如何做个高效秘书

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如何做个高效秘书

　　秘书岗位是与领导岗位相伴而生的，有了领导才有秘书的存在，这种关系处理的好坏事关全局工作的开展和秘书工作的成败。以下是小编为大家收集的如何做个高效秘书，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

如何做个高效秘书

　　秘书工作人员的工作效率高不高，与事先又没有计划关系密切。所谓计划，就是什么时间干什么、怎么干、达到什么结果。计划，有心里想的，有见诸于文字的。在执行过程中可能会有变化，但事先计划不计划，效果是不一样的。工作中往往临时性、被动性的工作多，要列出详细计划很难做到，但大体上有个安排是可以办到的。一些年来颇为流行的目标管理实际上就是一种计划管理。列出每年、每季、每月、每周的工作程序图，什么时间干什么，一目了然。出了常计划意外，还有短安排。短到小时、分钟。但是一般来说，以天为单位进行计划比较合适。

　　秘书人员应该把“宁可用不上，也不能不准备”作为座右铭。确实，秘书工作繁杂琐碎，要想不出大错，事先一定要多做准备。宽打窄用，办事才能从容。

　　一、计划中要注意几点：

　　运筹要有备份计划；撰文要有充足材料；遇到事情多想几套方案；办事要多准备几手。

　　秘书人员也要学会临阵磨枪的准备方法。因为具体人具体事不同，很难说到底怎么个临阵磨枪法，有几个原则可以供参考：

　　1、求精：有些事情已经有所准备，但到了关键时刻，仍然需要自己出难题，以便精益求精。

　　2、挖潜：当遇到突如其来的事情时，抓紧点滴时间进行准备，从时间上挖潜。更重要的是要充分相信自己的潜力，如同运动员那样，发挥自己身体的每一个机能，找到解决问题的方法，切记不要妄自菲薄，认为自己不行，错过了时机。

　　3、韧性：有的事情尽管事先已经准备好了，但事到临头，又有了一些变化，此时千万不可气馁、烦躁、听之任之。

　　二、如何做个高效秘书

　　1.做一个合格的秘书，自然少不了善于学习、勤于实践、敢于创新、甘于奉献。仅仅做到这些，还远远不够。我过去有一个直接领导，是给大领导做过秘书的，他后来居然和大领导关系亲密到情同父子了，大领导自己儿子的话不听就听秘书的，每年过春节，大领导都把他叫到家里去吃饭，一人一瓶茅台，不喝完不许走，这秘书真是当到家了。

　　2.做好秘书工作，深厚的写作功底是必不可少的，这就要博览群书，勇于创新，勤于思考，勤于实践，勤于动笔。其次，说功也不可少，能言善辩，会做人的思想工作，能向领导准确清晰地表达意见和建议，善于说服上下，形成合力去抓落实。再次，还要有干才，很精明能干，能够把领导交待的公事、私事创造性地完成好，让领导满意，个人受点委屈也在所不辞；不怕麻烦，跑断腿、磨破嘴、饿扁肚子也心甘情愿。

　　3.如果作为文秘人员或者单位领导秘书，我们一定要对自己的文字负责。机关人员所承担的一个重要的职能，就是要发挥好领导参谋和助手的作用。文秘、秘书人员尤其如此。怎么发挥参谋和助手作用？就是我们日常在写总结、写汇报、写报告，要站在领导的角度去思考和谋划，有些适当的工作建议，领导历次会议上强调的内容，要糅合到相应的材料里。有些材料写好了，领导在会上读起来顺畅有力，撰写者成就感很强，反之，领导念起来，磕磕巴巴，每念一句，撰写者脸烧一次。

　　4.当秘书最痛苦的事情是什么？就是辛辛苦苦写出来的文稿被领导改得面目全非。当秘书最最痛苦的事情是什么？就是辛辛苦苦写出来的文稿被领导责令重写。当秘书最最最痛苦的事情是什么？就是你辛辛苦苦写出来的文稿被领导连连“夸奖”：“好，好，好”，随后往办公桌上一丢，开会时却翻出自己的笔记本……呵呵，估计你离光荣下岗也不远了。

　　5.怎样使更多的机关文秘人员成为“大手笔”？领导的重视和培养固然十分重要，但起决定作用的还是文秘人员自身的刻苦努力。自身不努力，领导再重视也没用。作为文字秘书，在写作上要有“出人头地”的雄心壮志。这不是狂妄，而是一种气概。如果自己看不起自己，自己不给自己施加压力，那就永远也成不了“大手笔”。另外还要掌握方法，这样就可以少走弯路，就会成熟得快一些。一点建议：勤积累、勤练笔、勤比较；不怕失败，不固步自封，不三心二意。

　　6.文字秘书应具备怎样的思维能力？我认为，除了布局谋篇、组织文字本身所需的思维能力之外，更重要的，就是分析问题和认识问题的能力，包括看问题的高度、深度和准确程度以及所提出的解决问题的办法是否符合实际、科学可行等等。

　　7.青铜段位的助理、秘书是领导安排什么就执行什么，王者则是领导安排什么，他能够在做好领导安排事项的基础上，举一反三了解清楚其他全面的事项。比如，以外单位来本单位拜访，领导说，把他们的拜访函发来，我看看是如何安排的。有些助理、秘书直接把文件发后就不管了，高阶玩家则是按照文件上的联系方式，致电对方行程、食宿安排等问的一清二楚，给领导传文件时一并进行了汇报。这是为领导提供参考、节省时间。长此以往，领导不信任都难。

　　8.新领导上任，想仍要保证工作有条不紊进行，就必须去尽快适应领导的风格。很多领导刚到新单位，是不喜欢下属提这个那个的，这是出于维护自己的权威，所以，当领导要求跟以往不符时，先别去争辩，先去适应，按他要求去做。等慢慢认可你后，再开始适时说些自己的想法，不然他不待见你，你会很难受。

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