办公室文秘如何做好上报信息的再加工

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办公室文秘如何做好上报信息的再加工

　　只要你不是在最基层的村、社区(居委会)做文秘综合，那么你都会有接收下级单位报送信息稿的经历。如果你真正干过这事，那还真不是好干的事?为啥，我有发言权。曾分管过街道一级的党政办，也见过村(社区)上报的各类信息，八个字来形容吧：惨不忍睹、不忍直视。作为村、社区(居委会)报送如此信息其实也可以理解，大多是没学历、没文化、杂务缠身的大妈，还有一些当地干部的家属，能好好报信息已实属不易。

办公室文秘如何做好上报信息的再加工

　　报上来的稿件五花八门，问题缺实不少,正如王群老师《品学公文》中所列的那些问题(语句表达有重组)。

　　第一类：结构凌乱，表述不清，逻辑混乱，但基本事实准确。

　　第二类：资料前后矛盾，事实不准，需进一步核对。

　　第三类：问题重要但内容不完整，需继续补充完善。

　　第四类：一堆废话中还有丁点可用的干货。

　　第五类：整体还行，但篇幅太长，需进行压缩报送。

　　第六类：文字上有毛病，需进一步加工精炼。

　　以上所述，不是某一地区、某一单位或某些个人存在的问题，而是基层的普遍现象(越到上级部门就越规范、报送质量就越好)。那么应该怎样来加工?按看、改、查三步骤来做就挺好的。

　　一、看。如何看?

　　书读百遍，其义自见。这个看，还是带着默读或朗诵地去看为好(在之前的文章和讲座中笔者也专门为大家介绍过朗读对公文写作的诸多好处)。修改前多花点时间，采用朗读和阅看原文的方式，多思考、多想想，想法成熟了再修改。

　　二、改。如何改?

　　修改是加工的必然步骤。修改当中要把握好先改大处、后改细部的加工顺序。一是把多余的内容删掉;二是调整结构，安排好段落;三是修改细部，把语言进一步优化;四是回头通观全文，再确实标题。

　　有人会有疑问，为什么最后才改标题?这是因为标题是要体现主题、主旨，也是就中心思想、主要意图和主要目的的。主要是担心内容改得太多，主旨有变化，那最先定标题，就怕标题没办法承担新的主旨。所以，标题应最后修改。

　　三、查。如何查?

　　查，实际就是审读。在我们生活当中很多不注重的小细节，到了公务文章中就是大事件。譬如领导称呼、排名顺序、各类统计数据等你。出了错，首先要拿秘书是问。把名字打错、把排位搞错、把GDP数据搞错，领导能饶你。说不定就找个理由把你撸了。

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