做秘书最基本的条件

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做秘书最基本的条件

　　秘书是领导的助手，是做台前幕后的工作，可以说一个成功的领导背后有一个优秀的秘书。下面是小编为你整理的做秘书最基本的条件，希望对你有用!

做秘书最基本的条件

　　做秘书最基本的条件

　　曾在中央军委办公厅作过秘书，后又相继在县、市、地区党委以及更高层次领导岗位上工作，对秘书工作十分了解，也深有体悟。因此，他对秘书提出了“清”、“慎”、“勤”三点最基本的要求。

　　“一要‘清’，公正廉洁，两袖清风。”“清”字涉及为官之本，当官唯清，才可造福一方，否则刮取民脂民膏、为祸一方。将“清”字摆在首位，是对固本清源工作的重视。“挈领而顿百毛皆顺”，否则百毛丛杂，难以下手。秘书人员如果少了“清”，终酿大错，害了自己，害了领导，更害了工作。秘书唯有铭记“清”字诀，才能合理摆正一切关系，正确处理一切利益，出色完成一切工作。唯有铭记“清”字诀，才能境界高，站位准，明方向，成为领导的高参。认同吕本中《官箴》观点，对秘书所提的第一要求是含有战略思想定位的。

　　“二要‘慎’，周密考虑，谨言慎行。”领导工作关乎全局，作为秘书，谋划时当然要做到百密无一疏，如此工作部署下去才能顺利铺开，落实到位，收到预期成效，从而防止出现重大反弹。经历了各个层级的党政工作，参与策划的事多，对事情的成效也见得多，要求秘书人员牢记“慎”字诀，其实是提出一个很高的专业要求。

　　对“慎”字还多了一层理解，即慎言慎行，这是对秘书人员提出的另一个专业高要求。明末清初军事理论家揭暄曾说：“谋成于密而败于泄，三军之事莫重于密。”这句话照样可用于秘书工作。如果一个秘书忽略这一点，绝对不是称职的秘书，因为这会影响到领导的决策，剥弱领导的威望。“沉默是金”应是秘书的座右铭。

　　“三要‘勤’，勤奋好学，刻苦上进。”“凡事预则立，不预则废。”倘若临渴掘井、临阵磨枪，自然会措手不及，非常被动。要超前服务和事后服务，如办公办会，制定计划，严格接待，宣传汇报，综合分析，提出建议;为领导释流减荷，分忧解围。“勤能补拙是良训，一分辛劳一分才。”秘书工作事无巨细，都得及时保质保量完成，如果稍有松懈，会造成任务积压，影响行政效能，甚至造成行政事故。忙碌的身影、匆匆的步伐、深夜的灯火，是秘书生活的写照。既然选择了不平凡的事业，就得适应于相应的生存方式。秘书唯有“勤”，才能在多干中学，才能在学中长才。在《秘书工作的风范》中说得很清楚了，“作为秘书人员，随时随地都要加强学习，学习马克思列宁主义、毛泽东思想，学习党的路线、方针、政策，学习时事，不断提高自己的理论素养和政治水平”。勤学、苦干相促进，不断磨砺，从而成为一位素质高、能力强、作风良好的成熟秘书，才能成为领导的左膀右臂。

　　秘书人员，处于权力的中心，所考虑的、所做的都是大事要事，牢记“清”、“慎”、“勤”三字秘诀，勇于挑战，敢于超越，才能不负领导的期望，才能对得起这个常人所无法拥有的称谓。

　　要从失误、批评中吸取教训。

　　秘书工作的主要任务

　　秘书工作的任务是庞杂的，根据其各项工作的具体性质，可分为“政务”和“事务”两类主要任务。

　　(一)政务类。主要有办理公文、信息的收集和处理，调查研究与情况综合，办理领导的指示与会议决定，催办、查办和处理来信来访。

　　(二)事务类。主要有文件的收发、传递与管理，文书的缮印与校对，文书的立卷与归档，文件的清缴与销毁，承办会议、接待来访，印章管理，公务接洽等。

　　1、日常工作

　　日常工作主要的有值班、接待和印信管理等工作。

　　2、资料工作

　　秘书部门要履行“参与政务、管理事务、搞好服务”的职能，经常要依靠资料来开展工作。

　　并不是所有的资料工作都是秘书工作。

　　3、文书工作

　　按常规做好文书工作，是秘书工作的传统性职能，也是秘书人员的经常性工作。

　　4、会务工作

　　秘书部门和秘书人员是会议的主要组织者;

　　会议工作要科学安排，认真组织，严密管理。

　　5、信访工作

　　建立信访制度是倾听群众呼声、关心群众疾苦、保护群众利益的一项有效措施;

　　处理信访的秘书部门和人员，是密切党和政府同人民群众联系的桥梁和纽带。

　　6、保密工作

　　保守党和国家的秘密，既是秘书部门和秘书人员的一项重要任务，也是秘书工作的重要原则和纪律。

　　7、调研工作

　　调查研究是秘书部门的基本任务和重要职责。

　　秘书开展调查研究工作有其得天独厚的优势。

　　秘书人员进行调研，应当紧紧围绕当前党和国家中心工作中的突出问题展开，为领导贯彻执行党中央的路线、方针、和政策提供情况和预案;对改革和开放中出现的新问题，特别是对与党的方针、政策和人民群众切身利益有关的“热点”、“难点”和“敏感点”问题，要尽可能提出可供参考的解决办法，切实当好领导的参谋和助手。

　　秘书要能根据领导同志的意见，确定调研课题。

　　秘书要为领导撰写和提供有一定深度和预见性的调查报告。

　　8、信息工作

　　领导决策的前、中、后都需要信息。信息工作是搞好领导科学决策工作的基础

　　9、协调工作

　　协调工作的内容涉及到许多方面，协调工作又贯穿在办文、办会、办事的全过程之中;

　　从秘书主体角度看，协调工作包括三个大的方面：

　　(1)与领导的沟通协调;

　　(2)与同事的沟通协调;

　　(3)与内外机构的沟通协调

　　10、督办工作

　　注意：秘书工作的基本任务是服务工作。传统的秘书基本任务是“三办”，即办文、办事、办会。

　　根据秘书工作的各项具体任务的性质，可分为“政务”和“事务”两类主要任务。

　　当好秘书的注意事项

　　一、要在领导的视线范围内，不要让领导在需要时看不到秘书，当好秘书的注意事项。注意观察领导的眼神、手势地，在大场合要反应灵敏，行动迅捷。

　　二、落落大方，不卑不亢，可以点头，不要哈腰。做到热情有度，稳健为本。太过于热情，有时会损害领导形象。

　　三、要掌握分寸。如领导上主席台不需要搀扶，否则别人以为领导身体不好或者太年迈、给本校领导特别是自己人开车门不需要用手遮挡，递茶送水经先宾后主。

　　四、要做到心中有数。比如跟谁做什么事情，对象是什么，程序是什么，内容是什么，不能一问三不知，适当的地方要给领导提个醒。比如领导的发言稿件等有关材料要随时准备一份，对领导活动情况，秘书工作

　　五、要注重仪表，大方得体。

　　不好的秘书的表现：

　　一、喧宾夺主，爱插话;

　　二、勉强安排领导：比如抢着帮助领导拎包;安排座位;

　　三、热情过度;爱跟领导争论，以显学识;

　　四、爱自作主张;

　　五、不了解情况，不积极主动，被动应付;

　　六、领导交待事情忘了，办完的事情不反馈，没交待的事情反而自作主张给办了;

　　七、报喜不报忧;

　　八、评论领导;

　　九、口风不严;

　　十、窥视心理强;

　　十一、有太强烈的优越感和神秘感。

　　一个合格秘书的个人素质至少要具备三个条件：

　　1、语言表达能力。

　　熟练本国语言的口头表达与书面表达能力。这其中包含一个速记能力。没有对本国语言的熟练运用，速记是做不好的。当然你用电脑记录也是一样的。打字速度快也是一种速记能力。总之，各种会议要完整记录，领导口述工作也需要准确记录。

　　有一定的外国语基础。因为全球经济一体化之后，中文夹杂外文的文章与宣传资料太多了。

　　2、人际关系处理能力

　　总经理由于日理万机的缘故，很多沟通协调或跟进的事务工作，都会交给秘书办理。传达指令或了解工作进度，会成为秘书的主要工作。如果你没有一定的人际关系处理能力，完全以命令或传令兵的口吻对待沟通对象，多半会吃亏。你沟通的对象在企业多数都比你职位高、资格老，没有对他们的尊敬，你就会寸步难行。

　　当然，总经理秘书由于头上的光环，在向下沟通时会受到人们的尊敬，如果你把人们对这个职务的尊重当作对你个人的肯定，久而久之，你会上当受骗。人们对你敬而远之，你不能获得准确信息。假如你再狐假虎威，离你被冷落或贬谪的时机也就不远了。

　　人际关系处理能力往简单里说，就是通过尊重沟通对象获得你想要的信息或资源。

　　总经理秘书帽子大、实权小，放低身段，虚心学习，你的工作就能做到轻而易举，否则，就会四面树敌。

　　3、较强的心理承受能力

　　当你传递的信息造成沟通对象的心理压力或利益损失时，比如处罚决定、额外任务等等，对方会把对这个决定的不满发泄到你头上。如果你不明就里，伸出脑袋挨砖，那你就傻了。这种情况下，你要做的是笑容满面、洗耳恭听，等他说完。你只需要再补充一句：“我传达的内容您都听明白了。有什么不满，我想您亲自和总经理谈谈，一定能得到圆满解决。我劝您也别生气，虽然工作是公司的，但毕竟身体还是自己的。您多保重，再见。”

　　有时候，你也可能要承受来自总经理的误解和斥责。不要当面顶撞，雨过自然天晴。等总经理心平气和了，你再解释，误会一定会冰消瓦解。

　　因此，没有一定的心理承受能力，秘书这碗饭你最好别端。

　　一个合格秘书的职业准备也要做到三条：

　　1、对你所在行业有一个基本的了解。

　　毕业于什么院校、学过什么专业都不重要。对本行业的了解是你做好秘书工作的首要条件。了解这个行业，了解这个行业的专用俗语，了解这个行业的基本规则，是你做好工作的基础。否则，与人交流，你会感到困难重重。

　　2、对本企业历史与现状的全面了解。

　　换个说法，就是了解本企业的企业文化。了解本企业的价值观、行事方式、人文典故、发展演变进程，有助于在新制度、新政策出台时，你能准确判断员工反映，有助于你在向总经理建言献策时，掌握同类事情的处理尺度。

　　3、对本企业运行流程的全面掌握。

　　对本企业运行流程的全面掌握包含对生产型企业工艺流程的一般了解。没有对本企业生产工艺流程的了解，你会说外行话，或者讨论生产管理时，你做不了记录。对企业运行流程的全面把握，是你跟踪企业例会记录或落实总经理交办事项的路线图。不了解企业的运行流程，开展工作就无从下手。

　　如何了解和掌握企业生产工艺与运行流程？我认为没有捷径可走，只有到各个工序实习，到各个部门请教才行。如果坐在办公室看资料、翻文件，是永远不能做到全面掌握的。

　　一个新职员刚到企业要实习，一个秘书新上任，也要实习。

　　一个合格秘书还应该具备例外事务的应对处理能力：

　　任何企业制度再齐全、流程再完善，都会碰到没有文字规定的例外事务。特别是在后危机时代，企业经营环境发生了显著变化，行业竞争加剧，企业内外矛盾也有随时爆发的可能。大凡有制度、流程规范的事务，企业各单位部门都会自己处理、自己过滤或消化了。往往产生新情况、新问题、新矛盾才会上报给总经理，而更多时候都会都会通过秘书转达。

　　当秘书接到新情况、新问题的报告，有时甚至是突发事件的报告时，你的敏锐判断和处变不惊的能力就显得尤其重要。如果惊慌失措，你就可能遗漏重要细节。当总经理不在时，你还得在短时间内自己作出判定：这件事应该转告哪位企业领导、或报告哪个部门（主要指政府部门）。特别是你单独应对突发事件时，对你个人的判断能力、心理承受能力、应变能力将是一次严重考验。过得了这一关，你就前途无量；过不了这一关，你就赶紧转行。

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