协同办公OA系统使用管理规定

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协同办公OA系统使用管理规定

　　集团OA系统内容包括协同办公、流程管理、公文管理、规章制度、文档管理、新闻管理、会议管理、个人日程、个人设置、办公助手、常用资料等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

　　第一章总则

　　第一条为加强集团协同办公平台系统(以下简称集团OA系统)管理(地址：http://oa.chinagrandinc.com)，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，结合工作实际情况，特制定本规定。

　　第二条集团OA系统内容包括协同办公、流程管理、公文管理、规章制度、文档管理、新闻管理、会议管理、个人日程、个人设置、办公助手、常用资料等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。自2016年5月1日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按线下纸质文件流转规定办理。

　　第三条本办法适用于使用集团OA系统的集团总部各部门及下属各成员企业。

　　第二章管理机构

　　第四条集团信息管理部负责集团OA系统的规划、推广和系统日常运维管理，主要职责为:

　　(一)负责系统用户账号、用户权限、功能开发、系统配置等运维管理工作。

　　(二)征询各使用单位意见和建议，组织解决各使用单位在使用过程中出现的各类新需求、新问题，持续对系统功能进行优化升级。

　　(三)负责对系统用户进行培训指导和支持服务。

　　(四)其他技术支持工作。

　　第五条集团OA系统的员工账户、组织架构和职级关系等信息由集团OA系统与eHR系统共同负责，相关信息以集团eHR系统为依据，由集团公司和各成员企业人力资源部门负责及时维护集团eHR系统，确保相关信息正确无误。集团eHR系统每天晚上自动将当天入职、离职、异动等信息传递到集团OA系统，并根据在eHR系统录入的相关信息，在集团OA系统中自动生成或注销用户账号。集团eHR系统的主要职责为：

　　(一)负责及时完成eHR系统上的入职、离职、异动信息录入。

　　(二)集团OA系统与eHR系统信息对接的其他相关工作。包括：部门名称、部门负责人、岗位信息、岗位上下级关系、员工姓名、手机、邮件地址、AD用户名等。

　　第六条集团公共事务与品牌部负责集团OA系统“远大新闻“和”远大快讯“模块信息的发布管理，主要职责为：

　　(一)远大新闻发布：按照集团相关管理规定，及时发布集团内部新闻。

　　(二)远大快讯发布：按照集团相关管理规定，及时发布集团内部快讯。

　　第七条集团管理审计委员会负责集团OA系统规章制度的发布管理，主要职责为：

　　(一)集团本部适应制度发布：按照集团相关管理规定，及时发布集团本部相关制度文件。

　　(二)成员企业适应制度发布：按照集团相关管理规定，及时发布成员企业管理相关制度文件。

　　第三章使用单位

　　第八条集团OA系统使用单位为集团总部各部门及下属各成员企业。

　　第九条各成员企业应确定一名系统管理员负责集团OA系统在本企业的应用推广和日常使用管理，及时向集团总部反馈系统应用问题和相关需求，并指导本企业用户正确使用集团OA系统。

　　第十条使用单位需变更系统中相关流程的，请及时在OA系统中向集团信息管理部提交“审批流程变更申请”。

　　第十一条使用单位需变更系统中现有账号权限的，请及时在OA系统中向集团信息管理部提交“用户账户权限变更申请”。

　　第十二条使用单位需提交系统问题或BUG的，请及时在OA系统中向集团信息管理部提交“系统问题反馈表”。

　　第十三条使用单位需提交系统新需求的，请及时在OA系统中向集团信息管理部提交“新增业务需求申请”。

　　第四章使用人员

　　第十四条从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，遵守集团信息安全管理规定，妥善保管系统管理员的用户名和密码，尽职尽责，保证工作质量，维护集团OA系统信息安全。

　　第十五条系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度和信息安全管理规定,按本规定第七章要求妥善保管个人账号和系统登录密码，熟练掌握集团OA系统的操作方法，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

　　第十六条为保证各类电子文件的及时收发，系统使用人员原则上应该全天在线，特殊情况下应保证至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作。具体业务规则参照本规定第五章和第六章的要求。

　　第五章电子公文

　　第十七条在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位和集团行政办公室负责。

　　第十八条公文带有不方便进行电子化处理的附件(如物品等)的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。

　　第十九条电子公文的制发由电子公文制作、提交、审批、发布等环节组成，由跨部门多个工作人员完成。

　　第二十条提交电子公文时，应选择公文的主送、抄送单位，并设置允许阅读、打印的权限。

　　第二十一条系统完成公文审批操作的时间为电子公文的发布时间。

　　第二十二条使用单位应按时接收、查阅电子公文。

　　第二十三条打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。

　　第六章其他业务管理规则

　　第二十四条日常办公

　　(一)员工休假：员工请休病假、事假、年假等，须经集团OA系统填写请假单，提交领导审核。

　　(二)会议管理：会议的召开由会议发起人在OA上提前进行会议室预约。

　　(三)通知公告管理：OA系统的公告管理已经按权限下放到各职能部门管理，由各职能管理部门按照管理规定统一实行内部负责制管理。

　　(四)其他事项呈报和工作流管理：各单位需要呈报工作事项，须按事项类别正确选取相应的流程表单模板，在集团OA系统中提交审批。

　　第二十五条使用单位应保证通过集团OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

　　第二十六条系统各级使用人员应保证OA系统办公业务的响应时间，及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。网上公文及工作流审批涉及到的工作人员，除特殊情况外，其处理时间原则上不超过1个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理，或者通过手机等移动客户端办公，不得延误流程的审批。

　　第七章安全保障

　　第二十七条集团OA系统使用人员应严格遵守集团信息安全管理规定，所有用户须对自己账号和密码的安全负责，应妥善保管个人用户账号和系统登录密码。

　　(一)所有OA系统用户应在登陆OA系统的第一时间修改默认初始密码，密码规则为6位以上(含6位)英文字符与阿拉伯数字的组合。

　　(二)系统使用人员应妥善保管个人用户账号和系统登录密码，并定期更改系统登录密码。用户账号和系统登录密码不得随意泄漏给无关人员。除集团总裁批准的特殊岗位外，其他任何人不得使用别人的账号和密码进行系统操作处理。

　　(三)使用人员若密码丢失，应及时与集团OA系统管理员取得联系，由系统管理员恢复系统默认初始密码，随后用户应及时登录系统按上述密码规则修改正式密码。

　　第二十八条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户，不得篡改和破坏系统信息。

　　第二十九条未经同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不允许公司无关人员及外部人员下载集团OA信息。

　　第三十条联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来移动数据盘应检测，以防病毒入侵。

　　第三十一条使用单位应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与集团信息管理部联系，确保系统正常运行，不得乱设、私设系统的使用人员。

　　第三十二条使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。

　　第三十三条使用单位应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守集团保密纪律与保密规定。

　　第三十四条系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，因技术因素导致系统不能正常工作的，使用单位应及时向集团信息管理部反馈。