时间管理与信息化工具的联系

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时间管理与信息化工具的联系

　　由于时间的特殊性质，在各种资源都可以通过其他手段获得的情况下，时间的获得却是最为有限的。本文通过对时间管理概念、方法进行研究，并立足于企业内部员工时间管理提出了基于信息化的员工时间管理平台开发思路。

时间管理与信息化工具的联系

　　1 前言

　　人不善于管理自己的时间，时至今日，无论是经理人、高阶主管、管理者或知识工作者，依旧陷于同样的困境里。时间是最特殊的、无可替代的和不可开缺的一项资源。高效时间管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。但时间的诊断仅凭个人感觉是不行的，要管理好自己的时间，必须对“时间花费”进行诊断，了解自己的时间是怎么耗用的，并通过工具来确保工作的高效性。

　　2 时间管理意义

　　在工业史上，经常有这样的事情：仅仅是一天之差，就可以导致一个企业的巨大成功和另一企业的倒闭破产。为什么会出现这种情况?因为影响组织生存的资源很多，时间也是这些资源当中的一个重要要素，对于企业来说，要追求利润最大化，就必须在有限的时间内尽可能多的创造价值，而在这当中，各种其他资源可以满足，但是时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是如此宝贵，但它又是最有伸缩性的――它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力。对于生产和商业活动来，时间就是潜在的资本。

　　所以，不懂得利用时间的管理者就是最无能的管理者。浪费时间就等于浪费企业的财富。

　　会不会利用时间不是单纯地看工作时间内是否充满了各种工作。有很多管理人员，从早忙到晚，不单在工作时间内挤满了各种工作。而且还在工作时间以外寻找时间继续工作。单纯从这个现象看，并不能表明该管理人员会利用时间。他的工作精神固然是好的，但他还不能称得上是最好的经理，也不能称他是善于利用时间的能手。

　　会不会利用时间，关键在于会不会制定完善的、合理的工作计划，有计划地利用工作时间，合理地安排最主要的工作和最关键的问题。这些工作和问题，只要安排得适时和得当，就会像机器的主轴带动整个机器运转那样，促使其他的事情按时完成。

　　因此管理者必须学会时间管理，管理时间!

　　3 时间管理方法

　　德鲁克认为，有效的时间管理方法如下：第一，记录时间;第二，管理时间;第三，统一安排时间。

　　(一)记录时间

　　记录时间是一种历史悠久的时间管理办法。为了提高工人的工作效率而采用计时器测量工人的工作时间，从中找出工人不必要的非生产性时间，使得工人的工作时间达到“科学”。

　　在管理者的工作过程中，管理者有许多事是根本不必做的，因为做这些事无助于管理者的绩效，无助于企业的成果。例如：应邀演讲、参加宴会、担任委员、过多开会等等。因此，管理者需要评估这些事情，了解这些事情是否有助于自身的绩效以及企业的成果。如果都没有，这些事情可以不做。在企业的日常管理中，有一些事情是需要管理者亲力亲为的，有一些事情是可由他人代替管理者去完成的。企业所有人员的生产性工作时间是企业的最重要的资源，因此，管理者通过一些不必要的方式浪费了他的员工的生产性时间，就会对企业的绩效造成损害，但是在现实的企业日常管理活动中，管理者时常浪费其员工的生产性工作时间。因此，管理者要通过记录时间的方式来查找自己是否浪费了别人的时间。

　　(二)管理时间

　　管理者在记录了自己的时间之后，管理者就已经开始自己的时间管理了，这也可以通过很多方法实现，比如四象限法、GTD法等等。

　　(三)统一安排时间

　　管理者在记录和分析了自己的时间之后，管理者就能更好的安排自己的时间。但是，无论管理者对自己的时问安排是多么的合理，总会产生一些零碎的时问。这些零碎的时问产生于管理者做两件事情之间的缝隙。因此，使用好这些零碎的时间将能提高管理者的绩效。德鲁克说：“有效的管理者必须集中他的零碎时间。”时间是最稀有的资源。所以，德鲁克说：认识你的时间是任何人只要肯做就能做到的，这是通向贡献和有效性之路。

　　4 基于信息化的员工时间管理平台建设

　　在前两章相关理论的指导下，结合系统的功能需求设计了员工时间管理工具的功能模型。系统建设基于企业内网的的C/S结构系统，采用面向对象的.NET技术开发。采用组件化的开发模式，并根据需要对组件进行封装装，以XML文件为配置文件进行管理，因此具有较强的灵活性与可变性，最大程度适应因需求变化而造成的系统重组。系统主要包括五大功能：

　　1.员工工作计划管理，在此功能中，员工可以按照上级或者自己的安排给自己或者同事定制工作计划，并能跟踪工作完成状态，按时间提醒。

　　2.时间统计，此功能中员工可以查看本人或者下级员工的每月时间规划，及时查看员工工作时间分配，及时评价，找到可以改进之处。

　　3.便签管理，在桌面上以便签的形式显示当天任务，并可以执行开始、暂停、结束操作。

　　4.去向管理，在日常工作中，员工可能有出差，外出办事等情况，要求能够在软件平台中方便快速的登记员工的当前工作地点和外出计划，如发现可以代办事项可以帮同事代办。

　　5.系统管理。在软件中使用IP检测用户权限，根据工作部门和职位不同分配使用权限;软件数据库备份和载入，保证系统的安全性。

　　5 结束语

　　本文在研究德鲁克时间管理理论的基础上，以本单位员工的时间管理为切入口，提出了信息化时间管理工具的建设方法，软件经过科室内部测试使用，时间管理系统对员工的工作时间安排和上下级沟通起到了很好的效果。使用结果表明，时间管理具有一定的科学性和随机性，在开发工作中必须结合产品的实际，以高效的时间控制方法来实现项目的管理目标。它不但需要项目经理具有较高的协调能力和组织才能，还需要团队普通成员的积极工作态度和合作精神，这也是时间管理的关键所在。

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