文秘电话中的基本礼仪

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文秘电话中的基本礼仪

　　打电话是通联礼仪的一个主要内容。拨打电话的人是发话人，是主动的一方，而接听电话的一方是受话人，是被动的一方。下面给大家介绍文秘电话中的基本礼仪，欢迎阅读!

文秘电话中的基本礼仪

　　文秘电话中的基本礼仪：

　　1、时间适宜

　　打电话应尽量避开上午7点前、晚上22点以后及午休、吃饭等时间。通话的时间不宜过长，一般以3至5分钟为好。假如通话时间较长，也事先征求一下对方意见，并在结束通话时略表歉意。

　　2、注意礼节

　　接通电话，应主动友好、恭敬地以“您好!”为开头问候，然后再言及其他，切忌一上来就“喂”对方，或者开口便道自己的事情。

　　问候完毕后，接下来必须自报家门和证实一下对方的身份。态度要温文尔雅。如果你找的人不在，可以请求接电话者帮助转告。如说：“对不起，麻烦您转告……”如果对方允诺，转告后勿忘向对方道谢，并问清对方的姓名。

　　终止通话前，预备放下话筒前，应说“再见”或道谢的话语，因为这些一般是通话结束的信号，也是对对方的尊重。要注意声音给人愉快的感觉。

　　3、内容精炼

　　打电话时忌讳通话内容不着要领、语言啰嗦、思维混乱，这样很容易引起受话人的反感。通话内容精炼简洁是通话人的基本要求。

　　文秘的个人礼仪：

　　1、迎送礼仪

　　当客人来访时，你应该主动从座位上站起来，引领客人进入会客厅或者公共接待区，并为其送上饮料，如果是在自己的座位上交谈，应该注意声音不要过大，以免影响周围同事。切记，始终面带微笑。

　　2、名片礼仪

　　递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话，不要将名片收起来，应该放在桌子上，并保证不被其他东西压起来，这会使对方感觉你很重视他。参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。

　　3、介绍礼仪

　　介绍的礼节是行为大方得体。介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的；将年轻的介绍给年长的，将未婚的介绍给已婚的，将男性介绍给女性，将本国人介绍给外国人。

　　4、握手的礼仪

　　愉快的握手是坚定有力，这能体现你的信心和热情，但不宜太用力且时间不家过长，几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因就可以了。女士应该主动与对方握手，同时不要戴手套握手。另外，不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。

　　文秘礼仪的重要性：

　　1、文秘礼仪的含义

　　文秘礼仪，是指文秘在工作和社会活动中，为了塑造个人和组织的良好形象而应当遵循的对交往对象表示的尊敬与友好的规范或程序。

　　文秘礼仪所涉及的范围较广，办公礼仪规范、接待礼仪规范、外事礼仪规范、社交礼仪规范、形象礼仪规范等等，哪个方面都不可偏废。学习文秘礼仪的相关内容，应尽早意识到文秘礼仪的重要性，提高自身礼仪修养并在工作中发挥其优势。

　　2、文秘礼仪的内容

　　文秘自身的礼仪主要包括仪表的协调、仪表的色彩搭配和不同场合的仪表三个方面。所谓仪表的协调，是指一个人的仪表要与他的年纪、体型、职业和他所在的场合吻合，表现出一种和谐，这种和谐能给人以美感。要把握适度性，无论在修饰程度，还是饰品的数量和搭配技巧上，都要把握分寸，自然适度，追求雕而无痕的效果。要注意适体型，修饰要与容貌、体型、个人气质相适宜；要与自己的身份和和职业协调统一，合乎和体现自己的身份特点和表现自己的内在的气质。化妆方面，在工作岗位上，以淡妆为主，避免使用芳香型化妆品。

　　不同的色彩有不同的象征意义，也有不同的礼仪效果。暖色调（红、橙、黄等）给人以温和，华贵的感觉，冷色调（紫、蓝、绿等）则使人感到凉爽、恬静、安宁、友好。中和色（白、黑、灰等）给人平和、稳重，可靠的感觉，是最常见的工作服装颜色。在选择服装外饰物的色彩时，应考虑到各种色调的协调与肤色，选定合适的着装、饰品，同时运用相近的色彩配色，遵守服饰礼仪的“三色原则”。

　　仪表应注意场合，根据不同的场合来进行着装。喜庆场合，庄重场合及悲伤场合应注意有不同的服装，要遵循不同的规范和风俗，考虑文化背景的影响。在不同的时间、地点及场所所适宜的装扮是文秘人员不能忽视的。

　　3、与领导相处礼仪

　　美国著名教育家卡耐基认为：一个人事业上的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外的85%是要靠人际关系、良好的人际关系不仅能使你心情愉快，重要的是会帮助你的工作步入成功。

　　而作为下属，一定要处理好与领导的关系。特别是文秘，只有获得上级领导有力的支持，才能更好的开展工作。与领导相处，需要注意一下几点：一是要了解你的领导。与人相处，贵在相知。文秘经常在领导身边工作，要了解他的工作作风、习惯、爱好等，这样就会减少许多不必要的麻烦。二是要尊重你的领导。单位的领导，一般具有较高的威望、资历和能力、有很强的自尊心。作为下属，应当维护领导的威望和自尊。学会与你的上司愉快相处。三是在工作中要配合你的上司。领导想不到的你能帮他想到，领导想到的你已经做到了，并且一个称职的文秘还应该多向上司提出有创造性的好意见。四是接受指示的礼仪。上司对下属指示工作时，大都希望受到尊重，如多能马上回答：“是”，“好的”，“我马上来”等类似的话，上司会很高兴。听完指示后，要问明工作完成的最后期限，如果上司时间充裕，态度从容，可以请上司再复述一遍不明确的地方。要学会运用良好的沟通技巧，解决指示中的疑问。五是听取上级领导的批评。对于上级的批评，首先要正确对待，认真听取，在听取批评的过程中一定要平心静气，注意礼节。

　　4、接待礼仪

　　对文秘而言，接待工作是不容忽略的日常性工作之一。不论是接待远道而来的贵宾，还是接待来访的群众，文秘在具体的接待工作里既要有所区分，又要一视同仁。在任何时刻，对对方的重视、友好与热情，是不可缺少的。

　　5、社交礼仪

　　礼仪的类别很广泛，它涉及社会生活的各个方面，职业、民族、宗教、工作、学习、生活各个不同的领域均有不同特定的礼仪要求，因此，礼仪的内容多种多样，丰富多彩，但它有着自身的规律性。一是自律的原则。这是礼仪的基础和出发点。自律就是自我约束，按照礼仪规范严格要求自己。二是敬人的原则。在社会交往中，要敬人之心常存，不可伤害他人的个人尊严，更不能侮辱对方的人格。三是宽容的原则。在交际中运用礼仪时，要严于律己，更要宽以待人。四是适度的原则。应用礼仪时要注意把握分寸，认真得体。五是真诚的原则。真诚就是在交际过程中做到诚实守信、不虚伪、不做作。

　　文秘办公室接待的礼仪常识：

　　(1)接待来访礼仪

　　人们经常会出于各中原因来办公室找秘书，所以秘书人员要掌握接待来访者的礼仪，这不但涉及到组织形象问题，对秘书工作能否顺利开展也有很大关系。

　　如果因工作繁忙暂时无法接待来访者，应首先致歉然后询问来访者是稍作等待还是另约时间，切不可让他人无故等太久。当来访者是上级或长者时，秘书要站起来握手以示欢迎。来访者是为了说明某些问题，一定要有耐心听完别人的话，而且要用你的表情和行为表明你是在认真的倾听。在交谈过程中，不要随意承诺;当出现矛盾和意见分歧时，要克制自己的情绪，以平和的态度处理。

　　在交谈处理事务过程中，能立刻解决或答复的问题要及时处理，不能摆架子或故意拖延时间;对于不能马上解决的问题，要向来访者说明理由，另约时间予以解决或商讨。如果来访者来访时间过长而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行为身体语言告诉对方结束谈话。切忌不可以敷衍、不耐烦的生硬态度草草结束谈话，给对方留下不良印象，从而影响组织和单位形象。

　　(2)拜访礼仪

　　对外联系是秘书工作的重要内容之一，出于各种原因，秘书人员经常要拜访他人。了解和掌握拜访礼仪，可以帮书秘书人员圆满顺利地完成工作任务。

　　拜访时首要的礼仪是准时赴约，一般情况下要提前3—5分钟到达。万一出现意外的紧急情况要迟到时，一定要打电话向对方说明理由，表示歉意。为了表示尊重，拜访一般提前3—5天预约，赴约前一天再次确认一下时间和地点。没有特别的情况，一般不要突然拜访，以免打乱对方的工作安排。与求见人见面后，如果是初次见面要主动自我介绍，如果是熟人，也要先问候并握手致意。谈话时应开门见山，不要海阔天空，浪费时间。说话时要注意对方的反应，要给对方讲话、答复的时间，不要一个人滔滔不绝。对对方的举动要十分敏感，当对方有结束谈话的意思时要及时起身告辞，切忌死赖不走，不知趣。

　　(3)汇报工作时的礼仪

　　向上级汇报工作是秘书的重要工作内容之一。秘书人员掌握正确的汇报工作的礼仪，一方面可以给上级留下良好的印象，同时也可以畅通无阻地和领导交流，提高办事效率。

　　由于领导工作繁忙，秘书人员和领导约好的谈话时间一定要严格遵守，不可失约。恪守时间是秘书人员的基本素质要求之一。赴约时不要过早抵达以免领导还没做好准备而出现难堪的局面;也不要迟到，让领导等候。进领导办公室前，要轻轻敲门，经允许后方可入内。如果领导办公室的门是开着的，也要敲门以提醒领导及时调整好自己的状态。

　　汇报时，要以注意举止文雅大方，谈吐得体。语速语调适中，吐字清晰。语言简练，条理清楚。汇报过程中，领导有任何的意见和建议要及时纪录下来以便谈话结束后整理补充原有的材料。汇报结束后，如果领导谈兴犹浓，不可有不耐烦的表现，要等领导表示结束后方可告辞。告辞时要整理好自己的衣着、座椅等，当领导送别时要主动说“谢谢”、“请留步”等以示礼貌。

　　(4)办公室仪容礼仪

　　在办公室里，秘书人员要树立整洁、端庄的个人形象。如果单位有统一的服装，无论男女都应尽量穿着工作服。如果没有，在办公室里要尽量选择较保守的服装。男士以西装为主，女士以职业装为主。女士的着装要端庄大方，不要过于暴露或前卫。化妆要以淡妆为主。男士夏天切忌在办公室穿拖鞋、短裤和背心等衣服。休闲装、运动装等也不适于办公室的工作环境。

　　文秘接待客人的注意事项：

　　1、无论接待什么样的客人，都需做到公平和礼貌，应按先来后到的原则接待每一个客人。

　　2、无论接待什么样的客人，都要和颜悦色、千万不能皱眉头。

　　3、接待客人时态度要郑重，但说话要留有余地。

　　4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求，不让客人等候。

　　5、为避免出错，对于客人说的一些重要事项要确认一遍。

　　6、尽快记住客人的相貌和姓名，了解他们与本公司的关系。

　　7、要请客人填写接待登记簿。

　　8、上司没确认要见的客人，就不要让他进去。

　　9、在不了解对方身份时，若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程安排，则不要直接回答在不在，而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人来访时，一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况的介绍;根据情况的不同，对来客的意图和目的要打听清楚，但在打听时不失礼仪。

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