OA系统在高校中的应用

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OA系统在高校中的应用

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　　1 高校使用OA软件办公的必要性

　　办公自动化可以有效的提高工作效率和节约资源。首先，比如说院领导平时比较繁忙，经常开会和外出考察，没有用办公自动化软件之前，各部门上的签呈最后都要通过院领导的批复后才能生效，经常有部门员工找领导领导正在开会，领导开会回办公室后需要批复的员工又因为其他事不能及时找院领导批示，双方时间都要迁就，这样极大的影响了工作效率，有了办公自动化软件以后，签呈变为无纸化，可以直接发送给院领导私人账号，院领导随时到办公室看到就可以及时的批复，而且OA同时都具有移动版，院领导的手机上装上移动版后，就算外出考察期间也可以用手机进行批复，实现了随时随地办公，极大的提高了工作效率。

　　2 做好全院教职工的培训工作

　　任何一个新生事物总要有一个适应期，OA也是如此，同事们平常互相传送资料和文字聊天等习惯了QQ软件等，一下子转变为办公自动化软件可能会有不习惯，而且习惯了聊天软件的操作方法转换为办公自动化软件会有一点儿抵触情绪，这就更要加强对全院教职工的办公自动化软件培训工作，通过培训使得上到领导下到普通员工都可以流利使用该软件从而达到提高工作效率的目的。对员工的培训决定了OA软件的使用程度，员工培训是成功实施OA系统的重要因素。具体培训为先对全院教职工进行统一培训，包括软件的安装，软件的基本功能使用，软件能实现的功能等等。然后针对不同的管理层级(高层领导、中层骨干和普通员工)，对每个层级针对该层级所使用的软件的特定功能进行特定的培训，有针对性的提高软件的使用水平从而提高工作效率。比如说院级领导平时批复文件比较多，那么就针对批复文件的功能进行详细讲解。

　　3 做好办公自动化软件的推广工作

　　OA系统涉及学院的各个部门，上到院长，下至楼管员，涉及面非常广，其引入的新功能和工作流概念，很大程度上改变了员工传统的习惯，推广过程中往往阻力重重，很多员工有抵触情绪不愿意使用。因此要从制度上加以保证。首先，制定办公自动化系统的一整套规定及使用细则，明文规定平时发文件，文字内容等强制使用办公自动化软件，尤其要切断传统的纸质信息流转形式。同时，各层领导要做好带头模范作用，上班期间要求各部门的员工登陆OA，保持OA在线。各部门之间也要充分协调配合，利用好OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，以促进系统快速切实的应用到平时的工作中来。

　　4 用好OA中人性化功能

　　工作流是办公自动化中新引入的重要的一个功能模块，我们没用办公自动化软件之前，一个签呈的流转往往需要数个相关部门数个领导的审批才算完成，这样主送单位就要一个部门一个部门的去找领导批示，这样极大的降低了工作效率。有了办公自动化以后，各个部门根据各个部门的不通职能和需求，制定不同的工作流，然后通过办公自动化软件，进行传递。举个简单的例子，比如说教务处的教室申请，首先由申请教室的系部老师通过OA预先设定好的申请教室模板填好申请表，然后直接点申请教室工作流下一步既完成了他的工作，然后教务处具体负责教室申请的老师会通过OA收到电子申请表，然后他根据需要分配给申请系部一个教室然后点击工作流下一步选择该教师负责的楼管老师，相应的楼管老师会通过OA收到分配的教室表并做好登记工作，然后楼管老师选择完成流程，申请教室的系部老师可以随时查看工作流的完成情况。这一个完整的流程通过自动化软件代替了以前人工跑腿打电话的功能，既不容易出错还高效。

　　5 重视OA软件的负面效果

　　任何一个事物都是有两面性，OA系统固然能提高工作效率，但是也有不利的一面就是员工平时的当面交流接触减少会造成人际关系的疏远和办事的程序化影响创新工作的开展。学院要针对针对这类弊端多开展些员工之间的联谊活动加强员工的沟通和交流，同时要加强员工的工作创新意识。

　　6 结束语

　　OA系统实施时需要重点关注的有制度的保证、数据的支持，并辅以一些人性化的设计与管理，实施全面的人员培训，让OA系统能真正融入企事业单位日常工作中，达到提高内部工作效率、节约运营成本、规范企业管理、提高单位竞争力，加强员工凝聚力的作用。

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