秘书沟通技巧

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秘书沟通技巧

　　在人际交往中, 沟通无所不在。所谓沟通, 是指为了一个设定的目标, 把信息、思想和情感在个人或群体间传递,并且达成共同协议的过程。从某种意义上来说, 沟通不但是一种职业技能,而且也是一种生存的方式。作为一名秘书 , 想要当好领导的助手 , 除了需具备基本的专业知识和技能之外, 更重要的是要做好沟通工作, 不但能沟通, 还要会沟通, 也就是说要掌握沟通的诸多技巧并灵活运用, 这样才是一个合格的秘书。

秘书沟通技巧

　　秘书工作中需要沟通的人群无非有三大类,一是领导,二是同事,三是群众。

　　一、与领导的沟通技巧

　　穆罕默德曾经说过 :“山不走过来, 我就走向山。”对于秘书来说, 要想当好参谋,就要学会走向领导。但是不同的领导有着不同的性格,在与他们的沟通当中, 当然也要因人而异,特别要把握好以下几点:

　　1.在与领导沟通时要认清自己的位置

　　无论何时何地,秘书人员要切记自己是领导的助手,属于份内的事情要认真做好,除此以外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结,在向领导汇报、请示、反映问题时, 不发表有关领导个人的议论, 不当传话筒, 不说不利于团结的话。

　　2.与领导沟通时要学会未雨绸缪

　　领导每天需要面对和解决的事情很多, 为了提高沟通的质量,秘书人员要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟, 对领导的工作日程也要有个清晰的了解，还要对领导的心情做个大致的揣摩，这样既能节省时间,也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心情又很糟糕的时候去与之沟通, 往往会事倍功半, 不但达不到沟通的目的, 反而会使领导对秘书人员产生反感。

　　3.针对不同性格的领导，采取不同的沟通方法

　　秘书平时在与领导的接触中, 要学会观察,学会总结。针对不同性格的领导, 找出适合与之沟通的方法。比如与冷静型的领导相处时, 秘书人员可能会觉得对方难以捉摸, 这就需要秘书人员善于观察, 从领导日常的工作中去了解他的喜好。在与领导沟通的过程中，多聆听他的意见和建议, 切勿自作主张;凡是领导交办的事务,务必要做到万无一失,对一些细微之处做到一丝不苟。这样相处一段时间后, 就会取得冷静型领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快, 很欣赏有才能的人。因此在与他相处时,可以大胆地提出自己的想法和建议, 恰到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相当有魄力, 所以只要你的建议可行, 他都会支持你。在和这类领导相处时, 除了要扎实稳妥地办事之外,还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”,尽管他爱才惜才,但是如果表现过头,会让这类领导认为你是在故意卖弄, 反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异,但是只要秘书人员在工作中兢兢业业,多思考、勤学习, 加上巧妙使用沟通的技巧,那么我们就能从容面对。当然如果遇到那种极端自私、脾气暴躁或品质有问题的领导,最好的办法就是选择离开,因为和这种类型的领导相处,不仅会感到沟通是件异常困难的事情,而且工作上也会带来很多意想不到的麻烦。

　　二、与同事的沟通技巧

　　在一个单位里面,秘书除了要面对领导,更多的时候是要面对各位同事。为了使各项工作顺利开展,秘书人员在与同事相处时要把握好以下几点:

　　1.尊重他人，随和待人

　　每个人都渴望得到别人的尊重, 尊重别人也就等于尊重自己。所以, 在与同事的接触中, 秘书人员要牢记：不该问的话坚决不问,不该开的玩笑坚决不开,不在任何同事面前说三道四。对每一位同事都平等相待,千万不要因为对某个人有意见或看不惯, 就不屑于与其说话,这样很不利于团结。有时简单的一声问候就能营造和谐的氛围,使工作顺利开展。

　　2.讲究诚信，宽容待人

　　诚信是人与人之间沟通的基础。秘书人员在与同事相处时, 要树立“诚信第一”的观念,答应别人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某种原因没有做到,也要诚恳地向对方说明,取得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病,不能挖苦讽刺;对于听到的一些关于议论自己的言论,也用不着去追根问底,要以一颗平常心对待，有则改之，无则加勉。当然在工作中我们难免会和同事有一些磕磕绊绊，这时，要学会主动找同事和解, 只要真诚地向对方解释清楚,相信一定会赢得对方的理解。总之,宽容是一种美德,它会让周围的人更加尊重你。

　　3.做老实人、说老实话、办老实事

　　很多人认为秘书是领导身边的人,不好接近。作为秘书想要消除同事的这种误会,就必须在和同事的相处中,坚持实事求是的原则,有多大能力办多大的事情，不要高高在上，更不要到处炫耀自己的成绩，要保持谦虚谨慎、踏踏实实的工作作风。

　　4.关心他人,有良好的协作精神

　　要想和同事很好的沟通,就要善于在“情”字上下功夫,无论是在工作中,还是在生活上,要学会和同事沟通感情。同事在工作中遇到了难题向你请教时,要耐心地解答,做到知无不言,言无不尽;同事在生活中遇到了难处时,要在精神上或者物质上及时给予帮助,使他感受到温暖。某些工作需要与同事配合进行时,要学会主动承担责任,不斤斤计较。这样, 会让同事认为你是一个很好的合作伙伴,从而愿意与你共事，工作的效率也会提高很多。

　　三、与群众的沟通技巧

　　办公室是一个职能部门,经常要接触来访或办事的群众, 秘书与他们沟通时要把握好以下两个原则:

　　1.注重礼仪，微笑服务，态度积极

　　由于办公室代表着一个单位的形象,所以秘书人员一定要注意自己的自身形象,包括穿着打扮、说话的语气和用词。无论来访者是何种身份,秘书人员都要笑脸相迎，给来者留下美好的第一印象。要主动询问来访者的来由和目的尽可能地帮他们提供相关的服务。在接听电话时，要主动问候来电者，并询问他所要找的人或所要办的事，语气要平缓,不能生硬。必要时要准确记录来电者的重要信息, 并及时帮他转达或办理。

　　2.耐心地倾听,积极地协调

　　办公室常常会遇到一些带有负面情绪的来访者,这时秘书人员首先要做一个忠实的听众,允许他们把心里话发泄出来,从中找出问题的症结所在。可以办理的,要与有关部门积极地协商,及时给予解决;因种种原因不能办理或无法解决的除了稳定来访者的情绪外, 还要动之以情，晓之以理，耐心地向他们解释清楚，尽可能地使他们满意而归。对于那些不讲道理、故意刁难的来访者, 最好的办法是使用缓兵之计, 委婉地劝说来者先回去,了解情况后再说。

　　总之,秘书的工作比较繁杂，要想当好秘书这个角色，就要学会处理方方面面的关系，也就是说要学会沟通。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉快，在开展各项工作时，更加游刃有余，还会使一个单位的整体形象在无形中得到进一步的提高。

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