办公自动化系统在高校中的应用
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近些年，我国高等教育飞速发展，办学规模持续扩大，管理方式不断改进，校区之间格局不断调整，旧的办公体制已很难满足当今信息时代的需求。借助电子科技的软、硬件快速发展，办公自动化系统成为数字化校园建设中的重要组成部分，在高等院校行政管理工作中的作用越来越重要。因此，推进和使用办公自动化系统成为高校实行现代化教育的必要环节。
一、高校使用办公自动化系统的必要性
1.办公自动化可以大大提高工作效率，规范管理流程
在高校中建设一个安全、可靠、高效的办公自动化系统，为高校管理部门提供智能化的办公环境及开放式的综合信息服务平台，是如今高校行政管理部门的重点工作之一。大多数高校办公面积较大，办公室分布比较零散，不同部门(单位)之间公文流转、会签常常要花费大量的时间，尤其在有多个校区的高校，花费时间更多。而通过办公自动化系统，从文件拟稿、修改、审核再到领导的会签、签发，都在电脑或移动手机等上进行处理，可以节约大量的时间，从而提高了办公效率。在传统办公模式中，有时发布一个会议的通知，需要工作人员逐个打电话通知，极大地拖延了时间，影响了办事效率，更造成了人力、物力、财力的浪费。而通过办公自动化系统，一个会议通知可以同时发送给所有教职工，迅速完成信息的传达。运用办公自动化系统办文、发文必须通过一定的软件应用程序，大大降低了行文过程中人为因素的干扰，从而规范了管理流程。
2.办公自动化可以减少资源浪费
伴随着办公自动化技术的广泛应用，无纸化办公变得更加绿色和环保。高校行文的流转从纸质流转变为电子化的网络方式流转，起草、审阅、修改、签批、发布、存档、查询一系列流程均可以用网络实现。无纸化办公在操作中大大减少了纸质文件的印发，节约了资源，文件的传递和查阅变得更加准确高效，管理更加方便，体现出纸质文件不可比拟的优势。
3.办公自动化可以加速信息传递
在传统办公模式中，高校师生向校领导反映问题只能通过教代会或学生座谈会等途径层层上传，时效性低，容易耽误问题的解决。而运用了办公自动化系统之后，师生们可以直接通过网络系统中的书记信箱、校长信箱等板块第一时间将工作、学习过程中遇到的困惑和发现学校管理上存在的问题反映给校领导。信箱的匿名信也可以让师生无顾虑地真实反映问题，从而推动学校民主化、和谐化进程。
4.办公自动化可以有效地实现资源共享
高校管理工作中所涉及的信息量庞大且复杂，往往信息的传达需要逐级传达、层层落实，耗费大量的时间，信息丢失、疏漏、削减情况时有发生。而通过运用办公自动化系统上传通知、文件、通讯录和教学等资源，能让高校全体师生员工根据权限第一时间充分掌握和占有相关信息，随时了解学校的运转情况，有效地减少会议的召开。
二、高校办公自动化系统实施中存在的问题
1.办公人员使用办公自动化系统的专业技能和熟练程度有待提升
办公自动化系统对网络等新的信息技术要求较高，有些高校行政管理工作人员对新技术不了解、不熟悉，导致操作失误，从而降低了工作效率。还有部分人员习惯于多年工作中养成的规律，很难脱离纸质公文流转的形式，甚至排除使用办公自动化系统，导致系统推进的初期阻力较大。
2.办公自动化模式与传统办公模式的衔接问题
目前，虽然多数高校已经启动了信息化办公，但还未全面进入常态化。许多高校办公自动化系统的使用由于缺乏对系统的管理经验，缺少完善、严格的管理机制，许多网上办公进程得不到很好的实现。例如一些文件的签发还是需要手签名，文件存档还需要存纸质版，再加上电子文档的法律效应还未完全得到公认，因此在一段很长的时间内，还是需要自动化办公与传统办公模式相并存，这样反而增加了工作量。但是完全无纸化办公依旧是社会未来发展的趋势及高校今后努力的方向。
3.办公自动化系统的网络安全问题
高校办公自动化系统的顺利运行需要强有力的安全保障支撑。在高校行政办公各个环节中包含着许多重要资料和文件，一旦系统被破坏，电子文件很容易就被复制、修改和删除，办公数据将会丢失和遭到篡改，从而给学校带来重大的损失。因此，学校必须定期加强办公自动化系统方面软、硬件的投入及建设，增强网络安全意识，使一些非法人士无机可乘，保障高校各项工作顺利开展。
三、解决方案
1.领导重视是办公自动化系统全面推广的保障
办公自动化的应用是高校发展的重要工程，也体现了高校的管理水平。高校领导如果能积极参加办公自动化系统的前期调研、论证，建设实施，推广应用，那么办公自动化在全校范围内推广会更加顺利。反之如果领导重视程度不够，自己都不太愿意尝试使用办公自动化系统，那么原本就在全校推广应用中存在的困难与阻力无形中就会增大。所以，领导如能认识到办公自动化在高校工作中的重要作用，为推行办公自动化系统营造良好的发展环境，那么办公自动化的.推广和应用将会顺利进行。
2.增强教职工的服务意识
教职工的服务意识是办公自动化系统全面推广的基础，高校教职工学历层次较高，相比其他一些单位更具有信息化办公的优势，但是部分管理人员习惯了传统的办公模式，不愿主动接受新鲜事物，甚至拒绝使用网络办公。因此，增强教职工的服务意识，能够从本质上推动办公自动化系统在高校管理中的顺利运行。
3.做好全校教职工的培训和推广工作
办公自动化技术是一门新兴科学，借助电脑网络、通信技术、信息技术及多种先进的自动化设备来实现。高校工作人员必须了解相应的业务知识和掌握一定的操作技能。在办公自动化系统试运行之前，应该组织全校办公自动化系统的使用者进行全面的培训，并且根据权限、部门等不同用户做相对应的培训。学校领导、部门负责人、部门秘书、系统管理员的操作权限及内容不同，应该分别培训，做针对性的讲解。在办公自动化试运行的初期，应当从纸质文件和电子文件流转并行，过渡到只采用电子文件流转的方式，让全校使用系统的人员能够逐步适应并且熟练操作办公自动化系统的流程。对于积极学习、参与和推广的部门、单位及个人，可以进行表扬，以充分调动广大教职工的积极性。
4.电子文件与纸质文件同步运行与管理
在办公自动化系统运行的过程中，虽然纸质文件大幅度减少，学校的行政管理工作基本都以电子化办公的形式运转。但电子文件并不能在所有环节都取代纸质文件，如，在存档环节纸质文件作为实实在在存在的物质，具备原始性、真实性、永久性，这是电子文件不能取代的。还有对待某些涉密文件，根据保密法相关规定，不能通过网络进行办理、传递，还是得使用传统的纸质文件。所以高校在实际工作中，必须采取电子文件和纸质文件相结合的方式，同步运行，取长补短，建立电子方式和纸质方式一体化的办公自动化综合系统。
随着高等教育事业的快速发展，高校的行政管理工作更加复杂和繁重，在信息化的大背景下，办公自动化成为高校未来发展的必然趋势，绿色、环保的电子化、无纸化办公也必将带来管理模式的新变革。办公自动化系统的推广和应用是一项长期工程，要根据在各学校中实际运行状况随时维护和更新，不断完善。我们应该积极发挥办公自动化的优势，最大限度地发挥其管理、服务功能，提升工作效率，提高高校管理水平，使高校行政管理工作的运转达到新的高度，促进高校和谐发展。
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