办公室礼仪
因此,中间人在介绍之前,必须确实了解双方的关系,同时也要明白对方最需要知道的是什么,不会因为短短的说明而弄错了对方的身份地位。如果对于介绍对象的确实身份存有疑虑,就应先向当事人请示或请教,看看对方需要用什么身份来被介绍。
虚心受教
客户投诉也是办公室 经常遇到的问题,因此,如何有效地处理各种投诉也是当今各个行业的难题题。处理客户投诉必须掌握方法,无论受到怎样的责难或是批评,都应虚心受教,诚心对待,即使再严厉的的责备也是如此,绝对不能出现与客户争辩的情况。
接到投诉的最初先说抱歉,聆听完对方的投诉后依然说抱歉。无论谁是谁非,给客户带来方便或者不悦,就需要道歉。不管客户投诉什么样的问题,都要认为投诉是给自己解释误会的良机。负责处理客户投诉的人,必须训练有素,能及时平复对方的情绪,先解决心情,再解决事情。心平气和地做出扼要又适当的解释,并感谢对方给予说明的机会。
拜访客户
拜访是指到对方的办公室去洽谈公务。有些人喜欢兴之所至,随意去拜访别人,这对被拜访的对象来说是不速之客,这是非常没有礼貌的表现。如果没有事前约定就匆匆拜访,会让对方手忙脚乱,弄的很尴尬。如果对方正好在开会或是外出不在,那又会碰个钉子,自讨没趣。
拜访客户不仅要事前通知确定,而且要提前告知,即使是已经确定好的行程,也需要在出发之前再确认一次,以便提醒对方提前准备。拜访之前,还要事先规划好行程和时间,确定对方可以有多少时间交谈,不宜占用对方过长时间。同时,注意按时达到,不能迟到。
请假休假
上班族难免有些私人的意外需要临时请假,但是如果这些工作 没有适当的人来接手,请假就会给公司造成很大的困扰。所以,请假应该提早规划,使工作不致于因为你请假的缘故不能延续。
有些人情绪不稳定,总喜欢心情不好就借故请假,这不仅是没有礼貌的表现,也违反了公司的常理。员工在工作中的情绪必须自己处理,不能因为情绪性问题就一走了之。休假的情形也是一样,虽然休假是个人应享的权利,但个人的休假一定会影响到公司整体工作的进行。所以即使休假,也要提前准备,告知主管,这才是对工作负责任的态度。
服装规定
注意自己的仪表是应该有的办公室礼貌。仪表与仪容不同,前者是指服装上的打扮,后者是指脸上的清洁与装扮。对于服装,有的企业上会依照统一规定穿着制服。如果没有规定,自行着装的员工都要以办公室是正式公开场的合为原则,注意服装的穿著。
虽然没有特别规定穿什么,女士穿着过于暴露的衣服都是不礼貌的。西方礼仪认为一个女士必须做到在办公室里三点不露:那就是肩膀不露、膝盖不露,还有脚趾不露。东方人虽然没有这样的规矩,但是通常在办公室里面太过休闲的打扮,会使人认为你不够专业,同时也显得不够庄重。
男士的服装虽然不一定要穿西服或者正装,但是,服装会说明您对事情的看法以及对于周遭环境尊重的程度。所以男士的穿著也必须符合一定的规范,比方说,袜子的颜色要与西裤颜色搭配,上衣必须扎在西裤里面。穿西服一定要穿长袖,穿鞋子最好有鞋带等等。
许多公司在明文规定服装的禁忌之外,对于个人卫生也有要求。比方说,男性必须留短发、剃胡须,指甲不得留长,不能有体味,保持个人卫生。女性必须画淡妆,不得将指甲染色,不得染发、长发要挽起、不得有过多配饰,也不可在人前脱去外衣等等。
迟到早退
所谓迟到,在礼节上是指规定时间的前后十分钟之内,如果没有超过十分钟不算是真正的迟到。当然,办公室 中不能以礼节为据,而应严格按照规定的时间上下班。
通常,迟到的人会找很多理由来说明,最常见的理由都是发生个人的意外,例如堵车、闹铃没响、孩子生病、身体不舒服等。归根结底,最终极的原因只是没有提早出门。迟到是一种习惯,一种借口,并不是一种可以谅解的原因。所以员工必须养成良好的作息习惯,宁可提前,也不赶晚。
至于迟到还要找人签到打卡,这就更不应该了。企业为了防止代签和代打卡,设立许多方法,像是处罚或是使用签到以外的方法来考核,其最终目的也不过是为了避免员工迟到早退而已。其实,迟到早退的原因可能不一定是偷懒,多数原因是工作 本身让人感到无趣,工作安排时间不当,或者真的是家里有事情。
一个人迟到不单单会耽误个人的工作,也会影响到其他人工作的进行。例如,由于一个人缺席,导致会议无法顺利进行,浪费了大家的时间。也有人在会议中悄悄地溜走,这种早退而未告知的行为也是非常没有礼貌的。
道德规范
还有些经常疏忽的办公室细节也是进退应对的礼仪,例如进出会客室或是主管的办公室必须先敲门才能进去;手机在会议室或是办公室都算是随身物品,不应谈笑使用打扰其它同事上班的情绪等等。其中,有些事情是礼貌,有些就是行为的规范,这些规范我们可以统称为道德规范(ethic code)。
道德规范的意义是在同一家企业中,让企业文化成为人人默许、共同遵守的行规,特别是属于行为导向的意义更大于礼仪的日常行动。道德规范会让同构型的员工共同遵守一些原则,像是不随意暴露公司的商业机密,不偷取公务的对象等,这些就是更上一层楼的办公室礼仪了。
办公室礼仪涵盖了我们在工作场合所涉及到的各方面礼仪规范,如电话、接待 、会议、公务、公关、沟通等都包含在内。本文向读者详细介绍10种日常办公室礼仪,帮助其改善同事间人际关系,提高工作效率。
在办公室打招呼的礼仪
(1)、在办公室内你应向经过你办公桌的人主动打招呼,无论他们的身份是同事或者是老板,都要一视同仁。
看见有人经过你的身旁而不打招呼,是十分无礼的。至于对周围的同事和较熟悉的同事,更应保持有礼、和善的态度,不论早上进公司、中午休息吃饭或晚上离开公司都要打招呼,千万不要“来无影、去无踪”。
(2)、电梯遇见老板,要主动大方地向他打招呼,不宜闪躲或假装没看见。若只有你和老板两人在电梯内,也可聊一些普通的事或简单地问候一下。万一他的反应十分冷淡或根本不理,那么以后见面只需礼貌地打声招呼即可。最好不要与老板在电梯内谈论公事,以免使人讨厌。在拥挤的电梯内,如果没有人说话,最好也不要开口。若遇到同事向你打招呼或是目光相遇,你应适时地点头、微笑,甚至回应,视而不见是最要不得的。老板招呼你时,你要客气地回答“是的,╳╳老板(潘总)”, “是的,╳╳先生”。