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有关公文写作常识讲座讲稿
各位部长、主任，姐妹们：
大家下午好！
今天能够在这里和大家一起交流公文写作知识，我感到非常高兴。首先要感谢集团公司工会女职工部给我提供这样一个平台，同时也要感谢大家，在百忙中抽出时间参加这个讲座。
开办巾帼大讲堂，是女职工素质提升工程的重要举措之一。在今年年初的淮北矿业女职工工作安排意见中，就提出要发挥“巾帼大讲堂”的平台作用，开展高层次培训。通过开办形势任务、心理疏导、应用文写作、中国传统文化探源、魅力女性塑造等方面的课程，引领女职工的学习方向，开拓女职工视野。
今天我和大家交流的是《公文写作常识》，这堂课可能要比较枯燥一些。因为公文本身就是一种实用文体，不像文学作品那么感人。但是，作为应用文体，我们却时时刻刻也离不开它。它是社会生活中应用最为广泛的文体，办理某件事，处理某个问题，开展某项活动，交流某些经验，都需要通过公文才能有效的完成。所以尽管枯燥一点，我们还是有必要探讨下去。
我们先讲第一个问题：《公文概述》。
公文，是处理或联系公务的文件。它属于应用文范畴，一般指各类机关在管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的，具有传递信息和记录作用的载体。它也是处理各类公务的重要工具。
大家知道，诗歌起源于劳动，文章产生于应用。我国最古老的诗歌《弹歌》，就八个字：“断竹，续竹，飞土，逐肉。”大意是：砍下竹子，做成弓箭，射出土弹丸，猎取野兽做美餐。这是一首远古民歌，反映了原始社会狩猎的生活。《弹歌》选自《吴越春秋》，东汉赵晔编写。还有汉乐府民歌《采莲曲》：“江南可采莲，莲叶何田田。”朗朗上口，情景交融，给人以审美享受。
公文就不一样了。翻开《古文观止》，晁错《论贵粟疏》、诸葛亮《前出师表》、魏徵《谏太宗十思疏》、史可法《请出师讨贼疏》、康有为《公车上书》等，读起来特别枯燥。还有古代朝廷宣布诏书，开头是：“奉天承运皇帝诏曰”；结尾是：“布告天下，咸使闻知”都有严格的文章格式。
说到公文的产生与发展，有一位女子不能不提。她就是被人称为“巾帼首相” 的上官婉儿。在中国古代十大才女之中婉儿与众不同的是，她不仅是一位女诗人，她还是唐代一位杰出的女官员，专门为武则天掌文诰，起草朝廷的文书。上官婉儿(公元664－公元7XX年)，是陕州陕县（今属河南）人。她的祖父上官仪是唐代名臣，麟德元年也就是婉儿刚刚出生的那一年，上官仪因替高宗起草将废武则天的诏书，被武后所杀，家族籍没。尚在襁褓之中的上官婉儿与母亲郑氏同被配入内庭。
上官婉儿天生聪秀，十四岁的时候就自成风度，加上过目成诵，文采过人，下笔千言。后来武则天宫中召见，当场命题，让她依题著文。上官婉儿即兴挥笔，一气呵成。武则天看后大悦，当即下令免其奴婢身份，让其掌管宫中诏命。此后，武则天所下制诰，多出上官婉儿的手笔。婉儿在宫中爱上了太子李贤，也就是武则天的次子。但是武则天并不喜欢这个儿子，公元680年八月二十二日，二十七岁的李贤被废去太子位。而置他于死地的那份废黜诏书，正是十七岁的上官婉儿替武则天草拟的。唐景龙四年(公元7XX年)李隆基(后为玄宗)发动政变，起兵诛讨韦皇后及其党羽，上官婉儿被李隆基命与韦皇后一并处斩，年仅46岁。
在古人看来，“女子无才便是德”。特别是自古官场险恶，宦海沉浮，因此女子应该大门不出，专门在家料理家务，伺候相公，照料老孺之事，此乃分内。这种男尊女卑的封建意识早已被打破。在现代社会生活中，女性应该是才华横溢、个性独立、精明强干的职场一族。我们除了美丽外，还要有聪慧的头脑和足够胜任工作的能力。那么熟练处理文案是必不可少的能力。
在我们淮北矿业女职工中，可以说是人才济济。但是有的同志虽然很优秀，要请她写个总结，起草个文件，做个发言却感到困难。随着信息化和办公自动化的发展，我们无论是女职工工作、还是计划生育工作，公文发挥着重要作用。矿区各单位办公有协同平台，有人口和计划生育工作管理平台。收文、发文，汇报工作，发工作联系，电子邮件等等，要求我们必须掌握公文写作和处理的基本常识。
根据考古发掘，我国最早的公务文书产生在殷商时期。在河南安阳发现的甲骨文，有不少都是占卜、祭祀、征战、田猎等记事，大致相当于今天下行文的命令、指令。我国古代封建王朝的公文有：制、诏、诰、敕、题、奏、表、笺等。民国时期确定有：令、咨、呈、示、状五种公文名目。如今的公文，按国务院规定，大体上有十二种。1982年2月国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理暂行办法》九类十五种，XX年发布修订的《国家行政机关公文处理办法》有十二种：(一)命令(令)、(二)议案、(三)决定、(四)指示、(五)公告、通告、 (六)通知 、(七)通报 、(八)报告 、(九)请示 、(十)批复、(十一)函、(十二)会议纪要。除了这些规定的种类外，还有许多日常工作常用的公文，如：章程、条例、规定、办法、细则、计划、总结等等。
公文是处理工作事务的常用工具，是为了工作需要而写的，是法定的机关用以表达自己的意图、代表自己的法定权威，处理和联系公务的依据和工具。公文的特点是：有明确的对象；有较强的时间性。公文的种类名称名目繁多，很难统一。
如果按照特点和作用分，主要有：
1、规范性公文：章程、条例、办法、细则等。
2、指挥性公文：命令、指示、决定、决议、批复等。
3、报告请示性公文：请示、报告、简报、情况反映等。
4、知照性公文：通知、通告、公告、布告、启事、启示等。
5、礼仪性公文：请柬、题词、贺信、对联、聘请书等。
6、凭证性公文：合同、协议、收条、领条、借据等。
7、记录性公文：会议记录、座谈纪要、大事记等。
如果按照公文的行文关系分，主要有：
1、下行文：命令、指示、批复、转发、通告、通报等。
2、平行文：联系函、通知、介绍信等。
3、上行文：请示、报告、汇报材料等。
注意：上行文、下行文按照隶属关系逐级发文，一般不得越级发文；遇紧急情况或者特殊事宜必须越级发文的，应当抄送越级的机关或部门。
如果按照公文撰写者的性质分，主要有：
1、党内公文：党内各级组织制发的文件。
2、行政公文：国家行政机关、企事业行政方面的公文。
3、群体公文：工会、妇联、共青团、文联、学会等团体公文。
4、个人公文：以个人身份制发的公文材料，如：报告、讲话、意见等。
此外，按公文办理的缓急分，还有：特急件、急件、平件；按公文的密级分有：绝密、机密、秘密、普通等。
下面讲一讲我们最常用的几种文体。
一是工作总结的写作。总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考。它要回顾的是过去做了些什么，如何做的，做得怎么样。总结与计划是相辅相成的，要以工作计划为依据，订计划总是在总结经验的基础上进行的。其间有一条规律，就是：计划——实践——总结——再计划——再实践——再总结。
工作总结具有一下特点：自我性、回顾性、客观性、经验性。
工作总结的种类：1、按总结的时间分，有年度总结、半年总结、季度总结、学期总结。进行某项重大任务时，还要分期总结或叫阶段总结。2、按总结的范围分，有单位总结、个人总结、综合性总结、专题总结等。 3、按总结的性质分，有工作、生产、教学、科研、实习总结等。
总结撰写前的准备：1、重视调查研究，熟悉情况；2、热爱本职工作，熟悉业务 ；3、坚持实事求是的原则；4、重点在出经验，找规律。
总结一般分为如下三部分表述：
1、情况回顾。这是总结的开头部分，叫前言或小引，用来交代总结的缘由，或对总结的内容、范围、目的作限定，对所做的工作或过程作扼要的概述、评估。这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不展开分析、评议。
2、经验体会。这部分是总结的主体，在第一部分概述情况之后展开分述。有的用小标题分别阐明成绩与问题、做法与体会或者成绩与缺点。如果不是这样，就无法让人抓住要领。专题性的总结，也可以提炼出几条经验，以起到醒目、明了。
运用这种方法要注意各部分之间的关系。各部分既有相对的独立性，又有密切的内在联系，使之形成合力，共同说明基本经验。
3、今后打算。这是总结的结尾部分。它是在上一部分总结出经验教训之后，根据已经取得的成绩和新形势、新任务的要求，提出今后的设法、打算，成为新一年制订计划的依据。内容包括应如何发扬成绩，克服存在问题及明确今后的努力方向。也可以展望未来，得出新的奋斗目标。
写工作总结文字表述的要求：一要善于抓重点、二要写得有特色、三要注意观点与材料统一、四要语言要准确、简明。
撰写总结应注意的问题：
首先要有实事求是的态度。工作总结中，常常出现两种倾向：一种是好大喜功，搞浮夸，只讲成绩，不谈问题；另一种是将总结写成了“检讨书”，把工作说成一无是处。这两种都不是实事求是的态度。总结的特点之一“回顾的理论性”，正是反映在如实地、一分为二地分析、评价自己的工作上，对成绩，不要夸大；对问题，不要轻描淡写。
二是总结要写得有理论价值。一方面，要抓主要矛盾，无论谈成绩或谈存在问题，都不要面面俱到。另一方面，对主要矛盾要进行深入细致的分析，谈成绩要写清怎么做的，为什么这样做，效果如何，经验是什么；谈存在问题，要写清是什么问题，为什么会出现这种问题，其性质是什么，教训是什么。这样的总结，才能对前一段的工作有所反思，并由感性认识上升到理性认识。
三是总结要用第一人称。即要从本单位、本部门的角度来撰写。表达方式以叙述、议论为主，说明为辅，可以夹叙夹议说。
接下来讲一讲通知、通告、通报写作。
通知的种类有：会议通知、指示性通知、发布性通知、批示性通知、任免通知。通知的标题：通知、重要通知、紧急通知、关于xxxxx的通知等。通知的正文要写明目的、事项、要求，结尾一般多用：“以上通知，望认真执行”、“特此通知”、“本通知从下发之日起实行”等，一定要周到、精细、准确，交待不清容易误事。右下方要写上发通知的单位名称、年月日。
通告是一种公开的通知，对象比较广泛、不专指哪些单位或哪些人。一般由标题、正文、署名和日期组成。发布通告的要求：1、具有约束力量，必须符合法律法规和方针政策。2、文字要简明准确、通俗易懂。3、必须张贴或者在媒体发布。
通报的种类有：情况通报、表扬性通报、批评性通报；
通报的格式和结构是：标题、正文、署名、日期；发布通报要求：核准实事、写清事项、时间性强。
下面讲一讲请示与报告写作。请示与报告是有区别的：请示是下级组织要求上级组织对某一事项给予指示或者批准的上行文。报告是下级组织向上级组织汇报工作、反映情况、答复询问、提出解决问题的办法的陈述性上行文。两者区别在于：请示在事前，需要上级批复；报告在事后，不一定要答复。
请示的格式分为：标题、正文、结尾三部分。例如标题：《关于节日加班的请示》。在正文中要讲清楚事情的缘由，遇到的问题，解决此问题的设想，使上级一目了然。结尾要用请示语“以上意见妥否，请批示”，或者“请指示”等。
写请示要注意的问题：1、坚持一文一事，便于领导指示；2、确需上级解决的问题；3、按行政隶属关系请示，因特殊情况必须越级的，要抄报越过的上级，不要同时向多方请示。
我们再来探讨一下会议文书的写作。
一是会议报告。有关领导人在会议上所做的报告称为“会议报告”。会议报告虽然是个人所做的，但往往代表所在单位领导集体的意向和要求，重要的会议报告要经过领导班子集体酝酿或讨论，由专人执笔，反复修改最后定稿的。
会议报告的格式：分为标题和正文两个方面。标题有两种类型：一是公文式标题：如《淮北市人民政府工作报告》；二是新闻式标题：如《履行维护职能展示良好形象为确保矿区经济平稳较快发展再立新功》——在集团公司五届三次职工工会会员代表大会上的报告。
会议报告的正文：开头要有“各位代表、各位同志”，“代表们、同志们”等称呼。称呼之后有一段引言一般是：“我代表xxxxx（机关）向大会做报告，请予审议。”之后引出报告的实质性内容。报告正文一般有四个方面内容：回顾总结工作、分析当前形势、布置今后任务、提出会议要求或者号召。根据不同规格会议，灵活运用，不必机械硬套。
撰写会议报告注意问题：明确目的，搞清楚会议的指导思想；要有一定的政策理论水平，报告要有指导性和启发性；要口语化，简洁明了，句式不宜过长，语言要生动活泼。
二是演讲稿。演讲稿也叫演说辞，它是在较为隆重的仪式上和某些公众场所发表的讲话文稿。演讲稿是进行演讲的依据，是对演讲内容和形式的规范和
提示，它体现着演讲的目的和手段，演讲的内容和形式。演讲稿是人们在工作和社会生活中经常使用的一种文体。它可以用来交流思想、感情，表达主张、见解；也可以用来介绍自己的学习、工作情况和经验……等等；演讲稿具有宣传、鼓动、教育和欣赏等作用，它可以把演讲者的观点、主张与思想感情传达给听众以及读者，使他们信服并在思想感情上产生共鸣。
演讲稿的特点：
针对性。演讲是一种社会活动，是用于公众场合的宣传形式。它为了以思想、感情、事例和理论来打动听众，“征服”群众，必须要有现实的针对性。首先提出的问题是听众所关心的问题，评论和论辨要有雄辩的逻辑力量，要能为听众所接受并心悦诚服，这样，才能起到应有的社会效果；其次是要懂得听众有不同的对象和不同的层次，而“公众场合”也有不同的类型，如党团集会、专业性会议、学校、社会团体、各类竞赛场合，写作时要根据不同场合和不同对象，为听众设计不同的演讲内容。
可讲性。演讲的本质在于“讲”，而不在于“演”，它以“讲”为主、以“演”为辅。由于演讲要诉诸口头，拟稿时必须以易说能讲为前提。如果说，有些文章和作品主要通过阅读欣赏，领略其中意义和情味，那么，演讲稿的要求则是“上口入耳”。一篇好的演讲稿对演讲者来说要可讲；对听讲者来说应好听。因此，演讲稿写成之后，作者最好能通过试讲或默念加以检查，凡是讲不顺口或听不清楚之处（如句子过长），均应修改与调整。
鼓动性。演讲是一门艺术。好的演讲自有一种激发听众情绪、赢得好感的鼓动性。要做到这一点，首先要依靠演讲稿思想内容的丰富、深刻，见解精辟，有独到之处，发人深思，语言表达要形象、生动，富有感染力。如果演讲稿写得平淡无味，毫无新意，即使在现场“演” 得再卖力，效果也不会好，甚至相反。
三是会议记录。在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。
记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用来作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备，以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。从某种程度上讲，记录人员比一般与会人员更为重要，安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。
会议记录的基本要求：一、准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。
记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。要记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。
会议记录应该突出的重点有：（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。
应当注意：会议记录与会议纪要是不同的概念。会议记录有别于会议纪要。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。第三，载体样式不同。会议纪要作为一种法定公文，其载体为文件，享有《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《条例》、《办法》)所赋予的法定效力。会议记录的载体是会议记录簿。第四，称谓用语不同。会议纪要通常采用第三人称的写法，以介绍和叙述情况为主。会议记录中，发言者怎么说的就怎么记，会议怎么定的就怎么写，贵在“原汤原汁”不走样。第五，适用对象不同。作为公文的会议纪要，具有传达告知功能，因而有明确的读者对象和适用范围。作为历史资料的会议记录，不允许公开发布，只是有条件地供需要查阅者查阅利用。第六，分类方法不同。会议纪要种类很多。按其内容，可分为决议性纪要，意见性纪要，情况性纪要，消息性纪要等；按会议的性质，可分为常委会议纪要，办公会议纪要，例会纪要，工作会议纪要，讨论会纪要等。而会议记录通常只是按照会议名称来分类，往往以会议召开的时间顺序编号入档。对会议纪要的分类，有助于撰写者把握文体特点，突出内容重点，找准写作角度；对会议记录的分类则主要是档案管理的需要。
最后再和大家交流一下通讯报道工作。无论女职工工作还是人口计划生育工作，宣传不是万能的，不宣传也是万万不能的。我们要学会掌握新闻宣传手段、利用各种媒体，来促进我们的工作。
业余通讯报道员是连接企业、企业职工和新闻媒体的“桥梁纽带”，肩负着宣传大政方针和反映群众呼声的双重重任，是一项锻炼自己的“苦差事”，也是令人敬佩的复合型人才。通讯报道员要有“箩筐肚”，“兔子腿”，“老鹰眼”，在社会生活中能够“上天入地满天飞”。
我们要用全新的观念看待新闻工作。什么是新闻？新闻是新近发生的实事的报道。写新闻报道，首先要学会采访。采访的目的：就在于获得新闻；采访的任务：主要是发现、了解和选择新闻，并掌握足以构成新闻的各种事实材料；采访的作用有：1.发现和落实线索， 2. 获取第一手材料，3.增加感性认识， 4.核对新闻事实。通过我们的采访，增加感性认识，捕捉生动的情节和细节；增加真实感，获得真知灼见；有自己的比较深刻的感受，能写出独到的见解。
新闻写作也有特殊规律，集中表现为：服从事实和事实的报道。真实性是新闻的第一生命，形式受制于事实,具体来说： 1. 新闻写作服从事实和事实的报道规律，立脚点先服从事实，再是要服从事实的报道； 2. 服从事实，报道实事求是，对新闻写作来讲，是根本，是立足点，也是衡量一篇新闻作品成败的基本标准； 3. 新闻写作服从事实的报道，就是要全面把握新闻特性和新闻的传播需要，以事实为本，争取时效。
掌握新闻报道采访、写作技巧后，还要尽量减少文章差错。人名、地名、数字、专业术语等一定不能错；语法、修辞、逻辑要准确。我们在收到的来稿中，常常发现此类错误：
1、主语和谓语搭配不当。如：“职工生活水平得到改善”。生活可以改善，水平只能提高。
2、谓语和宾语搭配不当。如：“报纸发表了他的事迹”。发表文章可以，不能发表事迹，应当用“报道”才准确。
3、定语和中心语搭配不当。如：“去年产量创造了历史最好水平”。水平只有高低，没有好坏之分。
由于时间关系，今天我就讲这么多。由于水平有限，难免有不妥之处。希望大家批评指正。
叶圣陶先生说过，大凡传授技能技巧，讲说一通，指点一番，只是个开始而不是终结。要待技能技巧在受教的人身上生根，习惯成自然，再不会离谱走样，那才是终结。是金子在哪里都闪光。衷心祝愿姐妹们不断提高自身素质，在本职岗位上展示才华，做出贡献；祝大家在矿区新一轮发展中，建功立业，大有作为；也祝大家事业有成、家庭幸福、身体健康、万事如意！
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