文秘基础知识常见问答

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文秘基础知识常见问答

　　秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。下面是小编整理的文秘基础知识常见问答，希望大家认真阅读!

文秘基础知识常见问答

　　1、什么是秘书?

　　答：在我国现阶段，通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有辅助性和服务性。

　　2、秘书部门的职能性和工作特点?

　　答：(1)综合性。(2)辅助性。(3)门面性。(4)机要性。

　　3、秘书工作的主要内容?(风险题)

　　答：(1)处理文电。(2)撰拟文稿。(3)办理会务。(4)调查研究。

　　(5)查办、催办。(6)根据领导意图协议本单位的有关工作。(7)安排礼仪活动。(8)处理来信来访。(9)组织机要交通。(10)档案的管理。(11)其他日常事处及领导临时交办的任务。

　　4、秘书工作的作用：

　　答：(1)枢纽作用。(2)助手作用。(3)参谋作用。(4)协调作用。

　　(5)耳目作用。

　　5、秘书工作的指导思想：

　　答：一是为直接领导服务;二是为与本系统有关的部门及其成员服务;三是为广大人民群众服务。

　　6、秘书工作的原则：

　　答：(1)准确。(2)迅速。(3)求实。(4)保密。

　　7、秘书工作者的政治素质：

　　答：(1)具有较高的理论水平。(2)具有较强的法律意识和政策观念。

　　(3)具有全心全意为人民服务的思想。(4)严于律己，遵守纪律。

　　8、秘书工作人员应具备的基础知识：

　　答：(1)基础知识。(2)社会知识。(3)专业知识。(4)业务知识。

　　(5)辅助知识。

　　9、秘书人员应具备的能力：

　　答：(1)调查研究能力。(2)收集资料的能力。(3)文字表达能力。

　　(4)口头表达能力。(5)组织协调能力。(6)办事能力。(7)管理事务的能力。(8)文字书写的能力。(9)操作现代办公设备的能力。

　　10、信息的作用?

　　答：①为领导的科学决策提供依据。②为实现科学管理创造条件。③是发挥参谋，助手作用的主要内容。

　　11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则?

　　① 全面服务。②实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧。

　　12、值班记录电话记录应包括五个要素?

　　答：a来电时间。b来电单位、姓名及职务、电话号码等。c来电内容。d领导批示和处理意见。e接电话记录人。

　　13、值班日记四要素：

　　答：值班员、值班时间、记事内容、办理情况。

　　14、打电话的一般程序是什么?

　　答：(1)打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的事情，要写出通话全文。(2)电话接通后，先问明对方是否就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名，再问对方姓名、职务，最后再说通话内容。(3)向下级打的电话比

　　较重要的，需要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误。下级人员在接完上级的重要电话后，亦应主动复述。(4)要找的人不在时，可要求对方转告或安排回电话。

　　15、回电话接电话的一般程序是什么?

　　答：(1)回答电话要迅速，尽可能在铃响第一遍后就接并立即打招呼。

　　(2)问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。 (3)所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话，并时常检查自己对所接电话的处理情况。

　　(4)来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚的事情不盲目回答。

　　16、电话记录有哪五个部分?

　　答：一是来电时间、包括年、月、日、时、分;二是来电单位、姓名及电话号码;三是来电内容;四是处理意见和领导批示;五是接电话记录人。

　　17、什么是文书?

　　答：指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了一定目的而形成并使用的特定格式的文字资料。

　　18、什么是文件?

　　答：通常所说的文件，是指机关、团体、部队、企事业单位制发使用的具备一定格式的公务文书。

　　19、什么是会签?

　　答：两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署。联名签署文件的过程称作会签。会签本身也是一种会商，但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行。

　　20、什么是传达范围?

　　答：指可以听到宣读文件的人员范围。文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情况确定的，文件中应当注示清楚。

　　22、密级一般划分为哪几级

　　答：一般划分为秘密、机密、绝密三个等级，

　　23、会议报到有哪几种方式?

　　答：①与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到;②委托他人代为报到;③电话报到。

　　24、内宾接待工作原则是什么?

　　答：1、热情相待。2、按政策办事。3、简朴大方，不搞形式主义，不要铺张浪费，尽可能少花钱多办事。4、节省时间，努力提高办事效率。

　　25、握手的技巧是什么?

　　答：同性之间特别是男性之间的握手应当有力，以示热情友好;反之，如果有气无力或者若无其事，就会使对方产生冷漠、疏远的感觉。异性之间、特别是女同志对男同志的握手，无需用力，只要轻轻地握一下就可以了。与领导同志或者身份较高的人握手，要视具体情况而论，如果他有意与你握手，就应当主动把手伸过去;如果他无意握手，就不要勉强。

　　26、为别人作介绍时应注意哪几方面?

　　答：如果双方的地位不同，应当先把地位低的人介绍给地位高的人;如果双方的身份相同、年龄相近，应当先把男性介绍给女性，把主人介绍给客人;如果双方的地位相近、年龄有别，应当先把年轻的介绍给年长的;如果一个人会见几个人，应当先把一个人介绍给几个人。在为别人介绍时，秘书工作者应当事先熟悉双方的情况，以便介绍。

　　27、听讲时应注意的几个问题?

　　答： ①要专心致志认真听讲，以示注意和尊重对方，而不要东张西望，心不在焉，以免影响讲话人的情绪。②不要随意打断人家的话题。③遇到说话噜苏，或者有意无意纠缠你的人，不要厌烦，更不要露愠色，而应当有礼貌地中断对方的话题或委婉地回绝他，可以委婉地说“我们是不是长话短说?”或者说“对不起，我还有急事。咱们是不是以后再细谈?”

　　28、当你有几机说话时,应注意哪几点?

　　①要礼貌文明、热情和蔼，给人以亲切感;②语速要和缓，语调要适中，给人以舒畅感;③切忌过分急越亢奋，以免使人产生高压感;④切忌多说官话、套话，也不要使用生僻古怪的词语，以免令人生厌;此外，不要夸夸其谈，更不能自吹自擂;⑤吐音要准确，语言要简洁，表达要妥贴，以提高对方的接受效果。

　　29、接电话时的注意事项?

　　答：电话铃响后，应当马上拿起耳机，而不要让人久等;拿起耳机之后，应当立即说“您好!”而不要默不作声让人干等。然后，就可以

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