浅析文秘人员的特点及心态培养

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浅析文秘人员的特点及心态培养

　　文秘学产生于20世纪80年代初，国际文秘联合会曾为文秘人员职业做出如下准确的定义：“文秘人员应是上司的一位特殊助手，他们掌握有关办公室的技巧，能在没有上司的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权力范围内做出决定。”[1]

　　相对于传统的文秘人员的概念，现代文秘人员是指综合运用自身智慧和现代工具，直接为领导、主管提供辅助管理、决策和综合服务，由事务服务型向管理助理型转变的，以脑力劳动为主的工作人员。下面我们来谈谈文秘人员的特点与心态培训。

　　一、文秘人员实务的特点

　　(一)文秘人员实务的特点

　　文秘人员实务的特点包括事务性、综合性和技术性三个方面。

　　1.事务性。文秘人员实务的事务性是组织内部非特定职能的管理，是为职能活动的有效展开奠定基础，为提供服务创造条件的辅助性、技术性的活动。

　　2.综合性。文秘人员实务的综合性是指其管理对象广泛，管理活动内容庞杂;居于组织活动的.中枢地位，需要综合处理多种关系，综合解决多种问题。

　　3.技术性。办公室管理是行政管理中自然属性较强的部分，突出的表现就是其具有技术性。这种技术性主要指办公室管理需要遵循特定的技术规律，需要从事各种管理活动的人掌握特定的技术知识和方法技巧。

　　二、企业文秘人员培训内容与培训方法

　　(一)针对事物性的特点而进行的培训

　　1.公文筐培训。就是对特定职位通常是目标岗位的管理人员在日常工作中经常遇到的各类典型事务进行编辑、加工、并设计成若干种公文让培训对象处理, 由此评价其在将要面对的典型职业环境中获取有关资料、妥善处理各类信息、准确做出管理决策、有效进行协调和控制的工作能力，找出不足的地方，对受训者进行培训指导，加以强化。在针对文秘人员的培训中，公文筐测评在假定情境下实施。从以下两个角度对文秘人员进行测查，一为技能角度，主要考察受训者的计划、预测、决策和沟通能力。另为业务角度。公文筐的材料涉及财务、人事、行政、市场等多方面业务，它要求文秘人员具有对多方面业务的整体运作能力。提供给受训文秘人员的信息包括涉及文件管理、人事备忘录、收集的各种信息、政府的法令公文、客户关系、会议安排等十几份甚至更多的材料。这些材料是放在公文筐中的，要求文秘人员以管理者的身份，模拟真实工作中的程序，在规定条件下，对各类公文材料进行处理，形成公文处理报告，借以评估其计划、组织、预测、决策和沟通能力。

　　2.拓展训练法。文秘人员总是工作在办公室，高度专注于繁冗地工作当中，缺少团队训练的机会，团队意识不强。通过拓展训练，可以让他们进行沟通、协调、适应且能完成任务实现目标。通常有以下几个环节：团队热身，在培训开始时，团队热身活动将有助于加深学员之间的相互了解，消除紧张，建立团队，以便轻松愉悦的'投入到各项培训活动中去;个人项目，本着心理挑战最大、体能冒险最小的原则设计，每项活动对受训者的心理承受力都是一次极大的考验;团队项目，团队项目以改善受训者的合作意识和受训集体的团队精神为目标，通过复杂而艰巨的活动项目，促进学员之间的相互信任、理解、默契和配合。文秘人员将培训的收获迁移到工作中去，感受到团体协作的力量，激发自己的潜能、培养团队精神与合作默契，在工作中形成团队意识，不仅使大家相互信任、相互帮助，也为各部门之间的相互沟通与协调构建了良好的基础，能够提升文秘人员的工作效力。

　　(二)针对综合性的特点而进行的培训

　　1.文秘人员心理培训，首先要为文秘人员从业者的性格与从事该职业应具备的心理素质进行一次准确定位，文秘人员的职业性格及其应具备的心理素质包括：正直、善良、热忱、温和、豁达、坚毅、缜密、内敛、面对各种状况时稳定的心理素质。文秘人员心理培训是针对文秘人员工作的性格特征，针对文秘人员在工作中容易出现的心理紧张、挫折感、不公平感，被误解、责备而产生的不良心态，以及应对各种状况所需的心理素质进行有效的培训活动。

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