OA系统审批什么

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OA系统审批什么

　　顾问要面对的是基层操作人员，中层管理人员，高层决策人员的挑战和不解。那么为什么顾问要求要精简审批环节呢，尤其是高层的审批，而高层审批究竟是审批什么呢，怎样精简才能平衡效率与风险?

　　在风险管控的前提下精简审批环节对公司有诸多好处，例如可以提升业务运行效率，提高公司灵敏度，提升客户满意度，降低管理成本等等。在此就不举例详述，总的来说精简不必要的审批签字环节可以提升公司内外部客户的满意度，减少不必要的时间成本和管理浪费。

　　各层人员极力反对审批环节精简对于不同层次人员的心态大概有以下几种：对于基层人员没有权力但又要承担相关工作和风险，因此基层人员出于自我保护的需要，会要求每项业务中OA办公系统都要有领导签字，如果执行过程中出了问题或者事后追查的时候就可以拿出签字文件来自保，“你看这是某某领导的签字，领导是同意的，我只是执行人员，因此这个问题和我没有关系”。要打板子首先从领导打起!除了基层这种自我保护心态，有时候基层执行人员为了推动工作需要高层领导的签字来支持，同样是基层人员没有权力，推动其他人员配合工作，尤其是跨部门和高于推动人员的工作级别的时候总会显得很无力。那么拿着领导的签字的时候其他人员的配合度会高一点，执行推动的基层人员说话的时候底气也会足一些。这种现象是公司流程体系建设滞后的原因造成的，因此在流程建设处于空白阶段的企业这种现象会比较明显。

　　OA办公系统层层签字对于中层人员也可以规避责任，在官僚体制思维主导的现在中国社会，层层签字可以相互自保，规避责任。在国有企业中这种现象尤为明显，出了问题大家都有责任，几十个签字在上面，几十个人都要承担责任。其实问题的源头只在执行人员执行是否到位，是否按照要求和制度做事，后面几十个人的签字都属于层层监督前面一个是否做到位。这种中层人员的层层签字的作用只是盖个“萝卜章“而已。法不责众出了问题谁都不担责任，如果实在要找个人负责，那就看看谁在公司没有靠山，然后找他做个替死鬼。于是国有企业里面经常会出现一个特殊的群体——充满血泪史”临时工“。

　　高层要求要签字审批有些是出于防止权力旁落，在一些涉及到利益敏感的事项方面，小部分高层管理者抓住签字权不放，以便为自己攫取利益。这种情况在国有企业中比较明显，私营企业中相对好一些。另外大部分是出于高层管控风险的习惯，一些高层管理者是企业的创始人或者合伙人，对于企业管理事必躬亲。同时在企业从小到大的发展过程中一直有签字审批的习惯，小到五块钱的付款审批大到五千万的投资决策。企业管理小的时候是这样，发展壮大了以后管理审批手段依然没有变化，每天高层管理人员要面对一堆的审批单据，审批到深夜。同时财务和采购等一些执行部门，只有看到最高决策者的签字才执行，其他人的签字一概不认，也导致层层审批，繁琐复杂。同时在企业发展过程中因为某些环节出现问题，或者某些人违背职业道德做出了损害公司的事情，高层管理者只能加强监管，增加签字环节。

　　签字审批是管理者的日常工作一部分，但是很少人去思考审批的作用和意义。“审批究竟审批什么”一般来说审批的作用有以下三点：审批真实性，审批合理性，审批授权。对于真实性来说，就是这件业务有没有发生，数据对不对，主要是用于防止造假。真实性的审核一般在基层操作人员的主管和经理，他们是最靠近业务端的管理人员，有第一手的信息和资料，因此他们是审核真实性的主要责任人。合理性的审批一般是对照制度、规范、要求对业务的合理性进行复核，保障业务的运行没有违反公司的管理要求。有些公司在OA办公系统也将这项工作合并到主管或者经理层以减少不必要的浪费。如果一项业务的发生是真实的，并且没有违反公司的业务运营规则，在公司的管理风险范围内，那么它就可以畅通无阻的运行下去直到业务完成关闭为止。然而有时候涉及到一些重大关键的业务需要高层管理者知晓并授权的时候，就需要高层管理者授权签字，只有他们的签字授权才产生效力，比如某个部门的设立，某个管理人员的任命，需要类似于国家主席令的签发才能被认可。

　　当然不是认识到了审批的真正作用和无谓的审批对公司运营造成的伤害，我们就能立马进行精简审批环节。要进行精简需要提前做好相关工作，平衡风险与效率，做到及保障公司运行又能有效防止大企业病的发生。做到”大象也能跳舞”的灵巧。一般来说精简审批环节需要按照以下原则进行：事前风险控制，事中监督，事后稽核。

　　很多公司建立预算体系，其作用就是提前控制风险，超过预算要申请，走例外审批流程。财务部门做好超预算预警。风险的管控由财务部门，业务部门管理者共同承担。日常运营中的工作审批环节权限下放到业务部门管理者身上，给你审批权，给你资金使用权利(不超全年或季度预算)、但是你需要完成公司年度或者季度的任务要求。权、责、利分明，有利于业务部门管理者调配资源，提升业务的灵活性和业务管理者的积极性。高层管理者也不会陷身于日常业务签字审批之中，有更多的时间去思考公司生存和战略方向的工作，以便应对变化日益加快的外界环境。

　　现在很多公司信息化有一定的基础，如果邮件系统和OA办公系统以及其他数据库做好接口集成。每一项业务的申请和启动以后可以设置抄送功能，将OA办公系统业务信息抄送给到相关的高层管理人员。高层管理人员有兴趣的话可以通过OA或者邮件链接看到业务的运行各个环节，想看可以看，但是不影响业务的运行。就像孔子站在大河旁边感叹一样：“逝者如斯夫，不舍昼夜”!孔子并没有拦河筑坝截断日夜奔流不息的河水。

　　精简以后需要有定期和不定期的稽核，稽核工作就像一把达摩克利斯之剑。天天悬在业务运行之上的一把利剑，让业务执行人员和管理人员知道有一种威慑。如果越界就有可能受到惩罚，惩罚将是没有任何借口可以免责。这种惩罚是连带责任，业务执行人员和业务管理人员共同受罚，这样的作用在于警示管理人员审批和时候要有责任心。如果是业务执行人员水平不足，那么业务管理人员有责任培训教导业务执行人;如果是业务执行人员有意蒙蔽，业务管理人员有责任审核真实性合理性。

　　很多公司没有做好事前风险控制，同时也没有事后的稽核处罚，将所有的管理控制工作都放在了事中管理上，因此不敢轻易精简签字审批环节。谈到精简签字环节的时候就心跳加快，紧张的不得了，极力反对，并提出公司历史上的某些事故案例来支持说明取消某些签字环节后的风险。

　　管理者如果没有想清楚审批什么，那么他在OA办公系统所签字审批的环节都需要推敲，不然这些“萝卜章”的审批签字环节都是影响效率、浪费资源的罪恶之源。

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