公文拟办意见撰写技巧

公文拟办意见撰写技巧

　　拟办意见是办公室文秘人员在来文处理过程中所撰写的应由哪位领导审批、哪一部门承办以及承办过程中可能涉及到的事项提出的初步处理意见，它是供领导批办文件的重要参考依据，是办公室在文件处理时发挥参谋助手作用、节省领导工作时间的有效措施之一。以下是小编为大家分享的公文拟办意见撰写技巧，供大家参考借鉴，欢迎浏览！

　　拟办意见的撰写非常重要，要根据来文的内容和需要解决的事项，视不同问题、不同要求、不同情况撰写不同的“拟办意见”，不要统统写成“请xx领导阅示”或“请xx领导批示”等一个模式。

　　拟办意见撰写的范围

　　并非所有来文都要撰写拟办意见，一般来说，以下四种来文需要撰写拟办意见。

　　（一）上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；

　　（二）本机关所属部门或下级机关主送本机关需要答复的文件；

　　（三）平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件；

　　（四）一些重要的保密性较强的资料以及所属部门、下级机关主送机关的情况报告和信函。

　　拟办意见撰写的前期准备

　　拟办意见的撰写看似简单，但要写出恰当的拟办意见并非易事。要写好拟办意见，首先必须认真阅读文件，吃透文件内容，全面了解文件所提出的问题和要求，具体要做好以下几个方面的前期准备工作：

　　（一）弄清来文主送和抄送机关，已发或应发的领导和部门，初步确定批办和阅知范围。

　　（二）根据文件的标题和内容，确认来文是请示性还是报告性文件，来文中提出了什么问题，是否需要办理。如果来文在结尾写有“如有不妥，请批示”，“不妥之处，请予批示”等，就属于可办可不办的范围。掌握的原则是有问题需要答复为“批办”，无问题不需要答复为“阅知”。

　　（三）弄清来文的内容与何人何部门有关系，是何人何部门主管，需要何人何部门了解，从而根据领导分工确定由谁或哪个部门承办，涉及到几个部门承办的由哪个部门牵头，应由哪位领导批示需要哪些领导和部门阅知。

　　（四）弄清来文的密级和紧急程度，以便分清急缓，本着方便工作、有利保密的原则，确定分送范围。对绝密文件按绝密文件的处理规定办理。

　　拟办意见的写法

　　拟办意见的撰写无固定不变的格式，但总的原则是文字要准确，观点要鲜明，要简明扼要，使人一目了然。具体来讲有以下几种情况：

　　（一）对上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件，要根据文件的要求和需要落实的问题，提出拟请哪位领导批示，由哪个部门承办以及需送哪些领导和部门阅知的意见。对需要几个部门承办的来文，拟办意见要写明主办部门或主办人。拟办意见的写法一般是“请xx领导批示，请xx领导审阅，拟请xx部门办理”或“请xx领导审示，拟请xx部门会同xx部门办理”或“请xx批示，拟请xx部门商xx部门承办”。对上级下发的阅知性文件和重要的保密性较强的资料以及所属部门、下级机关主送本机关的情况报告和信函，要根据其内容提出阅知和分送意见，拟办意见的写法一般是“请xx领导阅处”或“请xx领导审阅请xx部门阅”，或“请xx领导及xx领导（部门）阅酌”。

　　（二）对本机关所属部门及下级机关主送本机关需要答复的文件，要根据文件所请示的需要答复的问题和要求，提出由哪个部门承办和如何办理的拟办意见。对涉及面广、内容比较复杂的请示性文件，要根据具体情况，提出不同的拟办意见。拟办意见的写法一般是：“请xx领导阅示，xx部门阅办”或“请xx领导批示，拟以xx部门主办，会同xx部门阅办”。紧接着简明扼要拟提如何办理的意见。

　　（三）对平行机关和不相隶属机关主送本机关需要答复的文件，要根据文件提出的需要办理的事项，商洽的问题，提出由哪位领导审批或哪一部门承办和如何办理的拟办意见。拟办意见的写法一般是“请xx领导批示，xx部门承办”。紧接着拟提如何办理意见。

　　（四）对重大问题不便撰写拟办意见或者不能确定应该由哪个部门来承办的，则拟办意见一般只写“请xx领导批示”或“请xx领导阅示”即可。

　　撰写拟办意见应注意的事项

　　（一）对一些难以提出拟办意见的，或认为所提拟办意见没有把握，应先与来文机关或有关部门联系商洽，确有把握再撰写拟办意见，以免拟办意见不准而造成公文旅行。

　　（二）为使领导准确批示来文，拟办意见要随有关资料、政策依据、背景材料一并呈送，供领导批办时参考。如果来文同本机关、其他机关以前发的文件有关，应将有关文件一并附上；如果来文以前涉及过同类问题，应将过去的来文和处理情况附上；如果有关领导对此类来文过去作过批示，最好仍请原领导批示，若原领导不在或调离或调整，拟请其他领导批办时，应将原领导批办意见附上或在拟办意见中注明，以免天长日久批办人很难件件记清或批办人不同导致批办意见前后不一致。

　　（三）对承办部门提出处理意见后转回来的文件，应根据承办部门所提意见及要求再次写出拟办意见。

　　（四）对抄送本机关的请示性文件，一般不写拟办意见，只分送有关领导和部门阅知。

　　（五）撰写拟办意见要注意政策把关。

　　公文基本结构形式

　　古人讲“设文之体有常，变文之数无方”，公文结构形式虽然千变万化，但总体上说还是有一定规律可循的。现常用的结构形式主要有三种：

　　一是并列式。即文章的各个层次(小标题)之间为并列关系。这种形式一般是根据主题的不同侧面来安排的，它要求各个层次必须角度一致，轻重相当，互不交叉，相互间又有内在联系。按照这种形式写出来的材料具有工整明快、条目清晰的特点，其适用范围比较宽泛，尤以报告、简报、计划、总结居多。

　　二是递进式。即文章的各个层次之间为由表及里、由浅入深的进层关系，这种形式一般是按事物发展顺序和人们的认识规律来安排的，好处是主线清楚，内容展开自然有序，给人以道理越讲越深、思路越来越宽的感觉。写领导讲话、工作方案和有些简报常采用这种形式。需要注意的是，这种形式层次排列位置是固定不变的，必须依次进层，不可跳跃或任意颠倒。

　　三是总分式。即文章层次之间为总括和分析的关系，有先总后分和先分后总两种用法。一般说来，总为概述或结论，分为表象或根据;总为分张目，分为总服务。这种结构式要求：总要总的得体，既高度概括又无空中楼阁之感;分要分的恰当，既具体生动，又无刀锛斧凿之痕。一般写调查报告、工作总结、条例规章等常采用这种形式。

　　什么是公文？

　　公文是法人之间为处理各种事务而形成的具有特定格式的书面文字材料。公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。

　　公文的种类？

　　1、《国家机关公文处理办法》中规定的公文种类有十三种，即：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。

　　2、《中国共产党机关公文处理条例》中规定的公文种类有十四种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议记要。

　　3、企业常用应用文

　　通知、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结等

　　公文的作用

　　1、策令作用

　　2、规范作用

　　3、计划作用

　　4、组织作用

　　5、协调作用

　　6、控制作用

　　7、协调作用

　　8、联系作用

　　9、凭证作用

　　公文格式

　　1、标题

　　工作报告的标题一般情况下都采用完整式的公文标题，即由发文机关、事由、文种构成。

　　2、正文

　　工作报告的正文一般由报告缘由、报告事项、报告结语组成。报告缘由通常是交代报告的起因、目的、主旨或基本情况。工作报告常以“现将……汇报于后”等惯用语承起下文。工作报告的报告事项一般的结构安排是工作情况（成绩及经验）、存在的问题和今后打算，重点应放在工作情况部分。写作过程中，可以根据工作实际，或侧重于工作成绩，或详写失误和问题，并对产生问题的原因作出分析。“工作+经验+问题+今后措施”是工作报告的一般性公式。

　　3、结语

　　工作报告的结语通常只是一句上行公文的习惯语，可以作为报告正文的一个组成部分。如“特此报告”等。有的工作报告也可以无结语。工作报告的结语中，不能带有明显的期复性词语，如“以上报告，请批复”、“以上报告，请审批”等，因为报告中是不能夹带请示事项的。

　　公文的特征

　　第一，公文内容的公务性。公文的“公”，指的是社会组织。个人的感受认识，隻能用文学作品或者一般科学文章来表达。但是，不管是起草者个人，还是领导个人，都不能用公文来表情达意。领导者个人隻有在职务的前提下，并且隻能是社会组织的最高领导才能代表社会组织发出公文。公文的内容必须是反映和传达社会组织的公务信息。党纪国法都规定了公文内容的范围和性质。

　　第二，公文格式的规范性。在绪论中“公文写作的特点”部分已经作了一些阐述。这裡要说的是格式是文章都有的。但是，一般文章特别是文学作品的格式只是简单的外在的文面格式，按照习惯形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有惯用的格式和法定的格式两种。惯用的格式，是约定俗成的，没有严格的限制。如普通公文中计划和总结的格式。法定的格式则是权威机关规定的，必须严格按照格式写作。法定公文中的行政公文和党务公文，更由最高权力机关及有关部门通过法规性公文规定了严格的格式。还要进一步说明的是，公文格式同时又是程式，呈现出公文写作和办理的程序性。

　　公文格式的规范性，是公文本质特性的发展，是公文写作和办理的需要。公务具有公眾性和同一性，对社会组织成员產生一致的认可、制约和指挥，否则社会组织就不可能运作。相应的，反映和办理公务的公文，也就形成了格式和程式，显著提高了公文写作和办理的效率。完全可以预见，随著时代的发展和社会组织的进步，公文的规范及格式会更加科学、严谨，以致於公文写作和办理会有高度先进的电脑软件来实现电子化和自动化。

　　第三，作者和读者的指定性。文学作品的作者是个人。一般科学文章的作者也同样是个人或者是个人之间的自由结合。读者一般是没有限制或者是不可计量的。但是，公文的作者隻能是法定的社会组织及其法人代表或者称為第一领导人。有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关政府部门登记注册。这一社会组织及其第一领导人，就成為公文的法定作者。至於动笔起草公文初稿的人，如秘书，应称為起草人，不是法律意义上的作者。公文的读者是特定的，在公文格式上有专门规定，即“主送机关”、“抄送机关”和“传达（阅读）范围”。有一点要注意，有的告知性公文如通告，指定了读者应包括发出公文的社会组织之外的社会群眾。

　　第四，法定权力的制约性。这一点，公文在文章中是独一无二的。公文隻能由法定的作者发出。法定的作者即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围，其公文是这种隶属关系和职权范围的反映。写作公文和办理公文都有一定的规定性。也就是说，对於作者和读者，公文具有法规给予社会组织职权所產生的制约性。制约性在不同的公文中有不同的情况。行政公文的命令，对於公文的接受者具有强制性。如果接受者不按命令办理，就会受到法律的制裁。发出命令的政府机关有权依照法律规定，动用军队或警察等器进行处罚。行政公文的决定，具有国家指挥性和约束力。行政公文的通知，具有规定性、指挥性和指导性。经济公文合同，依照《中华人民共和国合同法》对於缔约各方具有确定的制约性，如奖惩、期限等。普通公文的讲话稿，对听眾具有领导者所拥有的指导性和指挥性。法规性公文如法律、规章，制约性更是不言而喻的。公文正因為有制约性，才能產生现实的管理作用。