「商务日语」公司业务及会议安排

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「商务日语」公司业务及会议安排

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「商务日语」公司业务及会议安排

　　業務マニュアル　会議進行

　　会議の必要性

　　1.会議とは

　　3人以上の参加者が共通の場で対面し、情報の伝達や加工を行って問題の解決をはかることをいいます。

　　2.会議の目的

　　会議を開くのは目的があるからです。この目的が不明確であると、「なんの結論も出ない」ことになりかねません。

　　3.会議の効用

　　会議には直接的効果だけでなく、効用(副次的効果)もあります。

　　4.会議の機能別分類

　　会議をどの形態で進めるかを決定する。

　　伝達会議とは???情報の伝達と確認

　　創造会議とは???問題解決会議

　　調整会議とは???組織間の調整

　　決定会議とは???企業行動の意思決定

　　5.日本企業の会議の現状

　　ボトムアップ型の経営は日本企業の特徴です。メリットはありますが、意思統一のために会議の数は多くなります。

　　6.会議の効率化

　　まず第一に、会議参加者が基本ルールをきちんと守ることが大切です。また、「不要な会議をなくすこと」や「いくつかの会議を合併させること」などの努力で、会議のムダを省くこともできます。

　　機能別会議の運営ステップ

　　会議の目的に応じて、どのような種類の会議を開くのかが決められます。

　　会議の位置づけが明確でないと、十分な成果は得られません。会議を開く前、会議中、会議終了後には、それぞれ次のような運営ステップが必要とされます。

　　(1)伝達会議

　　情報の伝達と確認を目指す会議

　　〔事前〕　伝達内容の把握と資料化

　　〔会議〕

　　1)情報の伝達(情報そのものと、背景、実例などを説明する)

　　2)伝達した情報に対する質疑応答

　　3)情報をまとめ、理解度を確認

　　〔事後〕　フォローアップまたは情報の追加

　　(2)創造会議

　　「問題解決会議」ともいわれ、さまざまな課題に対して問題点を分析したり、解決策を考えるために行う会議

　　〔事前〕　解決すべき問題点の明確化

　　〔会議〕

　　1)発散会議

　　問題解決のためのアイデアを全員で出し合う

　　2)収束会議

　　出されたアイデアを整理、評価して具体策にまとめる

　　〔事後〕　具体策に、再度全体的な検討を行う !

　　(3)調整会議

　　各部門の活動が適切であるか、また、部門ごとの活動にムダがないかなどをチェックし、調整するための会議

　　〔事前〕　調整すべき項目の明確化

　　〔会議〕

　　1)調整すべき項目の説明と、組織間での対立点の明確化

　　2)対立点の解決策を検討

　　3)解決策の確認と各自が実施すべき内容を確認

　　〔事後〕　双方の実施状況の確認

　　(4)決定会議

　　企業活動を決定するための縊死決定を行う会議

　　〔事前〕　議案についての判断資料を用意し、出席者に事前に配布

　　〔会議〕

　　1)議案の説明

　　2)議案についての質疑応答

　　3)議案についての討議

　　4)議案についての評決

　　5)実施責任者に実施上のアドバイス

　　〔事後〕

　　1)実施責任者は決定議案の実行計画を作成

　　2)実行計画の検討と評価

　　会議のマネジメントレベル診断シート

　　会議のマネジメントに当たっては、会議の設定、運営、資料作成、参加者数などについて、十分な吟味、合理的な判断が必要となってきます。ムダを省き、効率的な会議を設定するために、次のような点をもう一度チェックして見直しましょう。

　　設問

　　(1)不要な会議をやっていないか

　　1)簡単な打合せや回覧だけで済ませられないか

　　2)ある部門や担当者が責任を持って決めれば会議の必要性はなくなるのではないか。

　　3)あらかじめ標準化しておけば、会議で協議しなくて済むのではないか

　　4)会議を合併して回数を減らせないか

　　(2)会議運営のための仕組みは整っているか

　　1)部門全体の年間会議スケジュールや開催場所は決まっているか

　　2)会議ごとの目的は明確になっているか

　　3)会議間で重複しているなど、ムダな討議をしていないか

　　4)会議ごとの担当者は決まっているか

　　5)会議ごとの出席者は適切か

　　6)定例会議の基本プログラムは設定されているか

　　(3)会議案内、会議資料、議事録の作成がスムーズに行われているか

　　1)定例会議参加者への会議案内は書式化されているか

　　2)定例会議で常に使用する資料は、一覧表化されているか

　　3)定例会議で常に使用する資料は、書式化されているか

　　4)会議ごとの議事録は、きちんと作られ、参加者に配布されているか

　　(4)会議参加者を少なくできないか

　　1)代理出席は認めない

　　2)会議中、1回も発言しない者は次回より出席させない

　　3)前回の決定や継続討議内容を忘れてしまったという人は、出席に及ばない

　　4)自部門の都合だけで発言する人は、出席に及ばない

　　会議診断シート(会議開催者側の)

　　会議を開く前の準備段階から会議終了後のフォローまで、スムーズな親好を得るためには留意すべき点がいくつかあります。以下の項目について、評価してください。

　　1　開催連絡は正しく伝えているか

　　2　配付資料は、わかりやすく簡潔か

　　3　資料の事前配布はよいか

　　4　課題ごとの時間配分は適切か

　　5　討議課題の討議角度を示しているか

　　6　決定に持ち込む課題の根回しは十分か

　　7　定刻前に全員そろっているか

　　8　開会の前置きは長すぎないか

　　9　前回の議事内容を確認しているか

　　10　わかりやすい議事の説明

　　11　全員が、十分理解したかの確認をしているか

　　12　司会者として意見を言いすぎていないか

　　13　ときどき要点をまとめて確認をしているか

　　14　会議の混乱をうまくさばいているか

　　15　まんべんなく発言させているか

　　16　会議のムードをこわす離席は多くないか

　　17　あなたは課題ごとに結論を要領よくまとめ、皆の確認を得ているか

　　18　討議打切りのタイミングはよいか

　　19　全体の時間調整はうまくやれているか

　　20　結論は実施に移せる形か

　　21　あなたは、なんらかの形で、議事について最終確認をしているか

　　22　議事録を作成し、参加した人に配布しているか

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