高效地管理自己的时间

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高效地管理自己的时间

　　引导语：时间是公平的，给每个人的一天都是24小时;时间又是不公平的，给每个人的一天不都是24小时。这个道理告诉我们，人生有限，时间有限，但对时间的管理不同、利用方式不同，足以活出不一样的人生。那么为什么有些人能够高效地管理自己的时间呢，我们一起来看看。

高效地管理自己的时间

　　对于项目管理来说，合理地安排时间，在给定的时间内保质保量地完成项目是项目管理的重要目标，因此，项目管理的首要任务就是时间管理。

　　时间管理的目的是合理地分配项目资源、保证项目能够按照进度计划按时完成。时间是一个最缺乏灵活性的变量，不论项目中发生了什么，时间都要流逝。所以在实际操作中，往往由于项目本身具有很大的不确定性，而经常导致工期的延误，可见项目的时间管理是项目管理中的难点。

　　通过使用一些基本项目管理工具和技术，比如甘特图、网络图以及关键路径分析，是可以改进时间管理的。倘若项目能够建立良好的项目时间管理体系，将能够大大提高整个项目的管理水平，使得项目的成功率显著提高。

　　然而时间管理并非单纯一味地求快，在时间管理工作开始之前，需首先明确两点：一是项目管理的工作范围和项目的分解结构，分解与界定项目活动最基本和最主要的依据之一是项目分解结构(WBS);二是合理地估算项目工作量及技术难度。这项前期工作十分重要，因为这部分工作可以避免后续工作不至于因某一技术细节而影响到整个工程进度，若是忽略它必将导致后面的工作走弯路，浪费更多的时间。一个可行的项目时间管理应该是在此基础上制定出来的。

　　所谓时间管理即是“分解”时间，主要工作包括了定义项目活动、对任务、活动进行排序、每项活动合理的工期估算、制订项目完整计划、资源共享分配、监控项目进度等内容。

　　第一步，定义项目活动。对于一个实际项目，定义项目活动的目的在于将项目工作分解为更细小、更方便管理的详细任务，将所有活动列成一个明确的活动清单。这有助于给未来的项目进行计划编制、执行、控制等提供一定帮助，也能让项目团队的每个成员了解该项目有多少工作需要处理。

　　第二步，对活动排序。从项目活动分解结构图(WBS)可知，要完成设计项目需要执行的具体活动较多，为了准确编制项目进度计划，需要确定项目各项工作的先后关系。设计项目活动排序是通过分析和确认设计项目活动清单中各项活动的相互关联与相互依赖的关系，对设计项目各项活动的先后顺序进行合理安排与确定。在具体项目活动中，有些活动要依赖某个活动的结果，有些活动可以同时开始，要找出项目活动之间的依赖关系和工作顺序。

　　然后通过设立项目里程碑事件确保完成项目需求的活动序列。在每个里程碑都采取小组会议的形式对本阶段的工作进行确认、总结，并决定是否调整下一阶段的进度计划。

　　在进行项目活动排序时可采用优先图示法等方法，最终形成项目网络图。第三步，活动资源估算。估算完成各计划活动所需资源的种类与数量。第四步，估算工期。根据项目的工作范围、资源状况计划估算出项目活动的工期。在估算工期时必须充分考虑活动清单、合理的资源需求、团队人员能力因素，以及环境因素对项目工期的影响。另外，在对每项活动的工期估算中应充分考虑风险因素对工期的影响。这是一个需要反复确认的过程。

　　一般说来，工期估算可采取以下几种方式：

　　(1)专家分析和评估;

　　(2)类比估算;

　　(3)定量型的基础工期;

　　(4)保留时间估算。

　　第五步，制定详细的进度表。进度表的确定应根据项目网络图、估算的活动工期、资源情况、项目执行的工作日历、进度限制、最早和最晚时间、风险管理计划、活动特征等统一考虑。这一步将对项目能否被很好地执行起到决定性作用。

　　(1)运用现代科学管理方法编制进度计划。

　　(2)定义活动的时间进度关系十分重要，它能限制某项活动不早于或者不晚于另一项活动开始或结束。制定时间计划可根据里程碑事件作为时间进度的决定性因素。

　　(3)通过数学分析计算时间进度网络图，再根据资源，工作时间等其他原因进一步调整活动时间，最终形成最合理的活动进度表。

　　(4)通过计算关键路径，可以知道哪些任务是不能延误的，哪些任务是允许一定延误的。同时也能知道如果要缩短整个项目历时话，可以通过缩短哪些任务的历时或对哪些任务进行调整来达到。对于各个关键活动，有限安排资源，挖掘潜力，采取相应措施。对于非关键路径，只要在不影响工程完工时间的条件下，可减少人力、物力、财力的投入，用在关键路径上，以达到缩短工期，合理利用资源等目的。

　　(5)为了可好地控制工作工期，可将设计项目工期计划用甘特图直观地表示出来。

　　这部分的工作使得小组成员明确自己所承担任务的时间表，再根据自己的任务制定详细的工作计划。

　　第六步，进度控制。良好的计划是项目成功的基础，但是在实际操作过程中，进度问题是项目生命周期中造成项目冲突的主要原因。为了保证项目能够在约定的约束条件下成功，必须对项目的实施情况进行控制。

　　进度控制主要是监督进度的执行状况，及时发现和纠正偏差、错误。随时了解项目进度，必要时调整进度表，在实际控制中要考虑影响项目进度变化的因素，项目进度变更对其他部分的影响因素，以及进度表变更时应采取的实际措施。

　　进度控制按以下四个步骤进行：

　　(1)建立项目基准计划以便对项目进展进行测量

　　(2)跟踪项目进度，收集和记录项目任务的进展信息。

　　(3)进行项目实际进展信息与进度基准计划比较，计算偏差。

　　(4)针对进度偏差寻找补救方案，定期更新进度计划，及时调整偏差。

　　(5)执行调整方案。

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