项目管理系统简介

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项目管理系统简介

　　项目管理系统，就是项目的管理者应用专门管理项目的系统软件，在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理。它从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。

　　简介：

　　按照传统的做法，当企业设定了一个项目后，参与这个项目的至少会有好几个部门，包括财务部门、市场部门、行政部门等等，而不同部门在运作项目过程中不可避免地会产生摩擦，须进行协调，而这些无疑会增加项目的成本，影响项目实施的效率。

　　而项目管理的做法则不同。不同职能部门的成员因为某一个项目而组成团队，项目经理则是项目团队的领导者，他们所肩负的责任就是领导他的团队准时、优质地完成全部工作，在不超出预算的情况下实现项目目标。项目的管理者不仅仅是项目执行者，他参与项目的需求确定、项目选择、计划直至收尾的全过程，并在时间、成本、质量、风险、合同、采购、人力资源等各个方面对项目进行全方位的管理，因此项目管理可以帮助企业处理需要跨领域解决的复杂问题，并实现更高的运营效率。

　　项目管理系统的应用从80年代仅限于建筑、国防、航天等行业迅速发展到今天的计算机、电子通讯、金融业甚至政府机关等众多领域。目前国内，对项目管理认识正逐渐深入，但要求项目管理人员拥有相应资格认证的还主要为大的跨国公司、IT公司等与国际接轨的企业。

　　项目管理系统是基于现代管理学基础之上的一种新兴的管理学科，它把企业管理中的财务控制、人才资源管理、风险控制、质量管理、信息技术管理(沟通管理)、采购管理等有效的进行整合，以达到高效、高质、低成本的完成企业内部各项工作或项目的目的。

　　随着IT行业的发展，IT行业内的项目拓展和投资比比皆是。为了提高项目管理水平，赢得市场竞争，特别是在加入WTO后在国内、国际市场上拥有与国际接轨的项目管理人才，越来越多的业界人士正通过不同的方式参加项目管理培训并力争获得世界上最权威的职业项目经理(PMP)资格认证。同时，大部分的IT行业项目管理人士正尝试使用项目管理系统对自己的项目进行辅助管理，为了方便大家的使用，现对项目管理作一简要介绍。

　　特征

　　成本预算

　　大部分项目管理系统系统都可以用来获得项目中各项活动、资源的有关情况。人员的工资可以按小时、加班或一次性来计算，也可以具体明确到期支付日；对于原材料，可以确定一次性或持续成本；对各种材料，可以设立相应的会计和预算代码。另外，还可以利用用户自定义公式来运行成本函数。大部分软件程序都应用这一信息来帮助计算项目成本，在项目过程中跟踪费用。项目过程中，随时可以就单个资源、团队资源或整个项目的实际成本与预算成本进行对比分析，在计划和汇报工作中都要用到这一信息。大多数软件程序可以随时显示并打印出每项任务、每种资源（人员、机器等）或整个项目的费用情况。

　　日程表

　　日程表程序主要用来对项目中各个单项资源或一组资源确定工作时间。可以用这些日程表计算出项目的进度计划。大部分系统软件都对基本工作时间设置一个默认值，比如星期一到星期五，早上8点到下午5点，中间有一小时的午餐时间。对于各个单项资源或一组资源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班时间，按非工作时间输入公司假期，输入各种换班（白天、夜晚），包括节假日以及数量单位（小时、天、周）。汇报工作进程时要用到这些日程表，它通常可以根据每个单项资源按天、周或月打印出来，或者将整个项目的日程打印成一份全面的，可能有墙壁大的项目日程表。

　　电子邮件

　　一些项目管理系统程序的共同特征是可以通过电子邮件发送项目信息。这一功能使得用户不必通过打印机或屏幕显示，直接从电子邮件中获得信息。通过电子邮件，项目团队成员可以了解重大变化，比如最新的项目计划或进度计划，可以掌握当前的项目工作情况，也可以发出各种业务表格。

　　管理要素

　　一个成功的项目，通常有三个要素：时间的要素──完成的时间要“快”。成本的要素──完成的成本要“便宜”。效果的要素──完成后的表现要“好”。

　　什么是“好”？什么是“快”？什么是“便宜”？

　　好的项目首先是功能上要满足客户的基本使用需求，同时质量可靠，安全性能得到保障。项目外观美观、独特能让人产生愉悦感，小区环境优美，适宜居住。项目的平面布局合理，最大限度利用有限的面积，营造尽可能大的可利用空间。各种水电、煤气、电信、监控等配套设施齐全，性能稳定。

　　当然除了有用和好用之外，项目的功能还需要有一定得前瞻性，即为将来可能需要具备的功能预留空间。

　　接着，让我们来谈谈什么是“快”？在我们日常的生活中，“快”和“好”一样，往往是主观的而非客观的。有时它又是凭感觉而非凭理性的。

　　要达到预期完工的要求，一定要懂得怎么把一个规模大、时间长的项目，分成不同的阶段来完成。在每个阶段中，又要根据每阶段不同的重点分别来作完工预测。工程分得越细，预测的准确性就越高。但实施起来却很困难，因为需要每个环节都不是单独，需要多部门的相互配合，协作。计划和实施都需要根据具体情况具体分析。如果一切按照计划，这就合乎快的原则，否则就是不快。该完工时完工就是快，否则就是慢。

　　至于什么是“便宜”？一个项目该花多少钱，是应该可以准确地算出来。一般的情况来说，实际的投资和预期的投资基本上都可以控制在一定得范围内。根据各分项工程的总价，项目的总价也可以得到有效的控制。但并不一定是用的钱越少，就越便宜，便宜是相当于项目的有效价值来说的。在项目实施中，同样的投资中产生的工程项目的有效价值越高，即越便宜，同样的投资产生的工程项目有效价值越低，越不便宜。

　　项目管理的目标是又快、又好、又便宜，但事实上，因为各种原因，项目很难同时达到三个目标的最大值，相当多的时候需要取舍。关键是要顾全大局，两害相权取其轻，两利相权取其重。工程项目在实施过程中，需要及时有效地处理很多项目实施过程中的具体情况，才能保证项目的成功实施。

　　总而言之，项目的目的，在于增加公司收入、节省公司支出和提升公司服务水准三点。项目的成功与否，则取决于项目完成是否又快又好又便宜。

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