秘书防止“丢三落四”的小方法

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秘书防止“丢三落四”的小方法

　　秘书工作最讲究的就是严谨细致。然而，在实际工作中却有一些秘书人员常常因为工作忙犯“丢三落四”的毛病，有时不丢大项丢小项，不误急事误小事，不漏工作漏人头。好在有直接领导的及时提醒和同事的拾遗补缺，才使影响降到了最低限度。根据领导和同事传授的经验，自己在工作中的教训感悟，防止“丢三落四”的方法，大致有六种：

秘书防止“丢三落四”的小方法

　　方法之一：凡事及时办。

　　要做到不忘事、不漏事，最根本、最管用的办法，就是及时地把事情了结，快捷高效，做完为止，否则，记忆力再强，提醒的办法再多，要办的事情拖的时间长了，也有疏忽大意的时候。因此，克服拖拖拉拉的毛病，养成雷厉风行的作风，应是防止丢三落四的一个重要原则。一要小事琐事随手办。机关有很多事，都是举手之劳就能办成的，然而容易遗忘的往往就是这些举手之劳就能办成的不起眼的小事。比如：你正在集中精力写材料或和同事谈兴正浓，这时突然来个电话或领导顺便交待，让通知一件事，或查找一份材料。诸如此类的事，你最好先办完再说。否则，等你忙完手头的活，回过头来再办，说不定早就忘到脑后了。二是急事大事马上办。秘书工作往往事接事、活压活，一项工作慢了，就会耽误后面的工作进程，造成工作重叠，矛盾成堆，以致于乱中忘事，忙中漏事。特别是一些大事急事，质量要求高，时效要求严，必须集中精力，力戒一个“拖”字，防止一个“粗”字，强调一个“快” 字，做到一个“细”字，雷厉风行，精细如发，按质、按时完成好，以免压“活”误事。三要日事日毕尽快办。一般来说，当天的事尽量当天做，即便是白天干不完，晚上加班加点也要完成好。不然一过夜，第二天就可能给忘了。海尔集团提高工作效率的一条重要经验，就是要求员工“日事日毕”。我们也要有这种，把当天的事当天做完作好。要知道，事情做完了，就不怕忘记了。

　　方法之二：小本随身带。

　　秘书工作无小事、很具体，大事小事，急事缓事，难事易事，都可能遇到。办好了一件事，理所当然，算不上成绩;漏办了一件事，则有可能影响大局，让领导记你好几年。好脑子赶不上烂笔头。人的精力是有限的，要想把什么事情都记得清清楚楚，办得明明白白，就要借助小本子。一位老机关在总结自己的工作体会时说：要想不忘事，小本随身带，一事一记录，办完为上策。在机关工作的同志大都有这样的感受，有时总觉得有件事还没有办，可是瞑思苦想就是想不起来。如果当初把事情记在小本子上，这时拿出来翻一翻，便可一目了然。小本子主要记什么? 记当天的主要工作;记领导随时交办的事情;记上级通知、下级反映的情况;记本单位的大项活动。特别要紧的事项，务必详细记录，并用着重号加以标记。把事情记下来之后，就要经常地翻一翻、过过目，先急后缓，办完为止。这样，即便是自己记忆力不是很好，外界干扰再多，也能够有效地减少误事忘事。

　　方法之三：经常“过电影”。

　　焦裕生前有个“过电影”的习惯，一天工作下来，要对当天的工作作一番回顾，对将要进行的工作作一番思考。南京路上好八连的干部有一条可贵的经验：“想一想，就想出了问题;想一想，就想出了办法;想一想，可以避免疏漏;想一想，可以提高自己。”我们在工作中，也要提倡一个“想”字，不仅要做勤奋工作的有心人，还要做善于回顾梳理的用心人。如果只知道忙忙碌碌、辛辛苦苦，而不知道朝思暮想、回顾检查，就难免忙中出乱、疏中出差。要养成这样的习惯：上班展开工作之前，先抽出三五分钟，进行一下思考，对昨天遗留下来的工作，对当天即将进行的工作，仔细地过一遍筛子;晚上睡觉前，对当日所见、所闻、所干的事情过一遍电影，哪些工作已经干完了，哪些工作还留着尾巴，有没有疏漏的事项。这样朝思暮想，不但能提高工作效率，而且能使误事忘事的现象在经常“过筛子”、“过电影”中得到有效减免。

　　方法之四：立字留存底。

　　工作中时常有这样的情况，有些事情已经办完了，一段时间后领导又问起此事，由于自己记不清，当时又没有作记载，以至落得个“没有办”的结果。在机关，很多事情是需要经过历史检验的，也就是说要留下历史资料，备自己或别人查阅，并不是办了就了。秘书姜某，经手一份秘密件的传阅，张某当时也签收了。可几个月后，张某提及此件没收到(其实张某给忘记了)，于是俩人打起了嘴仗。好在处长及时提醒，姜才恍然大悟，从一大堆历史资料中找到了张某打的签收条，不然非要落得个不明之冤。这就告诫我们，对办完的事要防止丢三落四，最好的办法就是立下字据，作好记载，这样，不仅可以避免忘事，也可以作为备查依据。借文传文，不能顾及情面，减化手续，要让对方打借条或签收条，要按制度及时搞好登记，防止查无实据，上传下达、处理事务要详细搞好记录，该让首长签字的要签字，该自己记明情况的要记清。尤其是对办理过程较长的事，涉及多个部门的事，前后交叉换手的事，以及事过之后要查的事，更要搞好记录保存。只有这样及时立据存底，才能防止事过境迁。

　　方法之五：规范按程序。

　　按程序办事，是秘书工作的内在要求，是提高工作效率和质量的重要保证，也是减少失误、避免错漏的有效方法。其实按程序办事的过程，就是一个集思广益、拾遗补缺、纠正偏差的过程。人非圣贤。孰能无过。机关干部在承办具体事项过程中，漏事忘事在所难免。但只要严格按程序办事，规范运行，层层把关，就能得到他人的及时补充，就能在前后相关因素的相互制约中得到及时提醒。比如，办理收文时，就要履行签收、登记、呈批、执行、归卷等程序;处理发文时，就要履行撰稿、签发、盖章、登记、发送、归卷等程序，只有这样，做到滴水不漏。尤其是承办一些重要事项，事先就要拉出个清单来，把方方面面的情况都考虑到，大项下面分小项，小项里面分环节，这样，才能不忘事项，不漏环节。因此，我们要注意学程序、懂程序，自觉养成按程序办事的良好习惯，培养严谨细致的工作作风。有程序的就严格按程序办，不遗漏程序、减化程序，使工作不留“缺口”。没有程序的要注意自编程序，按先后序次，列出具体事项，逐个抓好落实。

　　方法之六：自我常提醒。

　　凡事预则立，不预则废。很多事情并不是前面讲了，马上就可以办理，往往有个时间跨度，有个办理过程。要避免漏事忘事，及早的自我提醒，就是个有效办法。根据个人的体会，常用的提醒方法有三种：一是文字提醒，把所要办理的事项，一二三四地写清楚，或记在台历上，或压在玻璃板下，或放在最醒目的地方，这样一目了然，办起来就会一清二楚。二是实物提醒。对有明确时间要求的事项，可借助台历、挂历、闹钟提醒。三是委托提醒。把自己所要办理的事项，告诉同事或家人，求得及时的提醒帮助。

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