怎样做名好秘书的档案管理

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怎样做名好秘书的档案管理

　　在秘书岗位这几年的锻炼让我深切体会到，当好秘书，档案意识不容忽视。登记好、整理好、保管好档案材料，不仅有助于做好当前工作，还相当于建立起一座信息资源宝库，关键时候往往能发挥意想不到的作用。看到如今案头分门别类、清晰明了的档案材料，不禁回忆起刚从事秘书工作时的那几次尴尬和慌乱。

怎样做名好秘书的档案管理

　　年底该去看望哪些教师代表

　　年底了，按惯例校领导要看望学校德高望重的老专家、老教授代表。领导吩咐说：“小李，你回忆回忆，今年我联系的学院还有哪些老教授‘五一’、教师节没顾上看望的，年底去看看这些老师吧。”要知道，每年领导都会在元旦、“五一”、教师节期间集中看望学校老教师。几次看望下来，被看望的老师加起来有二十余人，哪些看望过哪些还没来得及看望呢？这可不能是笔糊涂账。我绞尽脑汁，搜刮回忆，勉强凑出一份已看望教师名单，又据此草拟了一份看望教师名单呈送领导。领导扫了一眼，指着名单中哲学院某教授的名字问：“‘五一’的时候好像已经看望过了吧？”我一拍脑袋，对哦，当时还是我陪着领导一起去的，还跟这位教授聊了好一会儿，怎么列名单时一点也没想起来。

　　“丢”了地址的寄书事件

　　领导最新作品出版了，交代我寄几本书给外校一位张老师，随手递给我一张写有张老师电话和地址的纸条。我按领导要求把书寄出后，心想这张纸片应该没用了，就丢进了文件销毁袋。没想到，过了一个多月，领导又递给我一些书，交代说：“小李，还是按上次你给张老师寄书的地址再寄一些书给他吧！”我顿时傻了眼，扭捏了半天，只好对领导实话实说：“领导，十分抱歉，上次您给的纸条我没有保存，您再给我一次联系方式吧。”领导脸上掠过一丝无奈：“张老师是我在会场上碰到的，他给我留了张写有联系方式的纸条，我就直接给你了。这样吧，我再联系一下他。”

　　错过了主管部门要求的反馈时间

　　还有一次，我差点捅了大娄子。教育主管部门邀请领导参加一个工作论坛。我请示了领导，领导说，还早，到时候看日程安排再定。我扫了一眼邀请函，离论坛举办时间还有三个月，心想，提前半个月再处理反馈也来得及，于是，连内容也没仔细看，就把邀请函随手塞进了文件柜。当我已经把这件事情忘得一干二净时，教育主管部门打来电话催问：“别的单位已经反馈了，你们怎么还没动静？要求提前报送的材料怎么也没有？”我在电话那头惊出一身冷汗，翻箱倒柜总算是找出了那份邀请函，一行一行读下来，果然已经过了反馈日期和材料报送日期。这下学校的工作可被动了。深吸一口气，我拿起已经不那么整洁的邀请函，走进了领导办公室去承认错误……

　　出了这几次纰漏后，我才真正对档案整理工作重视起来，也清楚地意识到，良好的档案整理习惯会让我在秘书工作的道路上更加从容、稳当。于是，我在日常工作中思考和摸索出一套整理领导档案材料的方法：

　　一是全面、详细记录领导日程安排。一般情况下，秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排，但这种安排往往变更频繁，领导活动时常会增加或取消，时间一长，容易成为一笔糊涂账。为了忠实详细地记录领导实际活动安排，在办公室负责人的支持下，我们开始每天编制《昨日要情》。《昨日要情》既记录领导参加的所有活动，也记录领导研究问题、会见、谈话的情况，要求尽量细致，所参加会议的主题、与会人员、单位都记录在案。

　　二是分门别类妥善保管好领导的书写资料。领导在公文上的批示往往能够得到妥善保管，但保存好领导非正式的书写资料也很有必要。比如，领导自己起草的稿件，对稿件修改的花脸稿，布置工作时随手书写的便签，都有必要分类妥善保存。上次“寄书事件”之后，我不仅把领导所有随手书写的电话、地址装入档案箱存好，还把领导所有让我帮忙寄出的信件地址和联系人都做了详细登记，制作成常用联系人表单，以便随时调用。至于保存的手稿和修改稿，我每次帮忙起草文件都会翻出来看看，揣摩领导的语言风格和内在逻辑，现在我写出的稿子，时常得到领导肯定。这正是日常的档案整理工作帮了大忙。

　　三是收集和保存好与领导相关的信件、会议材料、证书以及其他信息资料。如，邀请函、贺信、会议通知等，既是安排好当前活动的参考和依据，活动过后也仍然有资料价值，可以留存作为工作记录和学习材料。又如，领导自己填写或秘书代填的各种表格，填完之后留个复印件，以备下次填表时参考。再如，媒体报道、访谈和领导发表的文章、讲话等，体现着领导的思路和观点，都有必要妥存，以备日后起草有关稿件作为参考。

　　四是定期对这些档案进行系统整理。记下的事情和留存的东西多了，不定期整理可能就会出现“东西都在，就是不知道在哪”的情况。为了方便检索，需要定期进行整理。比如，对纸质的材料，我一般是按季度进行装箱封存，同时在箱子上贴上大致的清单；对于电子文档，则会按月份整理归档；此外，每年年底我都会为领导编辑本年度的个人年鉴，即把日程安排、新闻报道、发表过的文章和出席重要活动的照片编辑成厚厚的一本册子，便于日后查阅。

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