办公自动化在商场中的应用

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办公自动化在商场中的应用

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办公自动化在商场中的应用

　　许多企业借助先进的办公设备，实现办公科学化、网络化、自动化，改进了办公质量，缩短了办公周期，提高了办公效率。通过科学的管理方法，还提高了管理和决策的科学化水平，实现了办公业务的自动化。如今，连商场也引用它来进行工作和管理，我市的黄州商场便是如此。

　　1、黄州商场简介

　　黄州商场是黄冈最大的商场，在黄州区拥有5个分店，在黄冈市管辖的九个县市中都有分店，在很多乡镇还设有便民店，如今便民店多达几百个。前两年，商场为了进行有效的管理，引进了办公自动化系统，两年来，领导很重视这件事，亲手抓应用和管理，办公人员的计算机动手能力和网络安全意识大有提高，文化素质普遍提升，综合实力不断高攀，业绩也如百尺竿头更进一步，不断在刷新。

　　2、具体应用效果表现在如下几个方面

　　1)拓宽进货渠道。

　　商场的进货原来一直是几个专门的人负责，和几个固定的供应商合作。有了办公自动化后，各类资源共享，各个地方各种产品的信息都云集到网上。采购人员只要在网上搜索查看，通过系统决策分析的数据和方法，就可以选择适销对路的、品质优良的、价格合理的商品，选择名誉较好、诚信度高的供应商。然后看样、谈价、签单订货，有的甚至还可以亲自去单位考查生产情况。这样就可以从多个厂家多个渠道进货，保障进到的商品是正宗的畅销商品。系统还提供严格的采购控制环节，包括合同管理、下达订单、处理退换货、采购结算等，加强对采购过程的管理。

　　2)拓宽销售渠道。

　　自从用了自动化办公后，销售业绩不断攀升，因为哪种货物卖得好，顾客需要哪种类型、哪种品牌的货物，都能通过系统反映上来，商场可以有针对性地去采购回来。另外进货渠道多了，进的商品质量好了，各种商品齐全了，就能吸引顾客下次再来。黄州商场比较大，销售的商场小到针头线脑，大到家居电器，几乎一应俱全。顾客来一趟后，能将所有要买的东西配齐买回家。如春节买过年物资时，吃的喝的用的玩的都有，自己用的、送礼用的样样齐全。顾客选中商品后，商场能一次到位送到家。另外通过自动化的市场分析后，商场每年组织一些促销活动，如“二十周年店庆”、“欢度国庆节”、“平安夜”等，以购物打折或赠送礼品等形式来销售;还有周末带动人气的“限时、限量惊爆抢购”。每一项促销活动都有针对性，就会吸引更多的顾客，销售更多的商品，创造更多的财富。

　　3)提高职工素质。

　　商场的员工无论是管理员还是营业员都必须具备一些特殊素质，才能完成工作。管理员应具有“服务至上”的服务意识、专业知识、经营头脑和管理才能。营业员必须一专多能，能兼容多种工作，有较强的应变能力，能及时处理解决急难问题，不仅要有一定的专业技术，还要学会与人打交道，学会礼貌服务和技巧服务。办公自动化为商场开启了一面面向社会的镜子，员工们可以通过镜子看到自己的形象，看到商场内部的优秀工作人员的表现和工作经验。并把他们作为榜样，不断自学或通过培训系统地学习服务领域，岗位要求，职业道德技巧等多种知识和常识，学习各种商品知识、“三米”微笑服务、处理顾客投诉、商品推销技巧，大大提高自身的素质。自动化可以使优秀员工的思想技能不断积累，在大家的共同努力下，全体员工不但增进了服务工作的知识，服务态度和质量得到提高，文化素质和服务技巧也明显改善。

　　4)加强协同合作。

　　商场开了很多连锁店，总部和连锁店之间要经常进行沟通，否则就是一盘散沙。可就地域而言，分店分散在各县市，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。如果企业信息化手段不足，就会导致自身管理无法及时跟进，对分散在各区域店面的控制力较弱，集中采购能力小，采购成本高，对店铺的送货不及时，从而使企业链步入恶性循环，规模效益与集约经营无法统一。使用了办公自动化软件后，将分散在各个分店的电脑连接起来，形成了一个偌大的虚拟办公场所。各个店的信息和情况就能及时汇总到总部，总部领导的决策也会很快下达到各个分店，实现了信息交换、统一管理与流程控制。因此提升了后端与前端的协同作业能力，打通了各种跨组织、跨地域、跨系统团队之间的联系。各个分店之间也能相互沟通，交流经验，共同盈利，从而全面提升团队工作效率，降低协作成本。

　　5)方便顾客沟通。

　　顾客是上帝，顾客满意了，生意才好做。商场利用办公自动化牢牢抓住顾客的心，开启网上“意见本”让顾客挑刺，找商品的不足，找工作人员的不当之处，然后进行甄别，有则改之，无则加勉。“建议本”让顾客提出宝贵的意见，指出自己偏爱的商品，为商场的发展献计献策。“领奖台”设置奖品奖金发放给在商场消费比较多的顾客，也奖给出谋划策的人。顾客和商场互动多了，对商场就有感情，在购物中实实在在的体验到人性的被尊重后，将极大地提升他们的满意度和忠诚度，就愿意经常来消费。作为商业服务企业只有更多地关注顾客分析和面向顾客的营销，全方位掌控顾客资源，提升顾客服务质量，建立和维护与顾客之间亲密和持久的关系才能获取收益。

　　6)加强领导监管。

　　单位大了，位置分散了，领导要掌握各个部门各个员工的信息比较费时费力。办公自动化特点之一就是集成信息，提供领导需要的一些准确数据，实时、全面掌控各部门的工作办理状态。现在只需要打开自动化系统就能了解每个部门、每个职员的进度和状态，了解每日的进账和出账情况。了解市场行情的变化，研究商品流行趋势，掌握第一手资料，分析知名品牌的经营规模，认真学习其他先进企业的管理方法。查找自身管理工作存在的不足，了解哪些地方需要改善，哪些环节还可以挖掘，拓展新思路，努力开发创造利润的新途径。由此就轻松地加大了管理力度，增强管理层对组织的控制力，强化领导的监控管理，做到管理精益求精，起到事半功倍的管理效果。

　　总之，办公自动化系统不仅能帮助商场实现进货、销售、库存的管理，还能实现收支、往来款管理，不仅管理了本单位职工，还管理了供应商、顾客。各分店、各部门通过共同的事业、共同的目标、共同的责任团结在一起，和谐相处、共同协作，尽最大努力求得各方面的“共赢”。

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