职业经理人12项基本的职业化能力
一名职业经理人需要基本的职业化能力,称为KAS。K指的是拥有充足的专业知识,例如商业知识、政府法规、产品行业知识、科技知识、管理知识等。A指的是敬业的态度,例如积极热情的工作态度,负责守法、保守业务机密、不从事与公司利益相违背的工作,能与他人合作,愿意栽培部属等。S则是指纯熟的工作技能,包含四个方面,思维能力、组织能力、绩效管理能力以及专业风采。只有通过以上这些能力的组合,才能使职业经理人有效的完成任务,换句话说,具有这些能力才称得上是职业经理人。
职业经理人工作技能的四大方面,具体表现为12项管理技能:
从思维能力来看,作为经理人头脑清楚,这样才能做好事情。管理大师彼得.杜拉克说"要做对的事,再把事情做对(Dothe right things,Dothe things right)。”所以培养经理人的思维能力是最重要的事,也是最抽象、最难培养的。思维技能表现在三个方面,分别是:拟定计划、制定决策与解决问题。
第一项修炼:拟定计划
管理工作的第一步便是拟定计划,孙子兵法第一篇"始计篇",说明所有的作战开始于计算与计划。品管大师戴明博士的管理循环PDCA,也是从Plan计划开始,因此作为经理人的首要任务便是能制定清晰有效的工作计划。不论是长期的战略规划,如年度营销策划、年度预算、质量改善计划等,还是短期的战略规划,如人员招聘计划、新产品上市计划、筹办公司运动会等,都需要应用到计划的能力。这其中的关键技巧是分辨三种不同类型的计划,即有特定目标非例行性的项目管理计划,例行工作的日常管理计划与处理问题的处置计划。另外,要能辩别目的与目标的差异,能够制定合理的目标,而非只应用过去的数字作基础(例如生产计划的预测)。工具方面要有目标树的应用、SMART法则、优先顺序排列法、心理图像法、甘特图、PERT图等。
第二项修炼:制定决策
经理人的职责便是制定决策与领导执行,计划与执行的过程有许多的变量,必须慎重的进行决策。错误决策的后果是导致失败,正确的决策则是奠定成功的基础。例如战略上该进攻还是要防守?人才要从内部培养还是外部聘任?产品要定多少价格?预算如何分配?该选择哪个媒体作广告?……处处都需要决策,决策时有竞争者的变量,时间与资源的限制,信息不足或错误的可能,道德上的压力、人情的包袱,要制定正确的决策是重要的能力,英特尔的总裁葛洛夫曾说"我们并不特别聪明,只不过在激烈竞争中,比对手做出更多正确的决策"。决策的技能包含前提假设、推论能力,信息收集、整理、分析、归纳的能力,逻辑判断、搏奕竞局理论、面对压力的心理素质、如何避开心智模式与错误的系统思考等;工具上有矩阵法、决策树、电脑模拟、沙盘推演、加权指数、逻辑原理、潜意识原理以及系统模型等。
第三项修炼:解决问题
拿破伦说"困难只是在印证一个人伟大的程度",这句话说明了解决问题是经理人重要的任务,也是考验一个人能力的最佳方式。没有一个企业是没有问题的,不论是质量不佳、产能不足、交期不准、人力不足、士气不振,还是财务困窘、设备老旧、工艺落后、市场占有率下滑……等,只要谁能解决这些问题,谁便能受到重用。前英国首相邱吉尔说"所谓成功便是肩负更大的重任,去面对更棘手的问题"。解决问题需要的技能是界定问题、收集资料、分析问题、找出问题根源,以及运用创造能力找出解决方案来。辅助工具有问题树、鱼骨图、帕雷多图、V型回路、KJ法、脑力激励法、创意思维法等。
从绩效管理能力来看,经理人领取薪资与享受福利,回报给企业的是绩效。无法产生绩效的职业经理人,就像不能拍出清晰像片的照像机一般,期望很高,结果是绩效很差。所以职业经理人必须面对的现实是创造一流绩效,否则只有下岗。企业的竞争极为现实,每一分没有产出的投入都会降低竞争力,因此作为经理人如何协助企业提高绩效,是最为核心的技能,其中制定标准、成果管制与绩效考核是三种关键技能。
第四项修炼:制定标准
无规矩不能成方圆,缺乏标准的企业运作起来特别费劲。企业中的事情,可以分成两大类:一种是周期性、经常性、例行性的,例如员工招聘、生产计划、质量检验等;另外一种是特殊性、非例行性的,例如新建厂房、电脑化等。职业经理人必须先把前一种任务,尽快标准化,以利于组织正常运作;之后集中精力处理特殊性的任务。许多企业未能将例行性任务进行规范化、标准化,变化占用管理人员大量的心力,不仅部属无所适从,大小事情都要报告,而且效率不佳。制定标准的具体技能是判别需要标准化的项目,工作分析,作业研究,评估与制定合理标准,形成书面材料,以及培训等,用到的工具有流程图、管制图、检查表、分类法、动作研究等。
第五项修炼:成果管制
组织为了呈现有效的结果,不仅要有良好的决策,也需要执行的能力,在此期间,如何有效的管制质量、成本、进度与服务水平,有赖于职业经理人的高度技能。管制太多,处处绊手绊脚,士气低落,效率不高;管制不足,容易出现漏洞,提高成本,质量不保,管制能力的考验主要有几方面:分辨该管与不该管的事,将事后处置提前为事前管理与事中管理(例如质量的问题可能来自供应商的能力,所以制造过程控制得当还不行,还需要源流管理或采购管理),促进部属自主管理的意愿与能力,由外部控制逐渐演变为自我管理,工具方面需要运用QC七大手法、新QC七大手法、任务交叉法、看板管理等。
第六项修炼:绩效考核
员工期望自己的努力得到应有的鼓励与报酬,组织中的士气也受到考核公正与否极大的影响,要让员工短期有好的表现,运用威胁与利诱都可以做得到,但如果要建立持续的绩效,则需要有公正合理的考核办法与激励机制,才能促使人们愿意为未来而努力。绩效考核牵涉到企业文化--要奖励哪种类型的人?组织形态--生产事业?服务事业?创新型?成本型?以及组织的能力--管理成熟度、财务能力、股东支持度等,更要注意员工的需求满足层次(参考马斯洛的五种需求层次),例如加薪初期很有效,但最后会失去兴奋度与激励性。绩效考核的技能包含从战略的高度打出关键绩效指标(KPI),将绩效指标转换成为员工行为标准,制订绩效标准与评价成果的面谈沟通技巧,绩效检讨与指导修正的能力,以及不同类型性格员工的激励策略,工具方面需要应用平衡考绩法,加权指数法、倾听技巧,观察法,咨询技巧等。