秘书的能力构成

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秘书的能力构成

　　作为新时期的秘书，要具备的能力很多。随着整个社会对秘书素质要求的提高，诸多能力都成为现代秘书必备的能力。下面是小编分享的秘书的能力构成，一起来看一下吧。

秘书的能力构成

　　一、运用语言能力

　　作为一名秘书人员，运用语言的能力是其有效地完成工作最基本的一项能力。它主要包括书面表述能力和口头表达能力两个方面。

　　(一)汉语运用

　　1、书面表述

　　随着我国改革开放的深化，社会经济的迅猛发展。应用文体已日益成为国家机关、党的各级组织以及各行各业开展日常工作，进行公务往来，发布法律法规，总结交流经验，从事调查研究，加强横向联系，扩大对外交流，及时传递信息的必不可少的工具。“人们逐渐加深了对现代应用写作的了解，认识到掌握这门学科的知识，提高应用写作的能力，是完成各项工作、生活、科研等任务，提高效率，加快经济建设进程的重要因素之一;是适应市场经济发展，便利各种交往和联系，保障各自的经济利益，提高经济效益的重要手段。”秘书人员要提高文字水平，一定要有扎实的文字功底。陈毅曾说过，秘书、秘书，一要保密，二要会书。这个解释，既形象生动，又十分贴切。人们习惯上把秘书称作“秀才”、“笔杆子”，也说明秘书人员必须要有较高的文字水平。

　　写作能力是现代人才必备的技能之一。“如果只有扎实的基础而缺乏高水平的写作能力，走上工作岗位以后，无论从事什么职业，都将缺少一只较有力的臂膀。在改革的今天，不管培养什么专业的人才，高水平的写作能力都是必备的基本功。”新时期的秘书是要加强参谋职能，但会写作特别是“应用写作”这一技能更为重要，包括一般文书、机关公务、事务文书等等。一个不通文墨，疏于文字，连领导讲话稿都不会起草的秘书，不能说是一个合格的现代秘书。因而，练就扎实的文字功底，是一个秘书从业人员必不可少的基本素质。展望未来，无论科学技术多么发达，秘书工作手段多么先进，但秘书的基本职责是处理文书，任何时候，秘书都要具备较高的文字水平。那种认为秘书职能变了，现代秘书已由起草、处理文书转变为参谋的论调是不全面，不正确的。

　　秘书人员的写作能力的培养，当然是要靠学习。苏轼曾经说过，心手不相应，乃“不学之过也”，这就告诉我们学习知识的重要性。作为文职人员的秘书要广泛学习科学理论知识、学习典范的应用文之作，揣摩并体会他人的写作技巧和方法，以此来提高自己的写作水平。“应用写作和所有精神产品的生产过程一样，不单是创造性劳动，还要求有广阔的内容空间，可以留给写作者的思维去驰骋，而且需要写作者对问题有独到的看法、深刻的见解。”一名优秀的“笔杆子”没有渊博的知识作为底蕴，它的作品就会没有深度，如清水般淡然无味。有了丰厚的知识作底蕴，秘书人员在办文、办事、办会中就能够将秘书工作驾轻就熟、游刃有余。

　　2、口头表达

　　要具备准确的口头表达能力，即要求秘书人员在工作、交往中能思维清晰、口齿清楚、条理分明、说话得体。秘书人员虽然很少演说，但却要经常说话。上传下达要说话;汇报情况要说话;接待来访要说话;打电话也要说话。说话机会如此之多，就必须讲究说话艺术。一要清楚明白，二要注意分寸，三要生动活泼。要达到这三点，没有广博的知识是不可能的。或许有人会说，我没有广博的知识，但同样能说会道，并且句句有理，还能博得大多数人的好感。我无法去否定个别情况，但我认为大多数学识短浅的人所说出来的话，没有深度，他们的话或许会使某些人在某些情况下信服，他们之所以没有碰壁，当然，也是他们的技巧与火候(时间、场合)掌握得还好，所接触的人也有限。但作为一名秘书人员，所接触的人形形色色，涉及的人员各有不同，处理事情的方式很多。因而，没有深度的表达会使别人感到肤浅、庸俗，不愿与之为伍。在人际交往中，有一点技巧或许能够应付自如(但仅限于个人交往)。但对于作为一个社会组织与公众之间的公共关系活动，没有知识，便会与事业的成功遥遥无期。在秘书人员接待形形色色的人物时，不了解、熟悉对方的风俗习惯，很可能导致误解，从而使其所在部门的工作受损。因而，要有准确的口头表达能力，就必须涉猎各种知识，以此来充实自己。只有这样，才能使秘书人员在工作中得心应手，正确地应付各种可能出现的局面、情况。从而使其成为一个能力强的秘书人员。

　　(二)适用英语能力

　　随着科技和经济的不断发展及国际交往的日益扩大，秘书工作者还必须熟练掌握一门或多门外语，提高口语表达能力，以跟上时代发展的步伐。英语能力的提高，当然也要学习关于英语方面的知识。但是要想提高英语能力，不能仅仅学习其书本知识，仅仅懂得语法、句型等。这种人才在现实生活中根本无法发挥作用。而如今的秘书从业人员绝大多数在学校中学到的英语都是“哑巴英语”、“聋子英语”，尽管有些人在历次考试中都能取得好成绩，但真正需要用的时候，便茫然不知所措。因而，要培养适用的英语能力，除了书本上的知识外，还需要多听、多讲、多写，只有这样，才能被社会所接纳。

　　二、掌握办公技术

　　经济的发展，改革的深入使秘书工作方式有所改变，不再拘囿于原先的手工操作。由于秘书部门办公自动化的普及，计算机、幻灯机、扩音机、照相机、录像机、电传机、多功能电话机、缩微技术等先进设备陆续走进了秘书工作部门。这种变化要求秘书人员必须具备熟练的网络技能，在当前只有具备了熟练的计算机操作能力，才可以迅速、广泛、准确地获得最新消息，提高办事效率。要具备这种能力，就要求秘书人员能够掌握关于新机器的知识。有了具体的知识理论作为基础，才有可能掌握好现代办公技能。当然，仅仅精通相关知识是远远不够的，“纸上得来终觉浅”，这就告诉我们，应该勤于练习。如果仅仅拘囿于书本知识，永远都只能做井底之蛙。因而，要想掌握好现代办公技能，就要在具备知识的基础上加以刻苦的练习，多实践，才能真正熟悉和掌握现代办公技能。对于这一项能力，学习知识与实践同样重要。三、具备自学能力

　　作为一名秘书人员，必须具备一定的自学能力。由于世事变化万千，秘书人员必须不断地更新知识。然而，新知识的获得不能仅仅依靠他人填鸭式的灌输。这样，得不到很好的效果，也过于局限了。因此，秘书人员本身要有学习的主动性，要有不断更新知识的求知欲。因为，在经济建设飞速发展的今天，秘书人员需要有较强的自学能力，有了较强的自学能力，知识的广度和深度才会不断增长，从而提高其个人素质。

　　由于现代化传播媒体的发展，知识的来源极其广泛，各种报刊杂志、新闻节目、声像出版物，特别是多媒体网络系统都成为新知识的载体。即使在平常的交往中往往也包含许多有用的信息，秘书人员要做学习的有心人，通过各种渠道接受新知识，不断增加新知识的含量。当然，有了丰富的新知识，还要做好新知识的转化。只有这样，才能完善个人素质。补充新知识贵在吸收，重在运用，根本目的是能力的提高。有人说，知识经济时代的文盲不是那些读书太少的人，而是那些不会运用自己所学知识的人，这话有一定的道理。有的人读了很多书，但是实践中却一点也用不上，水平也没有提高，成为死啃书本的“书虫子”。会读书的人，读了书还要想得远，用书本上的知识指导实践，通过书本和实践的结合形成自己的观点、方法，真正把所学的知识变成自己的东西，转变成工作的能力，获取最大的知识效益。

　　由此不难看出，完备的知识能够提高工作能力，一定的自学能力又能拓宽知识面。因而，将知识和能力结合起来才是一个优秀的秘书人员应该做的。

　　除了上述能力以外，作为一名现代秘书，不仅仅只是从事原先意义上的秘书工作，随着社会转型、经济转轨、技术密集区域扩大和办公手段逐步的高科技化，需要秘书成为“多面手”的呼声越来越高，其管理性、服务性内容也大为扩展，现代秘书扮演复合型人才角色。这一切都要靠学习来获得。知识的广博，会使文秘人员本身的素养和能力得到大幅提升。

　　在这个机遇与挑战并存的时代，谁拥有了相关的知识和能力，谁就有条件抓住机遇。此时的机遇更需秘书从业人员用知识和能力来把握。只有深谙知识与能力的辩证关系，并把理论运用到实际工作中去，才能适应当前的社会对秘书角色的新要求，进而把秘书工作做得更好。

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