文秘如何进行总体日程安排

文秘如何进行总体日程安排

　　“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。那么文秘应该如何进行总体日程安排呢，一起来看看！

　　(一)总体原则：

　　了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，

　　-优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍;

　　-了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点;

　　对计划内事情预先写入日程;及时整理日程表，以免安排冲突;

　　明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理;

　　定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展;

　　注意日程安排的时间松紧，适当安排

　　(二)经验与技巧

　　周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务;

　　在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间;同时预留时间处理日常事务;

　　根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息;

　　对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突;每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致;

　　不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理;

　　控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程;

　　掌握近期要回避的人物;

　　月/周计划安排模版

　　可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可;

　　也可按照总经理习惯，自行制作日程表;

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