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做秘书的注意事项
做秘书同做其他专业工作一样,需要一些基本功底。这些基本功底,就像盖楼的地基,越厚实越牢固,对做好工作越有利。下面是小编整理的做秘书的注意事项,希望对你有帮助!
一、要在领导的视线范围内,不要让领导在需要时看不到秘书。注意观察领导的眼神、手势地,在大场合要反应灵敏,行动迅捷。
二、落落大方,不卑不亢,可以点头,不要哈腰。做到热情有度,稳健为本。太过于热情,有时会损害领导形象。
三、要掌握分寸。如领导上主席台不需要搀扶,否则别人以为领导身体不好或者太年迈、给本校领导特别是自己人开车门不需要用手遮挡,递茶送水经先宾后主。
四、要做到心中有数。比如跟谁做什么事情,对象是什么,程序是什么,内容是什么,不能一问三不知,适当的地方要给领导提个醒。比如领导的发言稿件等有关材料要随时准备一份,对领导活动的位置要事先了解情况。
五、要注重仪表,大方得体。
不好的秘书的表现:
一、喧宾夺主,爱插话;
二、勉强安排领导:比如抢着帮助领导拎包;安排座位;
三、热情过度;爱跟领导争论,以显学识;
四、爱自作主张;
五、不了解情况,不积极主动,被动应付;
六、领导交待事情忘了,办完的事情不反馈,没交待的事情反而自作主张给办了;
七、报喜不报忧;
八、评论领导;
九、口风不严;
十、窥视心理强;
十一、有太强烈的优越感和神秘感。
拓展阅读
秘书礼仪注意事项
一、命令或指示要经过确认
任何工作都是从接受指示展开第一步,假如连这个阶段都处理不好,就不能期望有良好的工作表现。这就要求秘书聆听上司指示工作的时候,有几点必须留意:
1、表现士气高昂的态度。在接受一项任务时抱着可有可无的态度,往往会使该过程流于公式化。相反地,若能表现出积极热烈的反应,相信上司讲解起来也会格外卖力。
2、自始至终专心聆听。不要中途打断或抢先回答上司的说明。即使心中怀有任何疑问,也必须等他全部说完后再提出。
3、不明白这处务必问清楚。有些事情上司以为你已经知道而省略不提,结果问题往往就出在这里。因此,假如发现任何不明白的疑点,都应该鼓起勇气问到清楚为止。
4、确认内容。囫囵吞枣似地接受命令或指示是最冒险的行为,有时甚至等到完成后提出报告时,才发现自己彻尾完全搞错。所以无论如何必须养成习惯,在上司说完后确认其内容与各项重点。
二、不要忘了上司所交等的事情
有时候工作一忙,往往把上司交待处理的某件工作忘得一干二净。此时,除了规规矩矩向上司道歉外,别无选择。若因为一时提不起勇气认错而置之不理,反而会使事情更加恶化。
道歉时,若脸上挂着虚假的笑脸,或强词夺理地寻找各种借口,也会使对方更加恼火,倒不如干脆以谦虚的态度,坦白这是因为自己一时不慎而犯下的过错。
但是这种情形只许一次,下不为例,假如三番两次地重蹈覆辙,那么管你如何赔礼,也难以换回上司对你的评价。
三、办公室拒绝闲聊
漫无边际的闲聊,影响工作和学习。现介绍四种表白无暇闲聊的婉转方法:
1、启示法。在自己工作场所的醒目处,写上“闲聊不过三分钟”或鲁讯的名言:“浪费自己的时间,等于慢性自杀;浪费别人的时间,等于谋财害命。”以此记示来客,谢绝闲聊。
2、工作法。当发现聊客朝自己走来,可立即埋头工作,或眼睛注视空间,令聊客相信自己正在专心工作,让其知趣离开。
3、冷待法。当聊客打开话匣子,自己保持冷谈,只点头或摇头不予搭话,也可作简短的回答“是”或“不是”;若聊客仍然口惹悬河,则可起身做些杂务,令其扫兴而去。
4、推迟法。如对方并未闲聊,或自己喜欢与其交谈,但当时确无时间接待,可提议推迟在下班后或共同进餐时进行交谈。
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