使用投放、产出的效益指标来对管理人员的管理水平、组织机构以及决策能力进行衡量。技术环境得以改变后，自动化办公的内容更加广泛，影响因素也更加复杂，例如办公数据库的建立、资源分析及设备的分配等，使管理人员产生了很多需要思考、解决的问题。随着时代的发展，各种网络技术及通讯技术对自动化办公的内涵、理念带来了变化，自动化办公设备成了信息网络的重要部分。针对这种趋势，各级领导、网络管理者就要善于在决策过程中把握环境的因素，客观现实的对自动化办公中各种设备的数量、用途以及作用等进行科学合理的评价及决策，尽量取得最佳的效果。并根据要求提出完善数据、储存安全信息管理等系统的建立，依据相关数据为管理人员提供决策服务分析，真正的实现自动化办公。
(三)制定业务规范
依据业务标准、制度及规程对网络自动化进行管理，是在新形势下做好自动化办公管理的重要部分。需要网络的管理人员对新问题、新情况进行研究分许，并制定相应的新制度。比如各种设备的采购使用、维护维修及报废阶段的资料登记工作，包括设备使用年限、人员配备等情况都要记录在案。需要制定设备采购、保修、日常维修、定期维护及报废等制度，并由相应的技术规范、应用规范来强化设备的管理工作。所以，制定完善的业务规范对信息化的建设起关键的作用。
(四)系统的维护
办公自动化系统的维护工作包括以下几点重要问题：一些工作人员在办公中由于误操作导致文件的终结，这时需要维护人员通过后台数据库对终结的文件进行重新的打开办理;在自动化办公中，需要通过数据库来办理已批阅文件的改动和删除;若没有安装控件，导致收文的查看异常，可以通过控件的安装重启进行有效的解决。当工作人员无法找到公章的定位图片，导致文件无法盖章时，办公维护人员可以通过办公工具栏，进行公章图片的钩选，找出定位图片。
综上所述，交通办公自动化系统的应用，实现了科学合理的管理、决策，提高了办公的质量、效率;实现了办公成本的降低;规范了办公的流程;优化了办公的管理模式，对自动化信息技术的发展起到有效的促进作用。
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