文秘的办公室文件接收和管理工作

文秘的办公室文件接收和管理工作

　　导语：办公室文件接收和管理工作，是政府部门公文流转比较重要的环节。其办理效率和质量影响着公文的正规性、处理的速度，决定着领导临时想要某些文件能否及时找到，所以做好办公室文件的接收和管理工作至关重要。那么如何更好地去完成此项工作呢?

文秘的办公室文件接收和管理工作

　　1、从源头上保证文件的规范性。

　　接文过程中，要严格审查文件是否加盖公章、签发时间是否及时、是否留存联系人、文中内容是否规范得体、附件是否齐备等，防止因文件不规范，导致公文难以流转或流转困难。

　　2、给文件做好编号工作。

　　按照自定义的编号规则，依次对接收的文件进行规范化管理。编号后的文件，好比就给其上完户口，其具有唯一性。以后在找文件过程中不必再看文件的名称了(文件名称类似的话，影响找文件的效率)，直接对应记录找文件编号即可。

　　3、接收文件后及时传阅。

　　对于接收的文件，要及时送达领导各级领导手中，切不可在自己手中耽搁，以免影响整体办件效率或耽误重要事情。

　　4、及时跟踪文件办理进展情况。

　　文件流转到哪个环节，要及时跟踪，及时到领导办公室取回阅处完的文件，若有批示则按照批示及时传递办理，并对文件流转的过程一一进行记录，防止文件无法跟踪文件办理情况。

　　5、及时记录领导批示。

　　对于大领导的批示，可以记录在办公软件中，这样就可以宏观地了解文件办理进程，对于查询历史文件办理过程具有很重要的作用，防止因临时无法找到文件而不知道文件曾经的具体办理情况。

　　6、及时将文件数字化。

　　文件数字化，即对办理完成的文件进行数字扫描。这样能够极大地便利我们对文件的管理和查阅。文件一般扫描为PDF格式的。

　　7、及时完成文件的归档。

　　文件及时归档，不仅可以节省办公空间，而且能够减少将正在办理的文件错误混合在已办理完成的文件中，防止文件丢失。

【文秘的办公室文件接收和管理工作】相关文章：