提高PPT制作效率的技巧

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提高PPT制作效率的技巧

　　有些人虽然能把幻灯片做的很美观，但花的时间太长，还有些人，虽然做的很快，但抱歉，看完作品想自杀，太丑了。所以说，好和快是检验一个人制作幻灯片的重要手段。

　　1、优化制作流程

　　我见过很多朋友都有这样的一个坏习惯，那就是在做幻灯片时，在页面上放一页内容，设计一页，再放下一页内容，再设计，如此循环往复。

　　这样是典型的前流水线时代的做法，效率极低。而且会造成一个假象，那就是，觉得把幻灯片设计美观，就足够成为一张优秀的幻灯片了，殊不知，内容好才是真的好啊，拿设计来弥补内容的缺陷，压根都不靠谱啊!

　　那么，如何优化制作流程呢?方法很简单，就是先理清内容之间的逻辑关系，逐页地放到对应的 PPT 页面上，然后，再统一地对所有页面进行设计。

　　而这，正是流水线作业模式。

　　你就说，是不是能提高效率?

　　2、设计方案(包含默认字体、配色以及背景)

　　想必我们都遇到过这样的问题，当我们都在默认模版中写内容时，默认的字体是宋体，默认背景是白色，默认的色彩是这个。

　　而如果我们能在制作幻灯片之前，就把这些默认的设计方案进行修改的话，定义成我们想要的字体，色彩和背景。

　　那么，在制作幻灯片时，无疑会减少一大部分换字体，换颜色，换背景的重复操作，从而节约时间。

　　你就说，是不是能提高效率?

　　3、提前设计几个常用的内容版式。

　　我们都做过幻灯片，都知道在一套完整的幻灯片中，难免会有些内容是相似的，比如说某几页都是展示表格的，某几页都是放视频的，还有几页是展示大段文字内容的。

　　对于这些内容相似的页面，我们可以提前在幻灯片母版中设计几款对应的内容版式。

　　这样，当做到这些内容时，我们替换到对应的版式即可。从而减少了重复设计内容版式的操作。

　　你就说，是不是能提高效率?

　　4、掌握一些常用的快捷键。

　　我简单列一下。

　　CTRL+G 组合

　　CTRL+L(R) 左(右)对齐

　　CTRL+S 保存当前文件

　　CTRL+Z 撤销操作

　　ALT+F5 显示演讲者视图

　　ALT+F9 显示(隐藏)参考线

　　ALT+F10 显示选择窗格

　　F5 从头开始放映幻灯片

　　当然，如果你记性好，可以去网上查看更多，反正，我常用的，就这么几个。

　　5、学会改造软件，把常用功能添加到快速访问栏。

　　当我们在制作幻灯片时，勿容置疑，肯定需要对页面上的元素执行一些操作，比如说查看动画窗格，对元素进行排列对齐等等。

　　如果按照软件默认的功能操作路径来执行的话，比如说要让页面所有元素进行左对齐，我们需要先选中全部元素，然后点击开始，排列，对齐，左对齐，总计5个步骤。

　　但是，如果我们直接把左对齐功能自定义到快速访问栏，那么，这时候，我们再想让页面所有元素进行左对齐，那么，我们只需要两步，选中元素，左对齐即可。

　　同理，其他功能也可以采取这样的方式进行设定。

　　你就说，是不是能提高效率?

　　6、利用作弊手法。

　　也就是说，善于利用软件中的格式刷和动画刷功能。只需要对元素添加一次效果，那么，就可以将这种效果快速 COPY 到其它元素上面。

　　比如说，你想把 A 元素的动画效果，快速添加到 BCDEFG 上面，那么，只需要双击动画刷按钮，在 BCDEFG 上面各点一下，就可以应用相同的动画效果。

　　同理，格式刷功能也一样。

　　你就说，是不是能提高效率?

　　7、建立常用的素材库。

　　如果你经常做的幻灯片内容是相似的，比如说经常做本公司的一些 PPT ，那么，你就可以建立一个常用的素材库，比如包含经常使用的小图标，图片素材，矢量形状等。

　　截图来自：旁门左道读者 Lincoln

　　这样，当你在以后每次制作幻灯片时，都可以从中进行挑选。省得你每次都要重新寻找素材。

　　你就说，是不是能提高效率?

　　8、学会套用模版网站作品的版式设计。

　　想必很多人都遇到过这个情况，在对幻灯片美化设计时，经常会遇到没有头绪，打不开思路的情况。那么，如果干耗着，其实也想不出什么结果。倒不如去套用模版网站上作品的设计风格。

　　这不丢人，毕加索说过，好的设计师靠借鉴，伟大的设计师靠偷。偷取别人的灵感，融合到自己的设计中，能帮你省去不少思考时间。

　　你就说，是不是能提高效率?

　　9、掌握3个小功能和两个小插件。

　　为了能够帮助用户提高效率， PowerPoint 软件中也提供了一些小功能可以使用，我在这里跟大家简单说一下。

　　一是全局替换字体。

　　如果你的幻灯片做到一大半，忽然被通知，要求更换另一种字体，那么，如果再逐页对字体进行更换，难免费时费力。

　　软件提供有一键更换字体的功能。

　　你就说，是不是能提高效率?

　　二是快速进行图层调换。

　　说白了，就是对页面元素的层级关系进行快速调整。如果页面层级关系较少，比如只有一张背景图和一段文字的话，那么，因为只有两层，这时候就用不上这个功能了。

　　而如果层级关系较多，比如有几百层，那么，为了能够精准快速对图层进行调换，就不得不使用这个功能了。

　　拖动图层位置，就可以调整其在页面上的层级顺序。

　　你就说，是不是能提高效率?

　　三是一键去除动画。

　　我之前就遇到过一个朋友， PPT 小白，刚毕业，被要求做一个商务年会的 PPT ,很用心的添加了很多酷炫动画，结果被主管告知，不要使用动画。

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