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办公自动化最常用技巧汇总
今天yjbys小编为大家分享办公自动化最常用的技巧,你用半小时或更多时间完成的工作,学会以下技巧,只需要几秒种即可完成。
去掉自动编号功能
点击“工具→自动更正选项”,打开“自动更正”对话框,进入“键入时自动套用格式”选项卡,找到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”复选项,取消前面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。同样也可去除“画布”,方法是:点击“工具→选项”,进入“常规”选项卡,去除“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。
画出不打折的直线
在Word中如果想画水平、垂直或“15o、30o、45o、75o”角的直线,只须在固定一个端点后,按住Shift键,上下拖动鼠标,将会出现上述几种直线选择,位置调整合适后松开Shift键即可。
加减乘除轻松输入
i和I在中文输入法智能ABC中有着特殊的意义,它们可以作为输入小写和大写中文数字的前导字符,还可以用来将数字运算符号变为相应的汉字,在i或I后面输入+、—、*、/,按回车键或空格键,即可得到与之对应的汉字加、减、乘、除。
excel技巧
1两列项目核对
两个表的数据需要核对出哪些是相同的,当数据很多时如果手工一个个的勾需要很长时间,其实只需要一个小小的公式即刻搞定。
=COUNTIF(D:D,A2)
注:值为1的为重复项。
2查找重复值
面对一个有几万行客户信息表,如果想一下找到重复的行,手工估计一天也找不出来,这时你只需要:
选取列 - 开始 - 条件格式 - 突出显示单元格规则 - 重复值
3删除重复记录
曾经客服部一个同事让我去帮一个忙,原来领导让她把客户消费记录中重复的行删除掉,一个客户只保护一行。她说删除了几个小时还没删除完成。其实这个工作也只需要几秒即可完成。
选取区域 - 数据 - 删除重复项
4转换万元显示
有这样一个销售表
需要把金额转换成万元显示,一般我们是用自定义格式或选择性粘贴除的方法。这里用第一种方法。
选取数字列,按ctrl+1打开单元格设置窗口,数字 - 自定义,在右边框中输入自定义代码: 0"."0,
万元显示实现了,唯一的遗憾是有一个小数位。
今天发现有一个方法,即能实现万元显示又能显示为整数。
操作很简单,就是在输入的自定义代码中做文章。
0"."0, 在输入代码后,在第一个0后,连接按两次组合键Ctrl+j(插入2个换行符),最后把单元格格式设置成自动换行即可
5截取括号内字符
如下图所示,需要把括号里的内容提取出来。看上去只有手工编辑。其实有多种方法批量处理,最快的就是替换。
查找 *( ,替换为空,查找)* ,替换为空
6保存excel中的图片
在excel表中有很多插入的图片,如果需要每个图片都另存为一个文件。你是在用截图软件一个个截吗?其实有一个非常简单的方法。
文件 - 另存为 - 网页格式,图片就会自动另存为图片文件
7删除excel中的图片
从网页上复制表格时,常常会把网页上的一些小图形图片也粘贴进来,有时会达上千个,这时如果你一个一个的删除,一上午也删除不完。这时只需一下就能清除干净。
ctrl+g打开定位窗口 - 定位条件 - 对象 ,就可以选取所有图形图片,然后按delete键删除。
8转换数值格式
从其他软件或网上导入到excel中的数字,很多情况下是无法计算的文本型数字。很多人的做法是先把格式修改为数值类型,然后逐个双击单元格。这个方法是很笨的。应该这么做:
双击第一个单元格,当左上角出现绿三角时,选取所有数字区域,打开绿三角并点击“转换为数值”即可。
9制作PPT数据分析板
公司每个月都要制作本月销售分析PPT报告,这时需要做的工作就是把在excel中制作好的数据表格和图表粘贴到PPT中,然后再编辑排版,很费时间。其实这些工作都是多余的。只要你在第一次进行如下操作,以后只需要打开PPT模板,excel表格中的数据会自动更新到PPT中。
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