公文写作与处理

　　时下，公文写作已然成了机关年轻干部理应具备的基本能力素质。而对很多刚接触公文写作的年轻干部来说，这一门必须要练的“武功”着实让人头疼不已，有的甚至畏之如虎。那么如何写公文写作？下面是小编整理的公文写作与处理，可供参考。

公文写作与处理

　　公文写作与处理 1

　　一、调查报告的含义

　　调查报告是根据某种特定的需要，有计划地对典型事物、社会问题或工作情况等，进行认真调查研究后形成的书面报告形式的公文。

　　二、调查报告的特点

　　（一）针对性。调查报告是为了解决工作中急需解决的某些问题而写作的，因此，应及时反映情况，揭露存在的问题，提出迫切需要解决的问题，回答人们最关心的问题，做到有的放矢。

　　（二）用事实揭示事物的本质和规律。调查报告不论是研究新事物、总结新经验，还是揭示问题的真相，都必须反映事物的本质特征和客观规律。

　　（三）指导性。由于调查报告有着明确的针对性，所以它也同时有着很强的指导性。

　　三、调查报告的分类

　　根据不同的标准，可以把调查报告分为不同的种类。

　　（一）按调查的范围、内容分，调查报告可分为

　　1、综合调查报告。即围绕一个中心问题，从多方面进行普遍调查，对取得的材料进行分析研究，综合整理而写出的关于这一问题的总体情况的调查报告。

　　2、专题调查报告。即对某项工作、某个典型事件、某项业务或某个问题进行系统调查和分析研究后而写出的调查报告，它包括重点调查、典型调查和抽样调查等，这种报告内容单一，范围较小。

　　（二）按作用分，调查报告可分为

　　1、反映基本情况的调查报告。

　　2、介绍新思想、新作风、新事物的调查报告。

　　3、典型经验调查报告。

　　4、考查历史事实调查报告。

　　四、调查报告的格式

　　调查报告的格式包括：标题、正文和落款三部分。

　　一、标题

　　调查报告的标题格式有两种：

　　（一）公文式标题。公文式标题有两种：一是由事由+文种组成，如，《关于某某市低保户收入消费情况的调查报告》。二是由机关名称+事由组成，如，《某某市农民工适龄儿童上学问题》。

　　（二）新闻式标题。新闻式标题有两种：一是单式，用一句话或一两个短语概括调查报告的主题或要回答的问题。二是双式，即正标题加副标题的形式，正标题写明调查的主题或中心，副标题揭示调查的范围、对象及文种。

　　二、正文

　　正文包括前言、主体和结尾三部分。

　　（一）前言：前言没有固定的格式，采用什么样的开头方法，根据主题而定。常见的开头方法有以下几种：

　　1、说明调查法。即前言重点说明调查的方法，以显示调查成果的权威性、科学性，使读者信服调查报告的内容。

　　2、介绍对象法。即重点介绍调查对象的基本情况，为读者了解调查报告的主体内容打下基础。

　　3、概括主题法。即在前言中重点概括调查报告的主题，包括主要经验、主张或结论。

　　4、提出问题法。前言提出调查报告要回答的问题，吸引读者看下文。

　　5、突出成绩或问题法。推广先进经验的调查报告，前言中介绍调查对象取得的巨大成绩；揭露社会问题的调查报告，前言重点说明问题的严重性——这样的开头都可以起到引人注目的作用。

　　（二）主体：调查报告的种类不同，主体部分的行文方法也就各不相同。常见的主体格式有以下四种：

　　1、横式结构。即紧紧围绕主题，把调查的内容加以综合分析，按照不同的类别分别归纳成几个问题来写，每个问题可加上小标题。而且每个问题里往往还包含着若干个小问题。典型经验性质的调查报告，一般多采用这样的结构。这种结构形式观点鲜明，中心突出，使人一目了然。

　　2、纵式结构。纵式结构有两种形式，一种是按调查研究事件的起因、发展和结局先后顺序进行叙述和议论。一般情况调查报告和揭露问题的调查报告较多使用这种写法。这种结构方式有助于读者对事物发展有深入的、全面的了解。一种是按成绩(变化、特点、效果)、原因(经验、作法、作用)、结论(意见、建议、启示)层层递进的`方式安排结构。一般综合分析性质的调查报告多采用这种形式。

　　3、纵横式结构。这种结构形式兼有纵式和横式两种特点，互相穿插配合，组织安排材料。采用这种方式，一般是在叙述和议论发展过程时用纵式结构，而写收获、认识和经验教训时采用横式结构。

　　4、对比式结构。这种方法是用两种不同事物的对比，来提示问题的本质。这种对比的方法可以更深刻地让读者辨别某种现象的问题所在，也便于突出显示调查报告的中心旨意。

　　（三）结尾：结尾是调查报告分析问题、得出结论、解决问题的必然结果。不同的调查报告，结尾的格式各不相同。一般来说，有以下几种：

　　1、总结式。对调查报告做归纳说明，总结主要观点，深化主题，以提高人们的认识。

　　2、展望式。对事物发展做出展望，提出努力的方向，启发人们进一步去探索。

　　3、补充式。补充交代正文中没有涉及到而又值得重视的情况或问题。

　　4、问题式。写出尚存在的问题或不足，说明有待今后研究解决。

　　三、落款

　　落款应署上调查者（单位、调查组织或个人）和调查报告完成的日期（年、月、日）。

　　五、调查报告的写作

　　调查报告的写作包括标题、正文和落款的写作。

　　一、标题和落款的写作

　　（一）标题的写作：标题的写作比较灵活，采用何种格式应根据调查报告的主题来定。有的调查报告为节省标题文字，还可以不用“关于……的”这个介词结构。

　　（二）落款的写作：调查报告落款的写作内外有别。内部使用的调查报告正文之后，应署上调查者（单位、调查组织或个人）的名称或名字，并写上完成调查报告的日期。公开发表的调查报告可以用上述落款的方式，但大多把调查者署在标题之下，正文之后也不写完成日期。

　　二、正文的写作

　　正文的写作包括前言、主体和结尾的写作。

　　（一）前言的写作：前言是调查报告的开头，用来简要叙述为什么对这个问题进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法；调查对象的基本情况、历史背景；以及调查后的结论等。这些方面的侧重点由调查者根据调查的目的来确定，不必面面俱到。开头的方法很多，采用什么方法开头要根据主题来定，没有固定的格式。

　　（二）主体的写作：主体是调查报告的主干和核心。这部分主要写明事实真相、收获、经验和教训，即介绍调查的主要内容是什么，为什么是这样的，分析问题所在及主要原因，提出处理意见或结论、办法等。内容较长的，可分列几部分或加上小标题，以求眉目清晰，让人便于阅读。主体部分包括了大量的材料，因此，要精心安排调查报告的层次，安排好结构，有步骤、有次序地表现主题。

　　（三）结尾的写作：调查报告结尾的写法形式多样，采用何种方式结尾应根据调查报告的内容来确定。不论哪种方式结尾，都应简洁、凝练，不能拖泥带水。有些调查报告的前言和主体部分把话都说完了，就不必另加结尾了。

　　三、写作的基本要求

　　一般地讲，要想写出一份有价值的调查报告，应该注意以下几点要求：

　　1、深入实际，详尽地占有材料

　　2、实事求是，如实反映情况

　　3、认真分析，科学概括

　　4、夹叙夹议、叙议结合

　　公文写作与处理 2

　　收集有关材料

　　1.收集、阅读和研究有关的文件材料

　　我们要收集阅读有关的内容材料，比如我们要写一个有关贯彻上级精神的通知，首先要对上级的文件进行仔细的研究，要认真领会精神实质，才能全面准确的体现内容。

　　2.深入下去，收集有关的实际材料

　　写这种贯彻性通知，除了要掌握上级的文件精神以外，还要根据实际情况进行研究，我们说理论要与实际结合起来，只有结合了本单位的实际，才能做到从实际出发，所以我们要根据实际情况收集掌握一些实际材料，这样才能提出一些针对性的意见。收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，也是我们进行构思的一个过程，这样在收集材料的过程中，可以使我们的观点进一步深化，同时还可以收集一些典型的材料。

　　材料的搜集要求：真实、典型、适用、时效。

　　真实是材料的生命，如果不典型就没有代表性和说服力。

　　适用性也就是说这个材料能够用来证明我们的观点，能够说明一些问题。

　　时效性就是这个材料可能在这一段时间内是有用的，是能够说明这个问题的，随着时间的推移发生情况的变化，不能证明这个观点。

　　认真起草正文

　　1.把握公文主题，选好用好材料。公文的主题就是公文要说明和解决的主要问题，公文的主题往往是经过领导确定或集体研究过的，这同其它的主题不一样，公文撰写人员的'责任，就是在行文当中，要围绕已经确定过的主题，怎么样把确定的主题表现出来，不能够任意发挥。写作的时候要始终围绕一个明确的主题来起草，要做到中心突出，主旨单一，也就是我们通常所说的，“一文一事”，观点要明确、要开门见山，对于材料要进行精心的选择，选好用好材料。

　　2.观点正确、情况确实。公文中所反映的问题情况和数据必须准确无误，提出的这个措施必须切合工作实际，切实可行。

　　3.内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见。起草公文往往都是办公室秘书来承担的，但是有时候有许多具体的工作都是由具体的业务部门来承担，所以存在一个互相沟通、互相协调的问题，公文涉及到的有关部门必须对公文的相关内容进行协商、进行协调，以达到共识，否则就会造成不良的后果。

　　4.文字表述要简练，交代问题要清楚。公文写作要简练，不能进行任意发挥。交待的问题要清楚，地名、机关名称要写清楚，不能滥用省略或者简称。对于我们要引用的一些数据，要进行反复的核对，做到准确无误。在引用公文的时候要注意先引标题，后引发文字号。

　　关于主题的修改

　　看主题思想是否正确、主题的论述是否集中、主题挖掘是否深刻，是否符合国家的方针政策和法律法规，是否符合客观实际，主题的内容与事由是否统一，一旦发现问题立即修改，只有把主题修改好了其他方面的修改才有依据。

　　关于观点的修改

　　观点是否正确，表达有无问题。凡属思想感情不健康，看法不够全面，提法不得当，概念比较模糊，推理论证不合逻辑的地方都要进行修改。

　　关于材料的修改

　　材料是否真实可靠，是否最适合表现主旨，是否典型充实。

　　关于结构修改

　　主要涉及到文章段落如何去安排，各段之间的起承转合问题，层次的调整，详略的调整。内容是最重要的公文结构是为体现主旨而服务的，所以结构只是一个表达的形式，形式要为内容服务。

　　公文写作与处理 3

　　公文处理程序与方法：包括收文办理、发文办理和整理归档。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　　（一）收文处理程序与方法

　　收文处理的一般过程

　　1、签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

　　2、登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　　3、初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　4、承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的`，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　5、传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　6、催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

　　7、答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　　（二）发文处理程序与方法

　　发文处理的一般过程

　　1.复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

　　2.登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　3.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　　4.核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

　　（三）公文的整理和归档

　　1.涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

　　2.需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

　　公文写作与处理 4

　　考点：公文的定义

　　公文即公务文书，是国家机关及其它社会组织在行使职权和进行管理的过程当中，形成的具有法定效率与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

　　公文的含义的理解：

　　1.公文形成的主体是国家机关及其它社会组织。这些机关或组织都是依据宪法和有关法律、章程、决定建立起来的，是具有法定地位的。这种法定的地位赋予了这些机关与组织在自己的职权范围内制定和处理公文的权力。

　　2.公文形成的条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关或组织都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，因此他们在行使自己职权和实施管理的时候，就必然要产生一些体现自己意识的文件材料，这是公文形成的必要条件。

　　3.公文与其它的文件资料不同，公文具有法定效力和规范体式。

　　(20xx年10月份考题)公文区别于其他文章和图书资料的主要点是(公文具有法定的效力和规范的体式)。

　　国家机关和社会组织都是依据宪法和法律和有关的规章建立起来的，因此它都有自己的职权范围，法律赋予了他们职权，他们就必须行使，如果不行使的话就是失职，但是在行使职权的'时候，如果不注意又会造成越权。公文体式的规范化就是由于公文的法定的效力这一特性所决定的。如果公文体式不规范，不仅影响公文的质量和版面，还会影响到公文的严肃性和公文作用的发挥，甚至会造成工作的重大失误。

　　4.公文是进行公务活动的重要工具。任何一个机关、组织在进行日常工作中都需要使用公文这一工具，如果离开了公文就很难进行有效的管理。比如：向上级汇报工作，则使用“报告”或“请示”；向下级布置工作就可以用“决定”、“指示”、“通知”；向没有隶属关系的工作单位联系业务可以使用“涵”，记载会议议决事项，则使用“决议”或“会议纪要”。所以公文体现在机关的日常工作当中，与机关的日常工作是息息相关的。

　　考点：公文产生的社会条件

　　公文是一种社会现象，是社会发展到一定阶段才出现的，是随着阶级、国家和文字的产生而产生的。如果没有文字就无法形成公文，公文必须以文字为载体。文字的出现，是人类进入文明时代的标志。正是因为生产的发展、阶级的产生、文字的产生、国家的产生国家进行管理工作，需要比较有条理的文书，商业的发展，更需要有条理的书信来往。商业来往中，需要有字据，这就是公文产生的来源。

　　公文写作与处理 5

　　叙述是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说与交代。包括写“人”和写“事”两个方面。它是写作中运用最为广泛的一种表达方式。但在公文写作中，一般不专门写人，而是以叙事为主。叙事就是“叙述”这一表达方式在公文中的运用。除计划性、规范性文件一般不采用叙事和指令性文件较少采用叙事外，其他如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要等都必须以叙事为基础。公文的叙事与一般记叙文的不同之处在于：

　　①公文的叙事不在于具体记叙事实，而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，以达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。公文的叙事必须简明、朴实，不要作过多的描述。

　　②公文中运用叙述的方法主要是顺叙。顺叙就是按照事物的发生、发展的自然顺序或者时间顺序进行叙述，公文写作中使用顺叙容易做到线索清楚、层次分明，便于阅文者迅速的掌握事情的发展变化和来龙去脉，公文中的叙事和小说中的叙事有所不同。写小说讲究情节多变，让读者自己去思索。

　　③在公文写作中运用叙述这一表达方式的同时，还可根据需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。

　　公文的说明表达方式

　　说明是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。与其他的表达方式相比较，说明的明显特征讲的是客观事物，作者表现的是客观态度。其基本要求是客观、准确，力求从事物的本来面目出发，作恰如其分的介绍，准确地反映人们对事物的认识程度。说明在公文的表达方式中占有很大比重，起着十分重要的作用，是公文写作中最常用、最主要的表达方式。不仅规范性公文、商品说明书主要采用说明的方式，其他如命令、批复、指示、通知等大都直接陈述领导机关的意图、要求与措施，也多以说明为主；公告、通告旨在公布要求与措施，也以说明为主；报告、请示中的条款行文也离不开说明。此外，说明还常与叙述、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及的人与事作必要的介绍，为议论作必要的解说与阐释。或作为论据的.主要表达方式。说明的主要方法有：

　　①定义说明：定义说明是指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。下定义是一种严密、科学的方法，要求言简意赅，把握事物的本质，必须使用判断句式说明被定义项的本质特征。下定义不能使用否定句式或比喻式，更不能同义反复。

　　②注释说明：注释说明是指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。解说要求简明准确、通俗易懂，使阅者更具体深入地理解说明对象。

　　③比较说明：比较说明是指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。事物之间总是既有联系又有区别的，有比较才有鉴别。事物的本质、特性往往是在同别的事物相比较时才显示出来的。比较说明中所选用的事物应该是人们较为熟悉的，具体的，易于阅者理解。

　　④数字说明：数字说明是指用确切的数字来说明事物。数字说明中所使用的数字必须准确无误，来源可靠。数字运用得好，往往比文字介绍更为简便、更具有说服力。

　　⑤举例说明：举例说明是指列举典型事例来说明事物。有的事物直接说明本质特征不太容易，如能举例说明，人们就很容易明白。举例说明所举的事例必须符合事实，有代表性，且要详略得当，避免事例堆砌，同时还要进行恰当的分析。

　　⑥分类说明：分类说明是指根据事物性状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说明的方法。这种方法可以把某些较为复杂事物的各方面的特征，在按照种属关系的分类说明中，揭示得条理清楚，明白易懂。分类说明要注意掌握统一的分类标准，标准不统一，逻辑混乱，难免会影响分类的科学性。

　　此外还有图表说明、引用说明、分析说明等方法。

　　公文写作与处理 6

　　一、公文语言的特点

　　（一）准确性

　　要使公文语言做到准确无误，要注意以下几点：

　　1、概念准确，避免歧义。

　　2 、措词得体，防止误用。

　　3 、把握分寸，褒贬适当。

　　4 、前后照应，杜绝矛盾。

　　5 、细心检查，排除错漏。

　　（二）简洁性

　　要做到公文语言的简洁，主要有以下几点：

　　1 、开门见山，直陈其事，不要兜圈子，玩文字游戏，说空话、套话。

　　2 、使用规范化公文用语。

　　3 、使用规范化简称。

　　4 、多用陈述句、祈使句，少用描写句、疑问句或感叹句。

　　5 、慎用多义词，避免使用容易产生歧义的词语。

　　（三）庄重性

　　具体说来要注意几下几点：

　　1 、注重客观性。

　　2 、使用书面语。

　　3 、使用专用语。

　　（四）规范性

　　要注意以下几个方面：

　　1 、要使用规范的文字，不写错别字，不用不规范的简化字。

　　2 、要使用规范的词语，尤其是具有特定含义的专用词语。不生造词语。不用半文半白、生捏硬拼的词语。

　　3 、要正确使用标点符号。

　　4 、要按国家标准使用汉字数字和阿拉伯数字。

　　二、公文语言的词汇

　　（一）称谓语

　　称与对方有关的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文则宜用敬辞“贵”，如“贵部”、“贵局”、“贵市”、“贵会”、“贵社”、“贵公司”、“贵单位”等。

　　称与自己有关的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本会”等。

　　公文中间接称呼有关的人或单位常用“该”，如“该同志”、“该人”、“该地区”、“该单位”等。

　　（二）起首语

　　对下级机关或人民团体来文有所批复时，起首常用“关于《……的报告》收悉”、“关于……的电文已悉”等。

　　《通知》常用“为了……”开头。

　　（三）承启语

　　在公文的缘由表述完毕后，常用“为此，特作如下通知”、“特此命令你们”等领起下文。

　　（四）结尾语

　　是各类公文正式结尾时表收束、强调、祈请等的用语，可用“以上各项，望各地遵照执行”、“请结合本地区、本部门实际情况，认真贯彻执行”、“是否有当，请予批复”、“当否，请批示”、“请予审批”、“以上报告如无不妥，请批转各地、各有关部门执行”。

　　三、公文用词的特殊性

　　所谓公文用词的特殊性，是指公文有一套较常用的专用词语，这些词语用起来能体现公文的严肃性和准确性。

　　开头用语有：“按照”、“为了”、“根据”、“鉴于”、“依照”、“据查”、“关于”、“报告悉”、“电悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“据”、“……报称”、“……电称”、“制定”、“特派”、“任命”、“兹聘”、“派”、“惊悉”、“阅悉”、“谨悉”等。

　　结尾用语有：“望”、“请”、“特此函告”、“为盼”、“是否可行”、“当否”、“请批示”、“祈请批复”、“盼回复”、“望遵照执行”、“特此通知”、“请批转……执行”、“特此布告”、“此复”、”此致”、谨呈”、“谨报告”、“特此电陈”、“此令”、“此批”、“此布”、“此令”、“为荷”等。

　　过渡用语有：“为此”、“为此……特……”、“对比……”、“为……”、“结合……”等。

　　称谓用语有：“贵省”、“贵局”、“该地区”、“我市”、“我县”、“本镇”等。

　　表时间的模糊词语有：“最近”、“近期”、“适当时候”、“现在”、“将来”、“曾经”、“同时”、“有时”、“一直”等。、，表范围的模糊词语有：“有关”、“各部门”、“乡（县、市、省）内外”、“国内外”、“左右”、“上下”等。

　　表条件的模糊词语有：“在可能的情况下”、“在……情况下”、“在……基础上”、“符合一定条件”、“在特殊情况下”等。

　　表数量的模糊词语有：“许多”、“多数”、“广大”、“某些”、“有此”，“一些”、“个别”、“部分”等。

　　表程度的模糊词语有：“很”、“一般”、“更加”、“进一步”、“基本上”、“显著”、“一定……”、“较”等。

　　表频率的模糊词语有：“经常”、“不断”、“有时”、“反复”、“再三”、“多次”、“偶尔”等。

　　四、公文写作常用词语

　　在长期的公文写作实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用词语。

　　五、公文语言的表达方式

　　在公文写作中，常用的表达方式主要有三种，即叙述、议论和说明。

　　（一）叙述

　　叙述是一种叙说、介绍人物经历和事物发展过程的'表述方式。叙述常用两种人称（也就是立足点的问题），一种是主观的第一人称，另一种是客观的第三人称；但具体到一篇公文中，通常只用一个人称，主观或客观，不能主客观混用。叙述按时间顺序可以分为顺叙、倒叙、插叙、补叙和分叙，常用的叙述方式只有顺序、倒序和插叙。

　　1、顺叙

　　所谓顺叙，就是按照事情发展的顺序来叙述，从发生、高潮到结局一脉相承；层次段落和事物发展过程基本一致。

　　2、倒叙

　　所谓倒叙，就是把事件的结局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面叙述，然后再从事件的开头顺叙下来的表达方式。

　　3、插叙

　　所谓插叙，就是在原来的叙述进程中，暂时中断一下，插入另一段叙述，插叙完后再接着原先叙述的线索继续进行下去。

　　4、补叙和分叙

　　所谓补叙，就是整个事件进程叙述完了之后，再补充交代一下个别地方的表达方式。所谓分叙，就是对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，先叙述一件再叙述另一件的表达方式。这两种方式在公文中都用得不多。

　　叙述的基本要求：一是语言要概括。二是交代要明白。三是详略要得当。

　　（二）议论

　　议论是阐明事理、发表见解、表明观点的一种表达方式，它的主要目的是以理服人。议论的特点是运用概念、判断、推理的思维手段来议事论理，在许多情况下，它与叙述常被结合起来使用，此即所谓的夹叙夹议。

　　1、议论的三要素

　　议论有三个要素：论点、论据和论证。一般而言，这三个要素都是不可缺少的。

　　论点就是公文作者的观点、主张和看法，是论据所要证明的对象。论点回答的“是什么”的问题，因此，论点必须明确、鲜明、深刻和具有针对性。论点有中心论点和分论点之分。

　　论据是议论中所使用的材料，用来证明论点的理由和依据。论据回答的是“为什么”的问题，因此，论据必须可靠、充实和典型。论据分为事实论据和理论论据。

　　论证是用论据来证实论点正确的过程。论证要回答的是“怎么样”的问题，因此，论证要求以理服人、有的放矢，有严密的逻辑性，做到无可辩驳。

　　论点、论据和论证是公文“议论”中不可分割的三个因素，它们分别回答了“是什么”、“为什么”和“怎么样”的问题。它们之间的关系是：论点是主题和统帅，论据是支柱和基础，论证是方法，也是论点和论据之间的逻辑联系。

　　2、议论的方法

　　公文中议论的方法也就是论证的方法，论证主要是指立论。一般说来，公文中常用的议论方法有例证法、引证法、比照法和因果推论法。

　　例证法就是以事实为论据，通过列举事实来证明论点的一种方法。

　　引证法就是以观念材料为论据，通过引用经典论著、科学定理、格言成语等来证明论点的一种方法。

　　比照法就是把相同或相反属性的事物和一个事物的不同侧面列举出来，经过对照或比较得出自己观点的议论方法。

　　因果推论法就是由原因推导结果，或反过来由结果推导原因的论证方法。

　　议论常与叙述紧密结合在一起，表现为“夹叙夹议”的方式。夹叙夹议就是一边摆事实，一边讲道理。运用这种方式要请注意两个问题，其一，叙述要真实、典型，议论要中肯、精辟；其二，事实与道理要和谐一致，防止出现事大理小或事小理大的错位现象。

　　（三）说明

　　所谓说明，就是用简练的语言对事物的状态、性质、特征、成因、关系、结构等进行解释的表达方式。它常用来解说事物和阐明事理，是公文写作中最核心的表达方式，常与叙述和议论结合在一起使用。

　　说明的方法非常多，常用的包括定义说明、举例说明、比较说明、分类说明、数字说明、引证说明、解释说明。

　　1、定义说明

　　所谓定义说明，就是用简明扼要的语言揭示事物的本质属性，从而给人以一个明确的概念。

　　2、举例说明

　　所谓举例说明，就是通过列举事例来揭示诸种事物的共同特征。

　　3、比较说明

　　所谓比较说明，就是通过对不同事物的相互比较来揭示诸种事物的内在联系与区别。

　　4、分类说明

　　所谓分类说明，就是把被说明的事物，按照一个统一的标准划分为若干类别，然后逐类加以说明。

　　5、数字说明

　　所谓数字说明，就是运用数字和数据，从数量上对事物的情况和特征加以说明。

　　6、引证说明

　　所谓引证说明，就是运用权威性的材料来说明事物。

　　7、解释说明

　　所谓解释说明，就是对事物或事理的某一方面加以解说，也称诠释说明。

　　公文写作与处理 7

　　一、公文材料的概念

　　公文材料，是指作者用来表现主题的事实和依据，包括事实现象、政策法规、上级文件、上级精神、统计数字等。

　　二、公文材料的种类

　　（一）直接材料和间接材料

　　直接材料又叫作第一手材料，指的是作者在日常生活中直接获得的生活事件、社会现象、论据、知识和经验，是从观察、体验、感受、实验与调查研究中得到的。间接材料又叫作第二手材料，指的是作者非亲身耳闻目睹的材料，是通过其他渠道，如阅读文件、查看报刊杂志、听广播、看电视等等获得的。

　　( 二 ) 事实材料和理论材料

　　事实材料指的是客观具体的真实材料，例如真实的事件、具体的事物、确凿的事实、数据等等。理论材料指的是正确反映了客观事物的本质规律的科学原理，即一切经过实践证明了的为人们所公认的真理，例如革命领袖的经典言论、自然科学原理、定律以及名言、警句等。

　　( 三 ) 主要材料、次要材料、典型材料

　　主要材料是指构成文章的主要内容，承担表达主题的主要任务的全部材料。它对突出文件主题起着主导作用。次要材料是指在构成文件内容时处于次要地位，对表达主题起辅助作用的，然而并不是可有可无材料。次要材料对主题的'表达起着渲染、映衬、烘托的作用。典型材料是指能够深刻地揭示事物的本质，具有广泛的代表性和强大的说服力的材料，例如典型事件、典型数据、典型经验等。

　　（四）现实材料与历史材料

　　根据材料的时代背景或时间角度可将材料分为现实材料与历史材料。现实材料是指与公文作者的写作行为共有一个时代背景的材料；历史材料是指在以前的历史时期中发生和存在过的材料。现实材料与历史材料的区分是动态的和相对的，因为时空条件始终在不断地变化，目前的现实材料过上一段时间可能就会变成历史材料；再者，在不同的文种中，现实和历史的分界也不是整齐划一的，某些规范性公文中被视为现实材料的东西，在其他类别的公文（比如时效性较强的年度报告、年度计划等）中，可能就已被视为历史材料了。

　　（五）正面材料与反面材料

　　根据材料的是非角度可将材料分为正面材料与负面材料。正面材料是指与公文作者所倡导的观点相一致的材料；反面材料是指与公文作者所倡导的观点相违背的材料。正面材料可以成为解决现实问题的正确原则和主张的重要佐证，反面材料则可以当作不按照这种正确原则和主张去做因而导致失误的惨痛教训。正反材料的使用有助于增强公文的感染力和说服力，从而顺利实现公文的目标。

　　三、公文材料的作用

　　( 一 ) 材料是主题形成的依据

　　( 二 ) 材料是表现主题的支柱

　　( 三 ) 材料是结构文章的砖石

　　( 四 ) 材料是写作技巧发挥作用的前提

　　四、公文材料的积累

　　材料主要来源有两大途径：

　　( 一 ) 直接摄取材料

　　调查研究是直接观察摄取材料的重要途径，是作者有目的、有计划地使用科学方法，考察、获取及分析、整理客观信息的一种社会活动过程。

　　( 二 ) 间接摄取材料

　　间接摄取材料，是指围绕着一定的写作目的，从有关文件、书本、报刊以及上级指示精神中所得到的有关材料。这些文件、书本、报刊等等，一般都是其作者实践的产物，大多数还是比较科学和准确的。

　　五、公文材料的选择