如何提高文秘写作能力

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如何提高文秘写作能力

　　写作能力是办公室工作的一项基本素质，也是衡量文秘水平的重要标准。如何提高文秘写作能力，本文拟谈一孔之见。

　　一、注重写作基本功训练。

　　写作能力的高低决定着服务质量的好坏，而写作能力的关键在于基本功。综合起来讲，基本功可用“听、读、记、写”四个字来概括。

　　“听”，就是认真听取领导讲话主要精神，把领导的工作思路、工作经验、具体要求记录下来;认真听取各部门领导的汇报，把各部门的基本情况、工作进展情况、存在的问题和工作建议记录下来;认真听取侧重服务的领导、办公室领导和分管领导关于起草文件、报告的要求、思路并记录下来，必要时可征求一下其他人员的意见。

　　“读”，就是多阅读报刊杂志，从中了解和掌握国家的方针政策、各地区落实方针政策的具体措施;多阅读上级重要文件和领导讲话，充分把握上级的有关要求;多阅读本地区领导的重要讲话，掌握本地区经济和社会各项工作的思路、重点及具体工作措施;多阅读部门领导的调查报告、情况反映和有关信息，深入了解掌握各部门的实际情况、存在问题与工作打算。

　　“记”，就是做好会议记录、学习笔记，关键是要把主要工作的思路、措施和取得的成效牢记在心，把各项主要经济指标完成情况及原因熟记于心，为起草文件和讲话打基础。

　　“写”，就是起草文稿的过程。在写作基本功中，听、读、记是基础，都是为“写”服务的。

　　想写好，首先要学会定思路，也就是定提纲，这是写作的关键。公文写作同文学创作有很大区别，不同的文种都有固定格式，这适用于国家确定的15个文种，在起草领导讲话、汇报材料、发言提纲时，虽然也有一定格式，但不是固定不变的，要根据会议要求，领导意图和实际工作需要而定。其次要注重内容的选取。总结时要客观真实、全面详细，多用数字和事实说话;分析时要准确、有针对性和前瞻性;部署时要符合实际，有可操作性和科学性。再次要灵活运用语言文字。“公文不是无情物”，文稿的语言有别于文学创作，但同样需要活泼生动，形象鲜明，富有文彩。适当运用名人名句、成语典故、经典论述、民间俗语和修辞手法，可以增强文章的表现力。同时，注重运用好“全面”、“部分”、“最好”、“一般”等程度用语，切忌以偏盖全，失去准确性。

　　二、注重改进提高写作能力的方法。

　　从“小”法，刚从事文秘工作的同志，由于对工作不熟悉，必须从小的文章写起，先写信息、消息、情况反映、内容摘要等小文章，然后由简到繁，由粗到细，由少到多，每天坚持写。综合法，文秘的主要职责是搞综合，学会综合各部门的基本情况，综合领导的工作思路，从一个部门、一个产业、一项工作开始综合，先撰写调查报告，了解情况，在此基础上学会分析问题，重点是提出合理化建议，然后是起草各种讲话、汇报、署名文章、情况分析等综合性文稿。

　　冷“处”法，也称冷静处理法。文稿初成后，由于思维已成定势，马上修改肯定没有效果，如果时间允许，可以先放一放，让初成后的喜悦冷却下来，再拿出来修改，以第三人的角度和清醒的头脑重新审定思路、内容和语言，会有意想不到的效果。

　　讨论法，三人行必有我师，集体的智慧是无穷的。再好的材料也有缺点和不足，都有需要不断修改和完善的地方。通过集体讨论，找出存在的问题，提出修改意见。实践证明，这种方法是通用的，也是最有效的方法。珍藏法，珍藏精品，将写得好的文章保存起来，主要是珍藏领导的修改稿和各种文种的精品。

　　压减法，文章贵于精，公文亦如此。作为文秘人员要多在“文字精练”、“篇幅短小”上狠下功夫，起草公文时，要开门见山，直陈其事，不断锤炼语言文字的表达能力。

　　三、注重良好写作习惯的养成。

　　习惯成自然，良好的习惯决定能力提高的快慢，写作能力的提高与良好的写作习惯是分不开的。概括地讲，良好的写作习惯主要有：

　　一是多写。俗话说，勤能补拙，许多秘书都有这样的体会，“常看胸中有本、常写笔下生花”，写作能力来源于日积月累，笔耕不辍。

　　二是勤思。就是所谓的“悟”。文秘人员作为协助领导工作的参谋助手，是贯彻执行党的路线、方针、政策的一支骨干力量，写东西时必须对工作进行战略的、全局的思考。多思才能“思风发于胸臆、言泉流于笔端”。所以在日常工作中，发现问题，就要认真思考，找出问题的症结，提出解决的办法，养成勤于思考、善于思考的好习惯。

　　三是善“易”。就是善于更换角度和位置。一份好的文稿必须体现领导意图，这就要求文秘人员要善于更换位置，给谁写讲话，就站在谁的角度去写，切实养成善易的好习惯。

　　四是乐创。就是喜欢创新。“从材料中来，到材料中去”，是文秘人员的通“病”，也是影响写作能力提高的最大障碍。要解决这一问题，就要求文秘人员有较强的创新意识，养成创新的习惯，大到长篇的工作报告，小到片语只言的会议通知，都要加强文章的思想创新、体裁创新和内容创新，做到“笔”到文成，耳目一新，发人深思。

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