文档管理工作技巧

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文档管理工作技巧

　　对文档进行管理是办公文秘的日常工作之一，以下是小编整理的文档管理工作技巧，欢迎参考阅读!

　　01 选择正确的流程

　　每个项目都是不同的，因此，没有哪个流程能够适合所有的项目，不论项目大小都使用同一个流程也没有意义。对于较小的项目，你应该用一个简单的过程，特别是你委托一个小项目给没有经验的项目经理，简单的流程需要更少的过程文档，而这也让新项目经理更容易遵循，也可以让经验丰富的项目经理减少他们桌子上的文档。

　　一个小项目（最低标准要求的项目）可能只需要：

　　一个项目启动文件：这（再次作为最低标准要求）将涵盖项目的目的和目标，要有关于范围、时间和成本的关键的要求，有主要的里程碑（如果在这个阶段已知的）和项目组成员的名单；

　　利益相关者要求的文档：这应该只包括利益相关者和他们的要求的文档列表。

　　一个项目范围：明确交付明确的成果，而不是创建一个单独的工作分解结构，这样你可以更加简单方便的对项目成果进行确认；

　　日程：给出任务列表中的完工日期，比如多长时间他们将要达到的重要里程碑和结束日期，采用甘特图可以显得更直观一点；

　　回顾性报告：当然，这不是必须需要的，但如果是你的领导或者其利益相关者，可能会问，这个项目进展顺利吗，有什么可以做的更好的地方可以让你今后的项目运作的更加流畅和平稳，而这类项目通常会要求减少相关的文档工作；

　　当然，这一切都要取决于你特定项目的情况，你最初可能认为你的项目特殊只需要一个或两个其他部分的文档，但每次做出这个决定的时候，你需要仔细的想想，对于这种规模的项目，这真的是必要的吗？

　　02 不要过度的报告

　　项目利益相关者需要在报告不足和过度报告之间取得一定的平衡，太多的话，他们根本不会去关注，太少，他们弄不清楚项目到底在做什么，他们可能会逐步寻求比最初的报告上提供的越来越多的信息，不论是哪种方式，你都会形成比你真正需要的多得多的文档。

　　要报告项目状态，可以尝试使用红色、黄色和绿色体系来表示，这能够满足大多数利益相关者的要求：

　　红色：你需要帮助处理这种情况；

　　黄色：项目中出现一些状态需要你关注，但我们正在处理中；

　　绿色：项目中一切正常，无异常情况；

　　03 优化会议次数

　　会议是在项目中无法避免的，有讨论战略的会议，项目范围的会议，项目的规划会议，项目启动会，项目进展会议，和各个利益相关者的讨论会议，识别会议，变更控制会议，问题回溯会议等等，这会让你花费上十几分钟到几个小时不等完成会议纪要。

　　相反的，为什么不尝试削减会议的次数，对于较小的项目，你只需要参加下面四种会议：

　　和利益相关者的讨论会议

　　项目范围讨论会议

　　项目进展讨论会议

　　项目问题回溯会议

　　通过减少不必要的会议不仅从会议本身来节省你的时间，还让你不必要去花费时间进行艰苦的准备每个细节的会议纪要，你应该只关注指出需要采取的行动以及你需要同意做什么，其它的一切都应该是不必要的。

　　毫无疑问，可能还有很多其它的方法帮助你减少项目中的文档工作，这可能基于每个人的心态和常识来进行。如果你在一个相当大规模的项目上工作的时候，那么依照既定的流程，你的文档会逐步增加的，但如果你在一个小的项目上的时候，当每次重新对文档工作进行规划和实施的时候，应该试着问问自己：到底什么才是我真正需要记录的。

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