Office办公文秘使用技巧

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Office办公文秘使用技巧

　　办公自动化已经成为现在文秘最普遍的工作之一，而office则是大家使用最为广泛的办公自动化软件，今天小编向大家介绍一些非常实用的office办公文秘操作技巧，希望对大家的工作有所帮助：

Office办公文秘使用技巧

　　数字格式批量转换

　　在完成一篇报告后，才发现其中最有说服力的数字显得很不清楚，这样就大大削弱了文章的说服力。为了让这些数字达到醒目的效果，可以为它们设置一些特殊格式。按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，将光标定位在“查找内容”框中，然后单击“高级”展开对话框，再单击“特殊字符”并选择“任意数字”，这时“查找内容”中会自动显示为“^#”。将光标定位在“替换为”框中，然后在“特殊字符”中选择“查找内容”，将显示“^&”。接着单击 “格式”为数字设置一些特殊格式，比如字体加大、文字加粗以及特殊颜色等。最后单击“全部替换”就可以了。不过要注意，它会让文档中的所有数字都改变的。

　　查找对话框中的快捷键

　　执行“编辑－查找”命令，或者按“Ctrl+F”键调出查找对话框，会发现对话框中的许多项目之后都有一个带下划线的字母，这就是此项的快捷键了，不过一定要先按Alt键才能让它们起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一处，按“Alt+M”是打开高级选项，按Alt+D/P/G，是在查找、替换、定位这三个选项卡中切换等（本技巧同样适合其它的对话框）。

　　另外，在office2003中进行查找/替换时，我们经常会在不关闭查找/替换对话框的情况下，切换到正文中进行修改，然后再回到查找/替换对话框中继续操作，一般都是通过鼠标点击进行切换，其实直接按Ctrl+Tab键就可以了，非常方便。

　　在最后一次搜索结果中快速浏览

　　当你搜索完毕，退出查找对话框后，如果想回过头看看刚才的搜索结果，这时不用再打开查找对话框，直接按Ctrl+PageUp键或Ctrl+PageDown键，就可以在上一次的搜索结果中快速浏览了。

　　高亮显示所有搜索出来的结果

　　为了让搜索出来的结果更醒目，可以让搜索的结果内容高亮显示出来。操作很简单：在查找对话框中选中“突出显示所有在该范围找出的项目”就可以了。

　　替换时巧妙保留书签

　　假设在word中有这么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括号括起来的部分表示定义了书签，括号是为了让大家看的清楚，真实文本中并没有出现。如果在进行替换操作时，将两个人物名称换成了其它人名，那么书签也会随之丢失。大家在定义书签时，将人名前后的空格都包括进来，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

　　使用图片替换文本

　　有时我们可能想用图片来替换某些文本，比如，你可能想用公司的Logo图片来替换文档中的所有公司名称，可通过下面的步骤来实现：

　　第一步：图片插入到文档中，选取它，再按Ctrl+X键剪切把它放到系统的剪贴板中。

　　第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入要替换的文本，在“替换为”中输入“^c”（不含引号，下同）。

　　第三步：可以单击“查找下一处”、“替换”一个一个替换，也可以单击“全部替换”一次性全部替换。这时文档中的被替换的文字，就都会成图片了。

　　快速找出word中的域

　　为了增加互动性，有些人会在word中插入大量的域，数量一多，可能连作者自己都记不清了。可以通过查找功能，快速浏览这些域代码。

　　第一步：确定域代码为打开状态，否则按“Alt+F9”键让它们显示。

　　第二步：按“Ctrl+F”键调出查找对话框，在“查找内容”中输入“^d”或者“^19”，然后连续按“Alt+F”键，就可以快速浏览文档中的域了。

　　巧用替换批量设置文档格式

　　在一些文章中，尤其是一些学术论文，会大量出现一些同样的术语或关键词，如果想让这些术语或关键词有一个统一的格式，不用一个一个设置，用替换功能很快就能完成。

　　第一步：找到要设置格式的第一个术语或关键词（如：“虚拟现实”），设置它的大小、字体、颜色等格式。选中设置好的术语，按“Ctrl+C”键将它复制到剪切板上。