无纸办公自动化

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无纸办公自动化

　　在党和国家号召构建节约型社会、和谐社会，倡导绿色环保的今天，我们对于纸张的浪费和由于对已经普及的计算机、网络利用率低的原因而造成的纸张无必要使用的情况应该有所行动。

　　在文秘这个岗位上的一年多时间里，在日常收发文件的过程中接受着纸张无必要的浪费实施，对于这种现状分管领导及部门领导也都看在眼里，急在心里，所以今天我想把自己对于无纸化办公的一点不成熟想法弹出来，看是否符合本单位的实施前提。从而为绿色环保作出一点贡献。

　　一、背景

　　随着现代通信技术的快速发展，局域网络系统被广泛应用于日常工作中。它在提高工作效率的同时，有效地压缩了办公成本，好处显而易见。因此，倡导“无纸化办公”模式是加快现代行政事业单位发展的重要步骤。

　　所谓“无纸化办公”，顾名思义就是指利用现代化的网络技术进行办公，主要传媒工具是计算机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务及事务的处理。它的最终目的是规范办公流程、提高办事效率。我们说任何一项系统的上线都应该代表着合理、简便、安全的作业方式或方法。“无纸化办公”的第一作用就应该是提高生产效率，达到避免浪费，降低办公成本的目的。

　　当今中国经济正在走转变发展方式之路，从外延式向内涵式转变。因此，深刻理解“无纸化办公”的真正内涵，从而建立起发展科学化、办公规范化、服务标准化、管理节约化的新“四化”行政办公显得尤为重要。

　　二、具体实施

　　我处现在收到的主要上级来文单位：市交通运输局和省运管局基本可以做到了电制版的传送，故是否有望跟主要的上级主管部门进行衔接和协调将来文方式改变为电子版。如有部分的重要文件需要纸质存档，在有电子版的情况下，也十分简便，打印存档便可。而公文的传阅及办理均可通过网络实现。可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息引入到办公自动化网络系统当中。通过对文件传阅、审批流程的定义，便可在网络中对文件进行亲笔圈阅、批注和签名，从而使不同用户可对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署，对文件进行的亲笔圈注、签名信息均可被保存，并可进行打印输出。只要会写字，不需要学习繁琐的键盘输入方法，就和日常在纸上办公时批阅、签署文档一样，就能方便地使用含有电子笔迹技术的办公自动化系统，从而大大减少了培训工作量，这对最终用户和开发商都有利。

　　领导办公可以与工作的各环节紧密结合，动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。可以利用动态电子签名认证可以实现可靠的身份确认功效，比传统键盘密码更安全、更有效。用动态签名认证来替代传统密码口令验证，极大增加系统中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。

　　含有电子笔迹技术的办公自动化系统可以大大减少重复劳动，它可以使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来，同时也能处理流程上多环节的任务。可以方便进行各个环节的审核、批复、签字，同时也可以进行不同环节批复的查询。不仅解决了传统办公的效率低下和纸张浪费状况，而且也解决了因领导无法使用烦琐的现代办公自动化系统而闲置的信息化投资。

　　那么厚重的文件，占用巨大空间的文档室逐步都可以浓缩在电脑和移动硬盘里，不知环保还可以为单位节省空间和资源。对于安全性的考虑我们可以将文件多备份几份便可。至于购置移动硬盘的成本肯定低于每年大量的纸张使用和浪费而付出的代价。

　　三、无纸化办公的效果

　　无纸化办公实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，实现办公自动化，并进行远程办公或在外办公，改善工作进度方便工作者。

　　无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来，从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理趋于完善。通过信息化建设，开展电子商务、电子政务，其具体效果有四个方面:

　　(一)整合资源

　　通过网络技术将单位的人力资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用，实现各种资源的互相促进和增值，形成正规、科学、开放的单位的制度和文化，保持单位旺盛的生命力，保证单位健康持续发展。

　　(二)加快信息流通

　　领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作人员们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和单位文化。规范办公流程

　　建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让单位充满活力，促进单位持续发展，使工作人员责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。

　　提高办事效率

　　有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公，领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督，提高执行效率和力度。

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