做好会议记录的三个诀窍

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做好会议记录的三个诀窍

　　会议记录是办公室的一项日常工作，看似简单，真正做好并不容易。它需要在会前、会中、会后投入足够的时间和精力，充分考虑多种细节与因素。下面小编为大家带来了做好会议记录的三个诀窍，希望对大家有用。

做好会议记录的三个诀窍

　　做好会议记录的三个诀窍

　　一、准备细致到位

　　认真细致的准备工作是做好会议记录的重要保障。会前，记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况、会议决议等做到心中有数。会议记录通常采用现场文字记录(笔录或电脑记录)和录音(或录像)记录相结合的方式，一方面可以确保记录内容的全面、准确;一方面也对有关准备工作提出了较高要求。对此，记录人应养成一种职业习惯：提前到达会场、提前调试记录设备，避免因准备不足而影响会议记录效果。

　　二、记录完整真实

　　一份完整的会议记录，除了会议主要内容外，还应包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题等要素。会议记录的目的，就是要忠实记载会议召开时的情景，以便日后查阅。这就要求会议记录必须真实，不能夹杂个人观点，更不能有意增减发言内容。要尽量将发言人所说内容全部记录下来，保持语言的原汁原味。为确保会议记录内容的真实可靠，对于一些重要会议，可以会上录音、会后整理，即便是重复的发言内容也如实记下，力求准确还原发言者的每一句话、如实反映会上的讨论情况。记得有一次，一位领导前来查阅会议记录，想要看看关于某个问题形成决议前会上的具体讨论情况。通过查阅当时的会议记录，我们很快找到了会上关于这个问题的一句意见，就是这关键的一句话，为领导向有关部门进行解释提供了依据。试想，如果当时的会议记录只是粗略地记下发言要点，这句极其重要的话很有可能会被漏掉。

　　三、整理准确及时

　　会上记录的内容只是一个草稿，会议结束后，须在草稿基础上尽快整理成要素完整、文通字顺、格式规范的会议记录。在此过程中应注意以下几点：一是对记录内容查漏补缺。根据会议录音等对记录文稿进行核对，对遗漏内容进行补充，对记录有误处加以修正。二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实。对个别无法确定的专有名词，应根据录音记录，标注拼音。三是对记录文稿进行全面整理。在不影响记录真实性、完整性的前提下对文稿内容进行适当整合，确保记录体例的规范统一。会议记录经有关部门审批后，应及时归档留存。

　　做好会议记录的三个诀窍

　　一、准备充分

　　了解会议主题和议程

　　在会议前，尽可能了解会议的主题、目的和大致议程。这可以帮助你在记录时更好地把握重点，提前对可能涉及的专业术语、关键人物和重要事项有一定认知，避免在记录过程中出现理解困难或遗漏重要信息的情况。

　　例如，如果是关于一个特定项目的进度汇报会议，你可以提前熟悉项目的背景、关键节点和相关人员的职责，以便在记录中准确反映项目的进展情况和问题。

　　准备合适的记录工具

　　选择适合自己的记录工具，如笔记本电脑、平板电脑或传统的纸笔。如果使用电子设备，确保电量充足、软件运行正常，并提前熟悉记录软件的功能和快捷键。如果选择纸笔，要准备多支笔以防出现笔没水等情况，同时选用质量较好、书写流畅的笔记本，方便快速记录。

　　例如，使用电脑记录可以利用文字处理软件的自动保存功能，防止数据丢失；而纸笔记录则具有灵活性，在某些场合可能更加方便快捷，如在会议室信号不好或者不允许使用电子设备的情况下。

　　二、记录准确

　　抓住关键信息

　　在会议进行中，专注倾听发言者的内容，抓住关键信息进行记录。关键信息通常包括会议的决策、重要的讨论点、行动计划、责任人及时间节点等。对于一些复杂的问题或讨论，可以用简洁的语言概括其核心要点，避免逐字逐句记录，以免影响记录速度和准确性。

　　例如，当讨论一个项目的预算问题时，记录下最终确定的预算金额、调整的原因以及负责执行预算的人员和时间要求。

　　运用速记和符号

　　学会使用速记方法和特定符号可以大大提高记录速度。例如，可以用缩写、首字母缩略词来记录常见的词汇或组织名称；用特定的符号来表示重点、疑问、同意等状态。这样在后续整理会议记录时，也能快速回忆起当时的情境和重要内容。

　　比如，用 “&” 表示 “和”，“govt” 表示 “government”；用 “★” 表示重要事项，“？” 表示疑问等。

　　记录发言者观点和意见

　　除了事实性信息外，还应记录发言者的观点、意见和建议。这些内容对于理解会议的讨论过程和决策依据非常重要。在记录时，可以注明发言者的姓名或身份，以便在后续查阅时能够清楚地知道是谁提出了特定的观点。

　　例如，“李经理认为项目应该优先考虑市场需求，加大营销投入。” 这样的记录可以准确反映发言者的立场和思考方向。

　　三、整理完善

　　及时整理记录

　　会议结束后，尽快整理会议记录。趁着记忆还比较清晰，对记录中的模糊内容进行补充和完善，检查是否有遗漏的重要信息。同时，将速记内容和符号转换为完整、清晰的文字表述，确保记录的可读性和准确性。

　　例如，在会议结束后的半小时内开始整理记录，对照自己的记忆和可能的录音资料（如果允许录制的话），对记录进行梳理和补充。

　　突出重点和行动事项

　　在整理后的会议记录中，突出重点内容和行动事项。可以使用不同的字体、颜色或格式来标注重要决策、任务分配、时间节点等信息，使阅读者能够快速抓住关键内容。同时，确保行动事项明确具体，包括责任人、完成时间和具体要求。

　　比如，将行动事项用加粗字体列出，并在后面注明责任人的姓名和具体的完成时间要求，如 “完成市场调研报告（责任人：小王，完成时间：下周五）”。

　　审核与分发

　　在完成会议记录的整理后，仔细审核记录的内容，确保准确无误。可以请其他参会人员帮忙审核，特别是对于一些重要的决策和行动事项，确保大家的理解一致。审核通过后，及时将会议记录分发给相关人员，以便大家能够按照会议要求执行后续工作。

　　例如，将会议记录以电子邮件的形式发送给参会人员，并在邮件中说明如有任何疑问或需要补充的内容，请在一定时间内反馈。这样可以保证会议记录的准确性和有效性，促进会议决策的落实和工作的顺利推进。

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