秘书沟通的途经

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秘书沟通的途经

　　秘书岗位是与领导岗位相伴生的，有了领导才有秘书的存在。下面是小编分享的秘书沟通的途经，欢迎大家阅读！

秘书沟通的途经

　　一、当面沟通

　　人们常说见面三分情。面对面地沟通，不仅显得亲切，而且显得灵活；双方在讨论问题的同时还可以增进彼此的感情，如果双方有不同的意见，可以及时协商；你可以在吸收对方意见的基础上完善自己的设想，从而达到最佳的沟通效果。因此，秘书对于那些重要的或敏感的事情应尽量采用当面沟通的方式。即使是一些简单的通知或传话，只要条件允许，也最好当面交待。

　　选择当面沟通的条件是：

　　1、对方对你所提的问题很感兴趣。

　　2、对方比较忙，可能没有时间来看你的书面文件。

　　3、对方对你的问题可能有不同的意见，甚至会提出批评。

　　4、当对方知道你的意见后，可能会产生强烈的抵触情绪，而你又必须坚持，需要双方互相讨论才能统一意见。

　　5、双方关系密切，使用口语自然而又随意。

　　在一般情况下，凡是与自已切身利益有关的事情，人们都希望用当面沟通的方式来亲自处理，这样可以争取自身利益最大化。

　　采用电话、QQ或MSN这类即时电子沟通，在沟通的效果上远不如当面沟通，所以，如果在电子沟通中讲不通，就要赶紧想办法补救，争取当面沟通。

　　对于筹备重要会议、撰写年终总结报告这类重要工作，由于事情重大，关系复杂，涉及面广，你在向上司口头汇报时不一定都能说得清楚；即使你说清楚了，上司对开会人数、会议程序这类细节问题也不一定听得明白记得住，所以，遇到这种情况，最好在口头汇报之外还加以书面材料作补充。

　　二、书面沟通

　　书面沟通就是文字沟通，它的优点是比较正确、详尽、权威和可以永久保存。书面沟通在时间和费用方面也比较经济。书面沟通适用于以下几种情况：

　　1、需要沟通的人比较多而且分散，不适合当面沟通。

　　2、对方需要一定的时间来考虑你所提出的问题。

　　3、对方需要将你提出的问题当作书面的记录加以保存，以便将来查询或当做凭据。

　　4、对方需要按照规定的程序去完成你交待的工作，他们需要有书面的说明，这样可以按部就班，随时查阅。

　　但是，书面沟通有两个不足之处，必须小心，一是对方不想看，收到了和没收到一样；如果你问他的意见如何，他可以说没有收到或者还没有看，从而推卸自己的责任。二是对自己不利的文件，他看完了可装成还没有看。因此，秘书在进行书面沟通时应注意以下几点：

　　1、主题鲜明，引人注目。

　　2、语言尽量通俗易懂，让对方感到亲切。

　　3、在措辞上尽量避免对产生对抗情绪。

　　4、书面材料送出后，用电话询问对方是否看到文件，有什么困难或意见，使对方没有推脱的借口。

　　秘书在与上司沟通时，到底是采用当面沟通还是书面沟通的方式，主要看上司喜欢哪种方式，不能以自己喜欢什么或擅长什么方就用什么方式。如果上司喜欢当面沟通，那就应尽量以当面沟通为主，书面沟通为辅。相反，如果上司习惯于看材料，不喜人家在自己面前罗里罗嗦，那你就应该以书面沟通为主。

　　三、电子沟通

　　电子沟通包括电话、电子邮件、网上交流等方式。其中，电话沟通偏向于当面沟通，电子邮件又类似于书面沟通，而网上即时通讯则介乎这两者之间。

　　电话沟通虽然是一种口头沟通，但一般的电话看不到对方的形象，所以，电话沟通只适用于下列几种情况：

　　1、距离远，双方无法当面沟通，但你又希望尽快知道对方的反映。

　　2、双方交情不错，见不见面都一样，通过电话沟通方便快捷。

　　3、一些当面沟通时难以开口的事情可用电话来说明。

　　4、虽然目前不能见面，但可以先用电话沟通，增进感情，为将来的当面沟通作准备。

　　秘书的日常工作非常繁杂，尽管所有的同事可能都在一个楼里上班，但如果事事都去当面沟通的话，确实勉为其难；但书面沟通的效果往往又不怎么理想，所以，电话沟通通常是秘书第一选择，如紧急联系、临时通知等，快速而有效。但是，秘书在电话沟通时应注意以下两点，一是不能在电话里聊天，影响工作。二是如果你通话时间太长，影响其他的电话进来。

　　使用电子邮件十分方便，但由于每个人使用的习惯不同，带来的效果也不一六。有些人也借口没收到以推卸自己的责任，这一点也要加以注意。

　　现在工作中采用QQ、MSN等其他即时通讯手段也很普遍了，它们的情况与电话沟通十分相似。

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