文秘如何进行会议管理

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文秘如何进行会议管理

　　会议管理是文秘的基本技能之一，那么文秘应该如何进行会议管理呢，一起来看看！

文秘如何进行会议管理

　　1、会议筹备方案的拟订

　　内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。

　　作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。

　　(1)组建会议筹备委员会

　　(2)分成筹备小组

　　(3)形成筹备方案

　　(4)领导审核方案

　　2、会务检查工作程序

　　内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。

　　(1)开会检查的程序

　　1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查

　　2)会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知

　　3)召开协调会并在会上现场解决问题

　　4)汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实

　　(2)现场检查的程序

　　1)指定现场检查的路线和确定现场检查的重点

　　2)制作检查单，以便记录和汇总

　　3)按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录

　　4)对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正

　　3、会议文件审核工作程序

　　内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。

　　(1)起草该文件的秘书就内容进行自审

　　(2)主观秘书进行初审

　　(3)如内容涉及部门较多，要进行会审

　　(4)审核修改后，主要领导或主管领导进行终审

　　4、拟订会议的应急方案

　　内容包括：会议举行过程中可能出现的问题(人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题)，出现问题时负责解决的会议工作人员。

　　(1)预测不可预知的情况

　　(2)提前准备应对的备选方案

　　(3)讨论会议紧急情况

　　(4)确定会议应急方案

　　5、提示会议按计划进行

　　是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。

　　(1)了解议题和议程

　　(2)准时宣布开会

　　(3)有效引导议题

　　6、处理会议突发事件的程序

　　(1)向领导报告

　　(2)启动会议应急方案

　　(3)实施应急方案

　　(4)必要时向公共应急机构请求支援

　　(5)善后工作(向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通)

　　7、会议总结工作程序

　　内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

　　(1)对会议征询意见，拟就工作总结稿

　　(2)向领导报告会议结论

　　(3)总结定稿

　　(4)印发

　　(5)归档

　　(6)组织全体工作人员进行总结

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