决定、会议纪要和函写作格式规范

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决定、会议纪要和函写作格式规范

　　公文主要文种决定、会议纪要和函的写作格式是什么呢?为帮助各位秘书学习更多公文文种写作知识，yjbys小编为大家分享决定、会议纪要和函的写作格式规范如下：

决定、会议纪要和函写作格式规范

　　一、决定

　　(一)决定的含义及特点

　　决定是行政机关对重要事项或者重大行动作出安排的指令性公文。决定的性质决定了它只能是上级对下级机关或所属部门使用的下行文,并且只限于对某些重大事项或重大行动作出安排,不适用于对一般具体事务性工作的安排。

　　(二)决定的分类

　　决定使用范围较广,根据用途不同,分为以下主要类型:

　　1、部署重要工作决定。它是为实施某一时期的战略计划、某一阶段的重要任务或布置某次重大活动作出安排的公文,往往有很强的针对性,有具体的要求和步骤,便于下级机关执行。

　　2、处理具体事务决定。它是对日常工作作出安排,处理具体事项的公文,如批准有关条约、文件,设置或撤销机构,决定会议的召开等。这类公文,要求条理清晰,用语简洁,没有遗漏。

　　3、表彰或处分决定。它是国家机关对有突出贡献或犯有较严重错误的人作出公开表彰或严肃处理时使用的公文。无论是表彰的事迹还是处分的事项,都应该写得言简意赅,抓住重点,切忌铺陈。前者要善于从受表彰者的事迹中提炼出精神境界,后者要善于总结错误的性质及危害。两者均要以事实为据、法律为准。

　　4、任免决定。它是国家权力机关对国家行政机关、审判机关、检察机关依法进行干部任免所使用的公文,写作任免决定要严格按照干部管理权限和法定任免程序,务求严密、准确,对任职机关、任免人职务和姓名、要严格审核核对。对同一人员既有任职,又有免职时,一般先写任职决定,后写免职决定。

　　(三)决定的写作要求

　　1、标题。一般由发文机关、事由和文种三要素构成。

　　2、正文。一般由决定依据、事项、结语三部分构成。依据是制发决定的原因、目的或背景。有的决定内容简单,可略去不写,对大家不熟悉或事关重大的工作的决定,则应讲清楚、讲透彻。决定事项是决定的主要部分,要写明决定事项的具体内容,要态度鲜明、行文干脆、不拖泥带水,一般是分条列项地写。内容较少,也可采用篇段合一式。结语写希望和要求，是对决定事项的强调或补充。有时也可不单写结语部分而将其内容纳入决定事项中。

　　3、日期。会议通过的决定，通常在标题之下加括号注明通过决定的会议名称和时间。由领导人签发的决定，则在正文之后写明发文机关和时间。

　　二、会议纪要

　　(一)会议纪要的含义及特点?

　　会议纪要是概括反映会议基本情况，传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守执行的一种公文。

　　会议纪要具有以下特点：

　　1、内容的综合性。会议纪要根据会议和各种会议材料整理而成，注重真实客观、准确全面，但它又不是对会议内容的简单再现，而是在分析、综合会议情况的基础上锤炼而成。

　　2、形成的灵活性。可采取发言记录式，即按顺序将每个发言人的主要意见归纳整理出来，或按内容性质分类写，每一类有相对独立的小中心，或者将两种形式综合使用。

　　3、作用的限定性。只对与会单位、与会人员有约束力，要求共同遵守、执行会议议定事项。

　　(二)会议纪要的分类

　　1、根据会议性质不同，分为办公会议纪要和其它会议纪要。办公会议纪要用来传达办公会议议定的事项，要求参会各方和有关人员遵照实施。其它会议纪要指专题工作会议形成的纪要。这类纪要，有的起通报情况的作用，使有关人员了解会议的基本情况和精神;有的传达会议精神，是有关方面开展工作的依据。

　　2、根据纪要写法的不同，可分为决议型会议纪要、情况型会议纪要、综合型会议纪要三种。决议型会议纪要只记载会议决议或协议的事项。情况型会议纪要对会议的各方面情况进行记录和整理，传达会议的有关信息。综合型会议纪要需要全面概括会议进行情况、讨论的结果和会议的主要精神。它在全面反映会议内容的基础上加以综合，适用范围最为广泛。?

　　(三)会议纪要的写作要求

　　会议纪要一般由标题和正文两部分构成。标题常写成会议名称加纪要的形式，如《关于xxx议事纪要》，或者事由加纪要的形式，如《关于xxx紧急会议的纪要》。正文由会议组织情况及会议议定事项或会议主要精神两部分构成。组织情况部分常采用概述式写法，简述会议时间、地点、出席人员、主持人、记录人、中心议题等。会议议定事项是纪要的主要部分，要写明研究的工作、作出的决定、布置的任务、将要采取的措施等内容。如果是记述会议的主要精神，则侧重于对材料的提炼和概括。突出会议的中心和主旨，以及贯彻会议精神的要求。如果会议涉及的内容较多，可采用分条列项的写法，写明会议研究的主要问题，形成的一致意见和作出的各项安排，如果会议内容比较简单，可采用篇段合一式，概述会议主要精神和基本内容。写作会议纪要，首先要真实、准确、全面地反映会议情况和会议精神。纪要写成之后，需经过会签手续，其次要按照会议精神和领导意图，对会议材料作出高度概括。纪要的篇幅不宜太长，语言简明扼要，往往采用“会议认为”。“会议指出”这样的句式。再次要有一定的理论深度。在整理材料的基础上进行系统分析，不应停留在一般的泛泛而论之上。

　　?三、函

　　?(一)函的含义及特点

　　?函是适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准事项，是上下级、平行和不相隶属的机关间在日常公务联系中使用的一种公文文种。

　　?函具有以下特点:

　　1、使用范围广。机关之间的日常公务联系,不便使用其它公文文种时都可使用函行文。

　　2、格式灵活,使用简便。除了公函较为郑重外,人们在纯事务性工作联系时使用公务便函,这类便函不大受公文规定的严格限制,可用机关信笺缮写,也可不编列发文字号,使用起来极为简便,使用过后自行失效。

　　?3、行文多向性。一般公文只有一个行文方向而函则既可平行,又可上行、下行,同时还可向不相隶属机关或单位行文。

　　(二)函的分类

　　?按照函的行文方向划分,可分为去函和复函;按文面格式划分,可分为公函和便函;按其内容和用途划分,可分为商洽性函、询答性函、请求批准性函。商洽性函。在平行机关或不相隶属机关之间相互协商或联系工作时使用。如商调函,联系参观学习的函,查询有关人或事的函,洽谈业务来往的函等。询问性函。向去函机关询问有关问题或简述某一涉及对方机关权限范围事项的处理意见,需对方机关给予答复时使用的函。请求批准性函。是向平级或不相隶属的有关业务主管部门请求批准的函。答复性函。在答复对方来文所询问的问题和事项时使用,上级机关对下级机关的一般性请示往往也用答复性函,也叫复函。

　　(三)函的写作要求

　　?公函一般由标题、主送机关、正文、发文机关、成文日期组成。便函可不用标题。去函标题可只标明“……函”。复函则应写明“复函”。函的正文要以其用途来确定写法。商洽性函和询问性函的正文,应把商洽或询问的问题(事由)等写得清楚简明,以便得到对方的支持帮助。请求批准性函和答复性函正文与请示、批复的写法大致相同。请求批准性函结尾可写上“请批准”、“请予审批”、“请予支持为荷”。答复性函结尾可写上“特此函复”、“特此批复”、“此复”等,有的也可不用结尾语。函在写作时应注意:主题突出,开门见山,紧扣主题,词章严谨。同时应正确区分函与相关文种的界限,有些“函”与“请示”、“批复”、“通知”、“报告”有一定交叉,但不能用“函”来代替“请示”、“批复”。另注意便函的底稿存档,由于便函使用起来方便,很多单位不注意留存,所以办文时应注意底稿存档。

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