项目时间管理的方法

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项目时间管理的方法

　　随着项目活动分解的深入和细化，工作分解结构(WBS)可能会需要修改，这也会影响项目的其他部分，看看下面的项目时间管理的方法吧！

项目时间管理的方法

　　项目时间管理的方法 1

　　例如成本估算，在更详尽地考虑了活动后，成本可能会有所增加，因此完成活动定义后，要更新项目工作分解结构上的内容。项目活动是确定为项目各种可交付成果而必须进行的具体计划活动。在项目实施中，要将所有活动列成一个明确的活动清单，活动清单应该采取文档形式，以便于项目其他过程的使用和管理，让项目团队的每一个成员能够清楚有多少工作需要处理。将项目工作分解为更小、更易管理的工作包也叫活动或任务，这些小的活动应该是能够保障完成交付产品的可实施的详细任务。

　　1、选择合适工具

　　目前项目管理软件正被广泛地应用于项目管理工作中，尤其是它清晰的表达方式，在项目时间管理上更显得方便、灵活、高效。在管理软件中输入活动列表、估算的活动工期、活动之间的逻辑关系、参与活动的人力资源、成本，项目管理软件可以自动进行数学计算、平衡资源分配、成本计算，并可迅速地解决进度交叉问题，也可以打印显示出进度表。项目管理软件除了具备项目进度制定功能外还具有较强的项目执行记录、跟踪项目计划、实际完成情况记录的能力，并能及时给出实际和潜在的影响分析。

　　2、活动工期估算

　　项目工期估算是根据项目范围、资源状况计划列出项目活动所需要的工期。估算的工期应该现实、有效并能保证质量。所以在估算工期时要充分考虑活动清单、合理的资源需求、人员的能力因素以及环境因素对项目工期的影响。在对每项活动的工期估算中应充分考虑风险因素对工期的影响。项目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算数据，将其文档化，同时完善并更新活动清单。

　　一般说来，工期估算可采取以下几种方式：

　　1)专家评审形式。由有经验、有能力的人员进行分析和评估。项目分析主要是要求有多年从事相关和类似项目的施工的技术和管理人员，依靠过年的工作经验做出比较详细的可行的分析和评估，为项目的管理做指导工作。

　　2)模拟估算。使用以前类似的活动作为未来活动工期的估算基础，计算评估工期。在进行模拟估算的时候根据多年的工作经验应适当的留出一定的预留范围。

　　保留时间。工期估算中预留一定比例作为冗余时间以应付项目风险。随着项目进展，冗余时间可以逐步减少。例如在西安通信学院自动录播系统项目中，根据多年的系统集成经验，录播系统的教室和集成过程比较复杂，出现问题的几率很高，所以给项目的保留时间定为七天。在施工的'过程中布线、设备安装都比较顺利，在集成和调试的过程中第一天出现问题较多，在技术人员的通力合作下第二天所以设备调试完成，项目的最大瓶颈突破后保留时间就可以精确对一天，工程进度得到很好的控制。

　　3、活动排序

　　在产品描述、活动清单的基础上，要找出项目活动之间的依赖关系和特殊领域的依赖关系、工作顺序。在这里，既要考虑团队内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系，也要考虑内部与外部、外部与外部的各种依赖关系以及为完成项目所要做的一些相关工作，例如在最终的硬件环境中进行软件测试等工作。

　　设立项目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是项目中关键的事件及关键的目标时间，是项目成功的重要因素。里程碑事件是确保完成项目需求的活动序列中不可或缺的一部分。比如在开发项目中可以将需求的最终确认、产品移交等关键任务作为项目的里程碑。

　　在进行项目活动关系的定义时一般采用优先图示法、箭线图示法、条件图示法、网络模板这4种方法，最终形成一套项目网络图。其中比较常用的方法是优先图示法，也称为单代号网络图法。

　　4、进度控制

　　进度控制主要是监督进度的执行状况，及时发现和纠正偏差、错误。在控制中要考虑影响项目进度变化的因素、项目进度变更对其他部分的影响因素、进度表变更时应采取的实际措施。在前几期中曾经对此进行过探讨，在此不再赘述。

　　5、安排进度表

　　项目的进度计划意味着明确定义项目活动的开始和结束日期，这是一个反复确认的过程。进度表的确定应根据项目网络图、估算的活动工期、资源需求、资源共享情况、项目执行的工作日历、进度限制、最早和最晚时间、风险管理计划、活动特征等统一考虑。

　　进度限制即根据活动排序考虑如何定义活动之间的进度关系。一般有两种形式：一种是加强日期形式，以活动之间前后关系限制活动的进度，如一项活动不早于某活动的开始或不晚于某活动的结束;另一种是关键事件或主要里程碑形式，以定义为里程碑的事件作为要求的时间进度的决定性因素，制定相应时间计划。

　　在制定项目进度表时，先以数学分析的方法计算每个活动最早开始和结束时间与最迟开始和结束日期得出时间进度网络图，再通过资源因素、活动时间和可冗余因素调整活动时间，最终形成最佳活动进度表。

　　关键路径法(CPM)是时间管理中很实用的一种方法，其工作原理是：为每个最小任务单位计算工期、定义最早开始和结束日期、最迟开始和结束日期、按照活动的关系形成顺序的网络逻辑图，找出必须的最长的路径，即为关键路径。

　　时间压缩是指针对关键路径进行优化，结合成本因素、资源因素、工作时间因素、活动的可行进度因素对整个计划进行调整，直到关键路径所用的时间不能再压缩为止，得到最佳时间进度计划。

　　项目时间管理的方法 2

　　一、制定时间安排表

　　这个时间安排表不单单是对一个时间段的安排，我们可以做出很多种时间安排表，我们大概可以做出5种时间安排表，一是全年预定时间表，在这个时间表里，制定一个一年的计划，不用每件事都详细地列出，例如，7月份公司要签订一份大的合同，12月份进行年终总结，列出这样一个大的方向。二是每月预定时间表，在这个时间表里可以把这一个月的会议、面谈、签约等事项逐一地列出，使时间一目了然。三是每周预定时间表，每周的时间表，要在下周一前完成，完成后请领导过目，征求领导的同意。在这个时间表里，可以记载员工的生日，代表领导对员工表示祝贺，以及下周要参加什么会议等。具体细节一定要明确，例如这个会议是什么性质，是否要穿正装出席，是否要发表讲话。把项目的有关部门以及主要人员，一一列出，一遍突发情况，可尽快联系相关部门。四是每日预定时间表，在每日预定的时间表里，事情安排不仅要明确，而且要明确到具体时间，例如，10点各个部门开会，下午2点签约合同等，把公司时间，私人时间逐一列出。

　　二、利用80/20的法则进行管理

　　80/20法则是19世纪意大利经济学家帕累托提出的一个法则，在19世纪的英国，他通过数据研究法现了一个奇怪的现象，社会财富极其的不平等，社会的财富流向了少数人的手中，20%的人拥有80%的人的财富，通过持续的研究发现，很多情况都可以用这一法则来解释，例如20%的员工创造了80%的财富，80%的利润来自20%的客户，这一发现在当时引起了不小的轰动。

　　同样我们也可以运用这一原则来对时间进行管理。把这一天的工作按轻重缓急分为四类，其中最重要的事情约占20%，这是非常重要的事情，必须当天完成，剩下的三类，按顺序先完成AB，如果C实在不能完成，可安排到明天。在分类的同时，要对工作的开展进行跟进，例如一个会议预计是半小时，结果一个班小时才开完，秘书就要在其中寻找原因是哪个环节出了问题，是准备时间过长，还是开会的资料不够充分。对这类问题进行总结，在以后的工作中尽可能地避免这类问题，来更高更快，有效地完成工作。

　　三、工作有秩序以及分工明确

　　对于处理完成的工作一定要及时归档，把自己收里的工作进行分类，每天固定的时间处理邮件、文件、电话，以确定工作有秩序，避免在此环节中浪费时间，对于突发的`时间要预留出时间，一遍事情发生打乱了一切计划。对于领导安排的工作，一定要明确，哪些是自己的，哪些需要同事协助完成的，避免事必躬亲，使自己陷入琐事之中，从而耽误了工作进度，降低了工作效率。

　　最为合格的秘书，一定要对工作进行总结，是哪个地方浪费了大量的时间，哪些地方时间安排过于紧凑，对时间表进行不断地变化和改进。依据自己的实际情况来安排工作，例如一天中哪个时间段效率高低，来制度时间表。在经济高速发展的今天，一定要体会时间管理的艺术，对每个人的宝贵时间合理利用，在快节奏的社会中对时间进行有效管理，从而提高工作效率，更好地为领导、公司服务。

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