企业文秘如何准备交接仪式
导语：交接仪式，在商界一般是指施工单位依照合同将已经建设、安装完成的工程项目或大型设备，例如厂房、商厦、宾馆、办公楼、机场、码头、车站，或飞机轮船、火车、机械、物资，等等经过验收合格，正式移交给使用单位而举行的庆祝典礼。交接仪式应遵循的礼仪，主要体现在交接仪式的准备、交接仪式的程序、交接仪式的参加等三个方面。一起了解一下吧！
1.交接仪式的准备
⑴邀请来宾
一般应由交接仪式的东道主——施工、安装单位负责。在具体拟定来宾名单时，施工单位亦应主动征求自己的合作伙伴——接收单位的意见。接收单位对于施工、安装单位所草拟的名单不宜过于挑剔，不过可以对此酌情提出自己的合理建议。
交接仪式的出席人员应当包括：施工、安装单位的有关人员，接收单位的有关人员，上级主管部门的有关人员，当地政府的有关人员，行业组织、社会团体的有关人员，各界知名人士，新闻界人士，以及协作单位的有关人员等等。
在举行交接仪式时，东道主既要争取多邀请媒体记者参加，又要为其尽可能地提供一切便利。对于不邀而至的新闻界人士，尽量来者不拒。至于邀请海外的媒体人员参加交接仪式的问题，则必须认真遵守有关的外事规则与外事纪委事先履行必要的报批手续。
⑵布置现场
举行交接仪式的现场，亦称交接仪式的会场。在对其进行选择时，通常应视交接仪式的重要程度、出席人数、交接仪式的具体程序与内容，以及是否要求对其进行保密等几个方面的`因素而定。根据常规，一般可将交接仪式的举行地点安排在已经建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场。有时，亦可将其酌情安排在东道主单位的会议厅，或者由施工、安装单位与接收单位双方共同认可的其他场所。将交接仪式安排在东道主单位本部的会议厅举行，可免除大量的接待工作，会场的布置也十分便利。特别是在将被交付的工程项目、大型设备不宜为外人参观，或者暂时不方便外人参观的情况下，以东道主单位本部的会议厅作为举行仪式的现场，不失为一种较好的选择。
如果将被交付的工程项目或大型设备的现场条件欠佳，或是出于东道主单位的本部不在当地以及将要出席仪式的人员较多等其他原因，经施工、安装单位提议，并经接收单位同意之后，交接仪式亦可在其他场所举行。诸如宾馆的多功能厅、外单位出租的礼堂或大厅等处，都可用来举行交接仪式。在其他场所举行交接仪式，尽管开支较高，但可省去大量的安排、布置工作，而且还可以提升仪式的档次。
⑶准备相关物品
在交接仪式上，有不少需要使用的物品，应由东道主一方提前进行准备。首先，必不可少的，是作交接象征的有关物品。它们主要有：验收文件、一览表、钥匙，等等。验收文件，此处是指已经公证的由交接双方正式签署的接收证明性文件。一览表，是指交付给接收单位的全部物资、设备或其他物品的名称、数量明细表。钥匙，则是指用来开启被交接的建筑物或机械设备的钥匙。在一般情况下，因其具有象征性意味，故预备一把即可。除此之外，主办交接仪式的单位，还需为交接仪式的现场准备一些用以烘托喜庆气氛的物品，并应为来宾略备一份薄礼。在交接仪式上用以赠送给来宾的礼品，应突出其纪念性、宣传达室性。被交接的工程项目，大型设备的微缩模型，或以其为主角的画册、明信片、纪念章、领带针、钥匙扣等等，皆为上佳之选。
2.交接仪式的程序
主办单位在拟定交接仪式的具体程序时，必须注意两个方面：一是必须在总体上按惯例执行，尽量不标新立异，加搞一套;二是必须实事求是、量力而行，在具体的细节上不贪大求全。
不同内容的交接仪式，其具体程序往往各有不同。但大致都包括以下五个方面：
⑴主持人宣布交接仪式正式开始。
⑵奏国歌，并演奏东道主单位的标志性歌曲。
此前，全体与会者必须肃立。
⑶由施工、安装单位与接收单位正式进行有关工程项目或大型设备的交接。
由施工、安装单位的代表，将有关工程项目或大型设备的验收文件、一览表或者钥匙等等象征性物品，正式递交给接收单位的代表。此时，双方应面带微笑，双手递交、接收有关物品。在此之后，还应热烈握手。
⑷各方代表发言。
按惯例，在交接仪式上，须由有关各方的代表进行发言。他们依次应为施工、安装单位的代表，接收单位的代表，来宾的代表，等等，这些发言，应简短明了。原则上，每个人的发言时间应控制在三分钟以内。
⑸宣告交接仪式正式结束。
此时，与会者应再次鼓掌，表示热烈的祝贺。随后安排全体来宾进行参观或观看文娱表演。
参观中，东道主一方应安排有经验的陪同、解说人员，使来宾通过现场参观，可以加深对有关工程项目或大型设备的认识。
若是不便邀请来宾进行现场参观，也可通过组织参观有关的图片展览或向其发放宣传资料的方式，来适当地满足来宾的好奇心。
在仪式结束后，若不安排参观活动，还可为来宾安排一场综艺类的文娱表演助兴。表演者可以是东道主单位的员工，也可以邀请专业人士。表演的主要内容，应为轻松、欢快、娱乐性强的节目。
3.交接仪式的注意事项
在参加交接仪式时，不论是东道主一方还是来宾一方，都存在一个表现是否得体的问题。
⑴东道主注意事项：
①仪表整洁。东道主一方参加交接仪式的人员，必须要求他妆容规范、服饰得体、举止大方。
②保持风度。在交接仪式举行期间，不允许东道主一方的人员东游西逛、交头接耳、打打闹闹。在为发言者鼓掌时，不允许厚此薄彼。
③热情友好。不管自己是否专门负责接待、陪同或解说工作，东道主一方的全体人员都应当自学地树立起主人翁意识。一旦来宾提出问题需要帮助时，都要鼎力相助。不允许一问三不知、借故推脱、拒绝帮忙，甚至胡言乱语、大说风凉话。即使自己力不能及，也要向对方说明原因，并且及时向有关方面进行反映。
⑵来宾注意事项：
①表示祝贺。接到正式邀请后，被邀请者即应尽早以单位或个人的名义发出贺电或贺信，向东道主表示热烈祝贺。有时，被邀请者在出席交接仪式时，将贺电或贺信面交东道主，也是可行的。不仅如此，被邀请者在参加仪式时，还须郑重其事地与东道主一方的主要负责人一一握手，再次口头道贺。
②略备贺礼。为表示祝贺之意，可向东道主一方赠送一些贺礼，如花篮、牌匾、贺幛等等。
③预备贺词。假若自己与东道主关系密切，还须提前预备一份书面贺词，供被邀请代表发言时用。其内容应当简明扼要，主要是为了向东道主一方道喜祝贺。
④准点到场。若无特殊原因，接到邀请后，务必牢记在心，届时正点抵达，为主人捧场。若不能出席，则应尽早通知东道主。
【企业文秘如何准备交接仪式】相关文章：
5.文秘如何承办会务
6.如何准备即兴演讲
7.德国留学如何准备
8.如何准备雅思写作