机关文秘必备的“武功秘籍”

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机关文秘必备的“武功秘籍”

　　公文写作水平的提高非一朝一夕之功，不能一蹴而就、一步到位，也不能蹩脚郎中治病——头痛医头、脚痛医脚，就写而写、为练而练。下面给大家介绍机关文秘必备的“武功秘籍”，欢迎阅读!

　　机关文秘必备的“武功秘籍”

　　劈柴不照纹，累死劈柴人。我们进行公文写作的“纹”，就是所在部门的发展脉络，即所处发展阶段、发展态势、优势特点、存在短板等情况。可以通过查阅上级来文、下级呈文、本部门成文、信息简报、发展规划以及历年工作部署、总结等文件资料来熟悉和掌握。对发展脉络有了宏观性、格局性的把握，起草公文才能更具指导性和针对性。

　　2强化语感培养要多“看”

　　多浏览党报党刊、上级讲话、条例办法，认真研究领导在各种场合的发言，领会公文的写作要求、写作要领，参悟行文习惯、行文特点，并不断深化理解、咀嚼揣摩。这样起草公文时才能“卖什么吆喝什么”“到哪山唱哪歌”，既不讲外行话，又符合行文习惯。

　　3加强逻辑认知要多“学”

　　逻辑是思维的体操，学习一些基本的逻辑常识，掌握一些概念关系、性质命题、推理方法等方面的逻辑知识，了解一些常见的逻辑错误、逻辑理念、逻辑方法，不但可以防止写文章过程中出现主次不分、条理不清、概念混乱、逻辑跳跃等多种问题，还可以让思维更加全面、深刻和理性，对矛盾问题的处理更加科学合理，起草公文也会更加得心应手。

　　4提高语法水平要多“练”

　　词汇是语言的材料，语法是使词汇材料有机组合的规则。学习巩固基本的语法知识，掌握主、谓、宾等成分的概念、位置、作用，学会分析句子成分并经常加以练习。在起草公文时就会比较敏感，对语句不通顺、存在语法问题的病句就能直指要害并加以纠正。

　　5积累文学素养要多“读”

　　多阅读古今中外的经典著作，揣摩名家感知世界、描述事物、评论说理的功夫和本领，对于一些脍炙人口的经典段落，可以进行摘抄，加深体会。日积月累，才会使文字的使用更精准、更到位。

　　6不断推敲研究要多“改”

　　一篇相同命题的公文，要看“高手”和前辈们是如何切题、阐述、论证的，再对照自己的文章，看看问题在哪、差距在哪。自己写成的公文要及时“热处理”，多读几遍，看看行文方式、逻辑关系、遣词造句有无问题。如有条件还可以进行“冷处理”，搁置一段时间再拿出来，以旁观者角度查找不足。对于上级修改过的文稿要认真保存、经常翻阅，学习写作思路、写作方法，对自己文稿中出现过的问题要避免再犯，对不理解的问题应及时查阅和请教。

　　公文写作三部曲

　　酝酿准备阶段：要胸有成竹　　

　　“凡事预则立，不预则废”，就像盖房子一样，公文写作动笔之前，也要对其有一个完整、可靠的规划和准备。事先准备充分与否，直接影响以后写作的进度和质量。公文写作的准备既包括内容，也包括形式，要通过充分的酝酿准备，达到对整篇公文胸有成竹。具体来说，公文写作的.准备应从以下几方面着手。

　　（一）明确“为什么写”——主旨目的要明。

　　公文是公务活动中传情办事的工具。每一篇公文的发出，都有其特定的作用，也就是公文所要达到的目的。写一篇公文，首先要明确这篇公文是要达到什么样的目的。比如：是要解决全局问题，还是要解决局部问题；是要对方了解、认识到某些问题，还是要求对方采取行动、措施等等。要根据公文的写作目的和达到这一目的的根据，确定公文所要表明的主要观点、主张，即公文的主题。如果是领导交办的写作任务，起草者应就这些问题向领导进行仔细询问，认真研究，很好地领会个中含义，切不可不懂装懂，自由发挥。

　　（二）把握“写什么”——材料搜集要全。

　　“巧妇难为无米之炊”，有无丰富的写作材料和参考资料，对于一篇公文的成败，起着十分重要的作用。搜集材料要在“全”字上下功夫。要找全需要运用和参考的有关内容方面的资料。既要有面上的情况，又要有点上的情况；既要有正面的事例，又要有反面的事例；既要有新近的事实，又要有历史的事实；既要有上头的精神，又要有下面的反映。全方位地掌握了解资料后，思想观点就会更加客观，方法步骤就会切实可行，写作起来便游刃有余，写出的公文也就丰满充实。

　　（三）确定“怎样写”——谋篇布局要细。

　　谋篇布局，就是围绕主题把有关内容组织成篇的过程。公文的成败，往往取决于谋篇布局。主要应该确定三个方面的内容：

　　一是定格式。要根据公文的主旨和目的，确定公文的发文对象，选择适当的文种。

　　二是定结构。即要为公文建框搭架，即撰写写作提纲。写作提纲至少要解决如下问题：一是要进一步确定中心论点和写作思路；二是要确定总体结构、段落层次，解决好先写什么、后写什么的问题；三是要选择主要材料和骨干事例，根据文章的总体结构进行合理安排；四是要初步拟出文章的大小标题；五是要基本确定文章的开头、结尾和论证方式，即如何开篇，如何收尾，如何转承启合衔接过渡等。一般而言，为确保公文的准确、严肃和写作速度，再简单的公文，写作前都应拟个提纲。

　　三是定重点。要根据文章的主旨目的，确定哪一部分应详写，哪一部分应略写。上述三个方面确定之后，剩下的就是文字工作了。

　　草拟初稿阶段：要一气呵

　　准备工作好比是“十月怀胎”，起草环节则是“一朝分娩”。初稿写作不顺利，就难以高效率地完成预定的写作任务。从笔者的实践经验看，起草初稿最好是一气呵成。

　　（一）身心俱入。撰写公文，也需要一种发自内心的写作欲望。公文写作者应当力求变被动为主动，形成一种“我要写”的心理状态。在还不具备这种写作心理的时候，就不要急于下笔。一般来说，缺乏写作欲望的主要原因还是准备不充分，没有达到呼之欲出的境界，在这种情况下，应该对文章重新进行研究和思考，一旦成竹在胸，就容易激发写作热情。热情调动起来后，就应该专心致志、全力以赴地进行写作。

　　（二）一气呵成。初稿只是个“胚胎”，还有待修改，所以初稿写作时不必过于拘谨，应尽可能写得丰厚一些，尽可能把与主题有关的材料写进去，把语言展开一些，不一定求精求简，而应该力求表达到位。较之开始的写作提纲，是多安排几个层次，还是合并某些内容，这时也可放开一些写，根据主题表达的需要，做一些必要的调整。如果初稿写作时过于拘谨，处处苛求，不断地否定自己，那只能是写写停停，文气也可能是断断续续，这种做法是不可取的。写作时遇到难点不要停笔，“跳过”继续往下写。一气呵成的文章，往往能文气贯通，思路畅通。

　　（三）不离主旨。当起草者的主观积极性调动起来后，其思想经验的积累也自然会被调动起来，文思泉涌，常常会产生一种角色变化的感觉，俨然觉得自己是一位领导者，容易在写作过程中加入自己的观点和意图。但公文写作毕竟是“代言”而不是“自言”，是代表组织发号施令、指导工作和沟通信息，公文的行文主旨、中心思想、主要观点在写作前早已确定。因而执笔者在写稿时，在观点、结论、主张等公文的思想、主题方面要按照既定方针，不能随心所欲地改变和无限度地发挥，对自己的思想要有所收束，不能让它代替领导和集体的意图。

　　修改定稿阶段：要双向审改

　　作为执笔者，在修改公文时，既要站在行文者的角度，又要从受文者的角度对公文进行审改。

　　（一）要站在行文者的角度检验公文的准确性。

　　对公文的修改，要从大处着眼，小处落笔，先检查公文的主旨材料、通篇结构是否有毛病，然后从字、词、句、段逐一进行检验修改。

　　1. 看主题是否正确，表达是否清楚。首先检查主题是否正确，是否符合党和国家的有关法规、方针政策等等。主旨正确了，再看主旨是否表达清楚，要从三个方面检验：一是要检查公文的大小标题是否概括准确，是否直接、简洁、鲜明地反映主题；二是要检查公文内容表述是否集中，是否紧扣主题，反映主题；三是要看文章的思想性是否与主旨相统一。

　　2. 看结构是否合理。修改时应检验结构布局是否完整合理，有无残缺脱漏；段落层次是否分明并合乎逻辑；过渡照应是否恰当；开头结尾是否得体等等。

　　3. 看选材是否正确、典型。根据写作目的和公文主旨的需要，对初稿选用的材料要认真检验核实。对虚假失实的材料要坚决舍弃；材料空洞贫乏的应适当补充以使主旨基础坚实。

　　4. 看语言是否精当，标点符号是否规范。初稿形成后，要逐字逐句推敲语言，删繁就简，竭力将可有可无的字、句、段删去。同时，用词要准，要考虑公文的语体特色，以使语言达到准确、精炼、规范、明白、朴实、生动的要求。另外，还要检查标点符号使用是否恰当，有无错别字等。这些看似细枝末节，但如果马虎大意，造成疏漏，就会使受文者产生误解或引发歧义，甚至出现重大错误，给工作带来困难或造成损失。

　　（二）要站在受文者的角度检验公文的可行性。

　　执笔者在修改公文时，还要从受文者的角度出发，对公文内容的正确性、可行性和指导性进行检验。

　　一要查政策界限是否正确。每件公文规定要做什么，不要做什么，应当怎么做，政策界限必须正确，否则，在执行中必然会产生偏差。

　　二要查措施办法是否明确具体。要重视检查“工作交代”是否明确。凡请示的文件，均须写明情况和自己的要求及意见，并写明希望何机关何人何时答复何项问题。凡指示的文件，对各级的要求，亦应规定明确。

　　三要查措施办法是否可行，各方面有无抵触。文件提出的实现目标的措施和解决问题的方法必须切实可行，否则，就可能成为一纸空文，达不到行文目的。

　　因此，要注意查明下列问题：提出措施、方法的理由是否充分，它与客观条件是否符合，在行文范围内是否有普遍指导意义。同时，要检查文件的内容与中央、上级发布的方针、政策、规定等是否保持一致，与同级平行机关的有关规定、办法有无抵触，与过去本单位制定的有关政策规定是否有矛盾。如有不一致的地方，要根据情况进行修改或适当处理。另外，还要查看文稿本身的标题和内容、观点和材料之间有无自相矛盾、互相抵触的地方。以上三点得到全面解决，才能有效推动受文者自觉地按公文要求行动，促进公文目标的实现。

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