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当秘书的电话礼仪
秘书的电话礼仪中表示,电话作为现代通讯联络的手段,在企业运作中起着十分重要的作用,下面小编为大家介绍当秘书的电话礼仪,希望能帮到大家!
秘书电话礼仪
因此秘书必须具有我代表公司的意识,这样,不但树立了自己的良好的形象,同时也把自己公司的良好形象留给了对方。
秘书接电话礼仪
接听电话第一声应说:您好,然后再报上本公司的名称、自己所在的部门或姓名。作为秘书,应掌握接电话的规范:
随时保持笑容
打电话是从语言和声调开始的。在接电话的过程中,你的眼睛、手势以及各种形态的动作,对方都看不到,因此这时打电话的语气和声调就显得格外重要。人在微笑时说话的声音,会使人感到柔和、舒服。所以,在接听电话时,应随时保持笑容。
姿态正确,声音清朗
在接听电话中,虽然通话双方互相看不到对方,但你的心理状态、当时的心情和心境,都会非常微妙而又非常真实地反映到语调、语气上来,所以,在接听电话时,不可以有一副慵懒的姿态或者懒散的样子。这样,会使对方明显地感觉到你对他的不尊重。
不要让电话铃响的太久
电话铃声响两下时,要迅速拿起电话,这时一种避免让对方久等的礼貌做法。如果在特殊情况下,铃声响几声后才接电话,应向对方致歉,这样才会使对方对你产生良好印象,认为你很有礼貌、很有修养,同时也会对你的单位产生良好的印象。
用左手我电话,右手执笔
接听公务电话时,一定要用左手持话筒,右手执笔,一边交谈,一边记录电话内容。正确记录所要传达的事企业电话讲究效率第一,电话的记录传达宜求简洁明了,最忌讳拖泥带水,不得要领。在做电话记录时,要记下何时、何人、何地、何事、如何处理等等。理智地回答一般性的询问对打错的电话表示谅解;对个人私事的来电简要回答;对电话骚扰不予理睬;对员工家庭急事予以紧急处理;对态度粗暴语言粗鲁的来电,仍应保持你的礼貌和职业性语言,不和他争辩和顶撞。
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